Office Manager

AMB Recruitment Group; Ratingen; On-site; EUR 40,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub + gesetzliche Feiertage

Diskretionärer Jahresbonus

Internationales Arbeitsumfeld

Job summary

Internationale Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft (Name auf Anfrage) sucht in Düsseldorf eine loyale Office and Business Administration Managerin (m/w/d). Sie steuern Büroalltag, Finanzen, Einkauf und HR-Administration und fungieren als zentrale Schnittstelle zum UK-Headquarter.

Die Position erfordert eine kaufmännische Ausbildung, mindestens 3 Jahre Erfahrung und verhandlungssichere Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse (B2).

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder kaufmännischer Verwaltung.
• Erfahrung in Finance, Einkauf oder HR-Administration von Vorteil.
• Gute Kenntnisse in ERP-/Buchhaltungssystemen (DATEV) wünschenswert.
• ISO 9001 oder Qualitätsmanagementsysteme von Vorteil.
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Englischkenntnisse mindestens B2 notwendig für Kommunikation mit UK Headquarter.
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Eigenverantwortung.

Responsibilities

• Office Management: Tagesgeschäft organisieren und steuern.
• Finance Administration: Lieferantenrechnungen prüfen, Zahlläufe vorbereiten, Mahnwesen unterstützen.
• Einkauf: Bestellungen erstellen, Lieferungen nachverfolgen, Lieferantendaten pflegen.
• HR-Administration: Onboarding/Offboarding, Personalunterlagen pflegen.
• Sonstiges: QM-System ISO 9001 unterstützen, Schnittstelle zum UK Headquarter.

Skills

Office Management

Finance Administration

Purchasing

HR Administration

DATEV

Quality Management

English (B2)

German (C2)

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

Job description

Unternehmen: Internationale Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft (Name auf Anfrage)

Standort: Düsseldorf

Beschäftigungsart: Vollzeit (40 Stunden), Teilzeit ab 3 Tagen/Woche verhandelbar

Gehalt: 40.000–50.000 € brutto p.a. (Vollzeit-Äquivalent, bei Teilzeit anteilig), je nach Erfahrung

Start: baldmöglichst

Über die Position

Für den deutschen Standort einer international tätigen Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft suchen wir eine engagierte, gut organisierte Persönlichkeit als Office and Business Administration Manager (m/w/d). Sie übernehmen die zentrale administrative Verantwortung für Büroorganisation, Finance Administration, Einkauf und HR-Administration und sind die wichtigste Schnittstelle zwischen dem deutschen Büro und dem britischen Headquarter.

Ihre Aufgaben

Office Management

• Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts im Büro
• Verwaltung von Büromaterial, Ausstattung und externen Dienstleistern
• Koordination von Geschäftsreisen und allgemeiner Bürologistik
• Organisation von Meetings inkl. Agenden und Protokollen

Finance Administration

• Prüfung und Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen
• Vorbereitung von Zahlläufen zur Freigabe durch das Management
• Überwachung offener Posten und Unterstützung beim Mahnwesen
• Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern
• Unterstützung bei Kundenrechnungsstellung und Credit Control

Einkauf

• Erstellung und Verwaltung von Bestellungen
• Nachverfolgung offener Bestellungen und Lieferungen
• Pflege von Lieferantendaten, Einholen von Angeboten

HR-Administration

• Organisation von Onboarding und Offboarding
• Pflege von Personalunterlagen und Mitarbeiterdaten
• Unterstützung bei Arbeitsverträgen und Abwesenheitsmanagement

Sonstiges

• Unterstützung des ISO 9001 Qualitätsmanagementsystems
• Schnittstellenfunktion zwischen deutschem Standort und UK-Headquarter

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder in der kaufmännischen Verwaltung
• Erfahrung in den Bereichen Finance, Einkauf oder HR-Administration von Vorteil
• Kenntnisse in ERP-/Buchhaltungssystemen (z. B. DATEV) wünschenswert
• Erfahrung mit ISO 9001 oder Qualitätsmanagementsystemen von Vorteil
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse (mindestens B2) erforderlich, da die Position direkt mit dem UK-Headquarter kommuniziert
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Eigenverantwortung

Wir bieten

• 30 Tage Urlaub zzgl. gesetzlicher Feiertage
• Diskretionärer Jahresbonus
• Internationales Arbeitsumfeld mit direktem Kontakt zum UK-Headquarter
• Eine vielseitige Position mit Gestaltungsspielraum