Mitarbeiter:in Office Management & Accounting (m/w/d)

YES LOGISTICS EUROPE GmbH; Hamburg; Hybrid; EUR 40,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket

Homeoffice bis zu 2x wöchentlich

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

YES LOGISTICS EUROPE GmbH in Hamburg sucht eine:n Mitarbeiter:in Office Management & Accounting (m/w/d) in Vollzeit. Sie verantworten Buchung und Prüfung von Eingangsrechnungen, Mahnwesen, Overhead-Abrechnung sowie Organisation des Büroalltags.

Sie arbeiten eng mit internationalen Standorten zusammen, pflegen Stammdaten im ERP CargoWise und erstellen Excel-Reports. Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse werden vorausgesetzt; Homeoffice-Optionen werden geboten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung, Administration und/oder Office Management
• Praxiserfahrung in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Mahnwesen und allgemeinen buchhalterischen Prozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Erfahrung mit ERP-Systemen; Kenntnisse in CargoWise sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die schriftliche und telefonische Kommunikation
• Sorgfältige, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Freude daran, Themen konsequent nachzuhalten und Prozesse zuverlässig zu koordinieren
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freundliches, verbindliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Responsibilities

• Buchung und Prüfung von Eingangsrechnungen in unserem ERP-System
• Bearbeitung eingehender Mahnungen sowie Abstimmung und Nachverfolgung offener Vorgänge mit den operativen Abteilungen
• Erstellung und Nachverfolgung von Ausgangsmahnungen
• Prüfung und Abrechnung von Overhead-Kosten gegenüber verbundenen Gesellschaften
• Sachliche und rechnerische Prüfung laufender Overhead-Kosten, z. B. für Telekommunikation, Software, Dienstleister und weitere wiederkehrende Verträge
• Bearbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen; perspektivisch vollständige Übernahme dieses Bereichs
• Erstellung von Excel-Auswertungen und Reports
• Schriftlicher Austausch mit dem taiwanesischen Mutterkonzern in englischer Sprache
• Organisation und Sicherstellung des laufenden Büroalltags, z. B. Bestellung von Büromaterial, Kalendern und Werbemitteln
• Beauftragung und Nachverfolgung von Merchandising-Materialien
• Ansprechpartner:in für externe Dienstleister, insbesondere Hausmeisterservice, Reinigungsfirma und weitere Gebäudedienstleister
• Pflege, Strukturierung und Digitalisierung bzw. Aufbereitung des Archivs
• Unterstützung bei der Pflege und Validierung von Stammdaten im ERP-System (CargoWise), einschließlich Einholung oder eigenständiger Recherche fehlender Daten
• Verwaltung und Überwachung laufender Verträge und Abonnements,
• Unterstützung im Fuhrparkmanagement
• Mitwirkung bei Kundenaktionen, Messevorbereitungen und sonstigen organisatorischen Projekten
• Regelmäßige telefonische und schriftliche Abstimmung mit unseren Niederlassungen in Wiesbaden und Amsterdam in deutscher und englischer Sprache

Skills

Excel

MS Office

Outlook

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

CargoWise

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

CargoWise

Job description

Stellenprofil: Mitarbeiter:in Office Management & Accounting (m/w/d)

Vollzeit | Standort: Hamburg

Aufgaben

Accounting & Administration

• Buchung und Prüfung von Eingangsrechnungen in unserem ERP-System
• Bearbeitung eingehender Mahnungen sowie Abstimmung und Nachverfolgung offener Vorgänge mit den operativen Abteilungen
• Erstellung und Nachverfolgung von Ausgangsmahnungen
• Prüfung und Abrechnung von Overhead-Kosten gegenüber verbundenen Gesellschaften
• Sachliche und rechnerische Prüfung laufender Overhead-Kosten, z. B. für Telekommunikation, Software, Dienstleister und weitere wiederkehrende Verträge
• Bearbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen; perspektivisch vollständige Übernahme dieses Bereichs
• Erstellung von Excel-Auswertungen und Reports
• Schriftlicher Austausch mit dem taiwanesischen Mutterkonzern in englischer Sprache

Office Management

• Organisation und Sicherstellung des laufenden Büroalltags, z. B. Bestellung von Büromaterial, Kalendern und Werbemitteln
• Beauftragung und Nachverfolgung von Merchandising-Materialien
• Ansprechpartner:in für externe Dienstleister, insbesondere Hausmeisterservice, Reinigungsfirma und weitere Gebäudedienstleister
• Pflege, Strukturierung und Digitalisierung bzw. Aufbereitung des Archivs
• Unterstützung bei der Pflege und Validierung von Stammdaten im ERP-System (CargoWise), einschließlich Einholung oder eigenständiger Recherche fehlender Daten
• Verwaltung und Überwachung laufender Verträge und Abonnements,
• Unterstützung im Fuhrparkmanagement
• Mitwirkung bei Kundenaktionen, Messevorbereitungen und sonstigen organisatorischen Projekten
• Regelmäßige telefonische und schriftliche Abstimmung mit unseren Niederlassungen in Wiesbaden und Amsterdam in deutscher und englischer Sprache

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Büromanagement, Industriekaufleute, Groß- und Außenhandelsmanagement oder vergleichbar
• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung, Administration und/oder Office Management
• Praxiserfahrung in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Mahnwesen und allgemeinen buchhalterischen Prozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Erfahrung mit ERP-Systemen; Kenntnisse in CargoWise sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die schriftliche und telefonische Kommunikation
• Sorgfältige, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Freude daran, Themen konsequent nachzuhalten und Prozesse zuverlässig zu koordinieren
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freundliches, verbindliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales, pragmatisches Arbeitsumfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit verschiedenen nationalen und internationalen Standorten
• Eine langfristig angelegte Tätigkeit in einem wachsenden, international aufgestellten Logistikumfeld
• Jobticket
• Unterstützung BAV / VWL
• Homeoffice bis zu 2x wöchentlich möglich
• flexible Arbeitszeit unter Berücksichtigung der Kernarbeitszeit