Office Manager/in (m/w/d) – erste Anlaufstelle, Allrounder und Teamstütze!

reiss personalmanagement gmbh; München; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

reiss personalmanagement GmbH sucht eine zuverlässige Office-Management-Persönlichkeit zur Unterstützung des internen Teams in München. Sie empfangen Bewerber, Mitarbeitende und Besucher professionell und entlasten das Team im Tagesgeschäft durch effiziente Büroorganisation.

Sie arbeiten eng mit Kolleginnen und Kollegen zusammen, übernehmen administrative Aufgaben, pflegen Daten sorgfältig und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.

Qualifikationen

• Erste Erfahrung im Office-Management, Büroorganisation oder vergleichbarer kaufmännischer Tätigkeit.
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, Prioritäten setzen.
• Professioneller Umgang mit Bewerbern, Kunden und internen Ansprechpartnern.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS-Office und Lernbereitschaft neue Systeme zu beherrschen.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und verbindliches Auftreten im Umgang mit sensiblen Daten.
• Teamfähigkeit sowie eigeninitiatives Arbeiten und serviceorientierte Haltung.

Aufgaben

• Als erste Ansprechperson im Büro Bewerber, Mitarbeitende und Besucher freundlich empfangen.
• Office-Management-Betrieb aufrechterhalten, Abläufe organisieren und Unterlagen bearbeiten.
• Telefonische und persönliche Anfragen entgegennehmen und weiterleiten.
• Erstgespräche mit Bewerbern führen und Rahmenbedingungen klären.
• Unterlagen, Kontaktdaten und Informationen im System pflegen.
• Kundenanfragen freundlich, verbindlich und serviceorientiert bearbeiten.
• Allgemeine Büroaufgaben wie Ablage, Postbearbeitung, Termine koordinieren.
• Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen zur Organisation des Arbeitstags.

Kenntnisse

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Serviceorientierte Arbeitsweise

Gute Deutschkenntnisse

MS-Office Kenntnisse

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Sie behalten gerne den Überblick, mögen den Kontakt mit Menschen und fühlen sich in einem lebendigen Büroalltag wohl? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Für unser internes Team suchen wir eine zuverlässige und kommunikative Persönlichkeit, die unser Office-Management unterstützt, Bewerber freundlich empfängt und unser Team im Tagesgeschäft tatkräftig entlastet.

Die reiss personalmanagement GmbH ist seit über 17 Jahren erfolgreich am Markt. Als kleines, aber feines Unternehmen legen wir großen Wert auf Verlässlichkeit, Nähe und echtes Miteinander. Bei uns arbeiten Sie nicht anonym im Hintergrund, sondern sind eine wichtige Ansprechperson für Bewerber, Mitarbeitende, Kunden und Kolleginnen und Kollegen.

Freuen Sie sich auf ein familiäres Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege und eine Position, in der Sie unser Team im Büroalltag zuverlässig unterstützen und aktiv entlasten.

Unsere Leistungen

• Ein starker Zusammenhalt in einem kleinen Team – bei uns zählt jede Persönlichkeit.
• Faire Bezahlung: Transparente und leistungsgerechte Vergütung, die Ihrer Verantwortung und Erfahrung entspricht.
• Parkplatz: Für Ihren Arbeitsweg mit dem Auto steht Ihnen ein eigener Parkplatz zur Verfügung.
• Zentrales Arbeitsumfeld: Unsere Niederlassung ist mit dem MVV sehr gut erreichbar – ideal für alle, die gerne mitten im Geschehen arbeiten.
• Feinste Kaffeespezialitäten: Vom Cappuccino bis zum Espresso – guter Kaffee gehört bei uns einfach dazu.
• Zuschuss zur Altersvorsorge: Wir denken mit Ihnen auch an morgen und unterstützen Ihre private Vorsorge mit einem finanziellen Beitrag.

Ihre Aufgaben

• Als erste Ansprechperson im Büro empfangen Sie Bewerber, Mitarbeitende und Besucher freundlich und sorgen für einen professionellen ersten Eindruck.
• Im Bereich Office-Management halten Sie den Büroalltag am Laufen, organisieren Abläufe, bearbeiten Unterlagen und unterstützen das Team bei administrativen Aufgaben.
• Telefonische und persönliche Anfragen nehmen Sie zuverlässig entgegen und leiten diese an die passenden Ansprechpartner im Team weiter.
• Bei eingehenden Bewerbungen übernehmen Sie erste telefonische oder persönliche Erstgespräche und klären grundlegende Rahmenbedingungen wie Verfügbarkeit, gewünschte Arbeitszeiten, mögliche Schichten und erste Einsatzwünsche.
• Bewerberunterlagen, Kontaktdaten und relevante Informationen pflegen Sie sorgfältig im System und sorgen für eine strukturierte Daten- und Dokumentenpflege.
• Auch im Kundenkontakt sind Sie eine wichtige Unterstützung und helfen dabei, Anfragen freundlich, verbindlich und serviceorientiert aufzunehmen.
• Allgemeine Büroaufgaben wie Ablage, Postbearbeitung, Terminabstimmung, Schriftverkehr und organisatorische Tätigkeiten gehören ebenfalls zu Ihrem Arbeitsalltag.
• Im operativen Tagesgeschäft arbeiten Sie eng mit Ihren Kolleg/innen zusammen und unterstützen dort, wo gerade Organisation, Überblick und Mitdenken gefragt sind.

Ihr Profil

• Sie bringen erste Erfahrung im Office-Management, in der Büroorganisation oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeit mit.
• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise zeichnet Sie aus und unterstützt Sie dabei, administrative Aufgaben sicher zu bearbeiten.
• Eine selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise zeichnet Sie aus. Sie erkennen Aufgaben, setzen Prioritäten und bearbeiten diese zuverlässig.
• Der professionelle Umgang mit Bewerbern, Kunden und internen Ansprechpartnern fällt Ihnen leicht.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
• Im Umgang mit MS-Office sind Sie vertraut und arbeiten sich bei Bedarf zügig in neue Systeme und Abläufe ein.
• Sie verfügen über ein gutes Verständnis für Datenpflege, Dokumentenorganisation und kaufmännische Prozesse.
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und ein verbindliches Auftreten sind für Sie selbstverständlich, insbesondere im Umgang mit sensiblen Bewerber- und Kundendaten.
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und eine serviceorientierte Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.