Office Management / Teamassistenz (m/w/d) für Bürogemeinschaft - 10 WoStd., geringfügige Basis

Architekurwerkstatt Hanke; Sinzing; Vor Ort; EUR 5.400 - 6.200; Teilzeit

Zusammenfassung

Architekurwerkstatt Hanke sucht eine Unterstützung im Bereich Teamassistenz / Office Management (m/w/d) für die Bürogemeinschaft für Coaching / Beratung / Mediation und ein Architekturbüro. Sie arbeiten 10 Wochenstunden in einem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis und unterstützen administrative Abläufe von Verträgen bis zu Rechnungen.

Zu den Aufgaben gehören Projektcontrolling, Workshop-Vorbereitungen, Social-Media-Posts und Buchhaltungsvorbereitungen.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung im Büro- und Organisationsbereich (z.B. Assistenz, Office Management, Verwaltung)
• Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise - Genauigkeit ist in dieser Rolle besonders wichtig
• Selbstständiges Arbeiten und Eigeninitiative
• Freundlicher und professioneller Umgang mit Kund:innen, Partnern und im Team
• Sicher Umgang mit MS-Office Anwendungen und digitalen Arbeitsmitteln
• Interesse an Themen rund um Coaching, Beratung und Zusammenarbeit mit Menschen
• Organisationstalent
• genaues und zuverlässiges Arbeiten

Aufgaben

• Organisation und Abwicklung der administrativen Formalitäten mit Trägern und Kund:innen - vom Ausfüllen der Verträge bis zur Erstellung der Rechnungen am Ende eines Coachings
• Unterstützung im Projektcontrolling der Architekturwerkstatt
• Vorbereiten von Unterlagen und Materialien für Workshops
• Erstellung von Posten von Social-Media-Beiträgen
• Unterstützung bei buchhalterischen Vorbereitungen (Vorkenntnisse sind nicht zwingend erforderlich)
• Kommunikation mit Kund:innen, Partnern sowie bei Bedarf mit formalen Stellen oder Ämtern
• Allgemeine Office- und Organisationsaufgaben, die zu einem reibungslosen Ablauf beitragen

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Selbstständiges Arbeiten

MS Office Kenntnisse

Kundenkommunikation

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir suchen Unterstützung im Bereich Teamassistenz / Office Management (m/w/d) für die Bürogemeinschaft für Coaching / Beratung / Mediation und einem Architekturbüro.

In dieser Position unterstützen sie sowohl die Architekturwerkstatt als die Hanke SCB & Noller und sorgen dafür, dass administrative Prozesse zuverlässig und strukturiert laufen.

Arbeitszeit

10 Wochenstunden, geringfügige Beschäftigung

Arbeitszeitrahmen

9 -16:30 Uhr

Aufgaben

• Organisation und Abwicklung der administrativen Formalitäten mit Trägern und Kund:innen - vom Ausfüllen der Verträge bis zur Erstellung der Rechnungen am Ende eines Coachings
• Unterstützung im Projektcontrolling der Architekturwerkstatt
• Vorbereiten von Unterlagen und Materialien für Workshops
• Erstellung von Posten von Social-Media-Beiträgen
• Unterstützung bei buchhalterischen Vorbereitungen (Vorkenntnisse sind nicht zwingend erforderlich)
• Kommunikation mit Kund:innen, Partnern sowie bei Bedarf mit formalen Stellen oder Ämtern
• Allgemeine Office- und Organisationsaufgaben, die zu einem reibungslosen Ablauf beitragen

Anforderungen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung im Büro- und Organisationsbereich (z.B. Assistenz. Office Management, Verwaltung)
• Eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise - Genauigkeit ist in dieser Rolle besonders wichtig
• Selbstständiges Arbeiten und Eigeninitiative
• Freundlicher und professioneller Umgang mit Kund:innen, Partnern und im Team
• Sicher Umgang mit MS- Office Anwendungen und digitalen Arbeitsmitteln
• Interesse an Themen rund um Coaching, Beratung und Zusammenarbeit mit Menschen
• Organisationstalent
• genaues und zuverlässiges Arbeiten

Was und besonders wichtig ist: Wir suchen eine Person, die Lust hat, Teil unseres Teams zu sein, sich einzubringen und gemeinsam mit uns gute Arbeit zu gestalten.

Wir arbeiten mit viel Engagement und Freude - und wünschen uns jemanden, der diese Haltung teilt.

Ein gutes Miteinander ist uns wichtig. Bei Fragen sind wir da, eine gute Einarbeitung ist selbstverständlich.