Teamassistenz, Büroorganisation und Kommunikation (m/w/d)

Bastmann Zavracky BDA Architekten GmbH; Rostock; Hybrid; EUR 20,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Attraktiver Arbeitsplatz direkt an der

Warnow

Flache Hierarchien

Job summary

Bastmann Zavracky BDA Architekten GmbH in Rostock sucht eine Teamassistenz zur Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams. Zu den Aufgaben gehören Schreiben, Protokolle, Ablage, Terminplanung und Büroorganisation.

Sie arbeiten aktiv an Meetings, Präsentationen und Marketingunterstützung mit, betreuen Empfang, Websitepflege und Social Media sowie die Koordination externer Dienstleister. Erwartet wird eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung in Büroorganisation.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Empfang.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel.
• Interesse an Architektur und gutes Kommunikationsvermögen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung und Projektteams im Tagesgeschäft.
• Erstellung von Schreiben, Protokollen und Ablage
• Koordination von Terminen und Besprechungen
• Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Organisation von Bürobedarf, Empfang und Telefonzentrale
• Unterstützung bei Marketingmaßnahmen, Websitepflege oder Social Media

Skills

MS Office

Outlook

Word

Excel

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Selbstständige Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Deutschkenntnisse

Interesse an Architektur

Adobe InDesign

Photoshop

KI-Anwendungen

Präsentationen

Websitepflege

Social Media

Empfang

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Adobe InDesign

Photoshop

Microsoft Office

KI-Anwendungen

Job description

Teamassistenz, Büroorganisation und Kommunikation (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Assistenz und Koordination

• Unterstützung der Geschäftsführung und der Projektteams im Tagesgeschäft
• Erstellung von Schreiben und Protokollen, Pflege von Projektordnern sowie der Papier- und digitalen Ablage
• Koordination von Terminen und Besprechungen einschließlich Vor- und Nachbereitung
• Nachverfolgung offener Vorgänge, Vereinbarungen und Aufgaben
• Recherchen sowie Dienstreise-, Restaurant- und sonstige Buchungen
• Organisation von Teamevents, Bürofesten und Empfängen

Kommunikation und Präsentation

• Kommunikation und Koordination mit Bauherren, Geschäftspartnern und externen Ansprechpartnern
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentations-, Projekt- und Akquisitionsunterlagen
• Unterstützung bei Marketingmaßnahmen und Werbeaktionen
• Mitwirkung bei Öffentlichkeitsarbeit, Website und Social Media (z. B. LinkedIn)
• Betreuung von Empfang und Telefonzentrale sowie Empfang von Besucher:innen
• Organisation von Bürobedarf
• Pflege der Büroausstattung und Koordination von Reparatur- und Wartungsaufträgen
• Vorbereitung der Konferenzräume, Koordination des Fuhrparks und weiterer Dienstleister
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Sekretariat) oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Büroorganisation, Assistenz oder Empfang
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und eine selbstständige, zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches Auftreten, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie Interesse an Architektur
• Idealerweise Kenntnisse in Adobe InDesign und Photoshop, gestalterisches Verständnis, Erfahrung mit modernen KI-Anwendungen sowie erste Erfahrung mit Präsentationen, Websitepflege oder Social Media
• Eine vielseitige und verantwortungsvolle unbefristete Teilzeittätigkeit mit 30 Wochenstunden (5 Tage, 8:00 bis 15:00 Uhr)
• Eine zentrale Rolle an der Schnittstelle von Architektur, Kommunikation, Präsentation und Organisation
• Überdurchschnittliche Entlohnung
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Einen attraktiven Arbeitsplatz direkt an der Warnow

Eckdaten

• Arbeitsort: Rostock
• Arbeitszeit: 30 Wochenstunden
• Anstellungsart: Teilzeit
• Vertragsart: unbefristete Festanstellung