Office Management / Facility Coordinator (m/w/d)

Michael Page; Hamburg; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Corporate Benefits

Betriebliche Altersvorsorge

Fahrtkostenzuschuss

Begleitung im Bewerbungsprozess

Job summary

Michael Page sucht am Standort Hamburg eine/n kaufmännische/n Standortverantwortliche/n mit viel Gestaltungsspielraum. Sie sind zentrale Ansprechperson für alle administrativen Themen.

Zu Ihren Aufgaben gehören Koordination externer Facility- und Servicedienstleister, Prüfung von Rechnungen, Budgetplanung und Vertragsmanagement. Wir bieten Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge und Unterstützung im Bewerbungsprozess sowie Entwicklungsmöglichkeiten in einem international tätigen

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder äquivalente Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in koordinierenden oder administrativen Funktionen.
• Erfahrung im Office Management, Workplace Management, Facility Management oder ähnlichem Umfeld.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und Prioritätenfokus.
• Serviceorientiertes Denken und Handeln.
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten.
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für alle kaufmännischen und organisatorischen Themen am Standort.
• Koordination und Steuerung externer Facility- und Servicedienstleister.
• Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs durch vorausschauende Planung.
• Einholen, Vergleichen und Bewerten von Angeboten externer Dienstleister.
• Unterstützung bei der Vergabe und Koordination von Dienstleistungen.
• Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen.
• Mitwirkung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting.
• Verwaltung und Betreuung von Verträgen sowie Überwachung relevanter Fristen.
• Unterstützung bei Audits und Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Organisation von Umzügen, Arbeitsplatzkonzepten und standortbezogenen Projekten.
• Übernahme administrativer Sonderaufgaben.
• Vertretung in ausgewählten Themenbereichen innerhalb der Abteilung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Zuverlässige Arbeitsweise

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

• Vielseitige Verantwortung mit großem Gestaltungsspielraum
• Sicheres Umfeld mit abwechslungsreichen Projekten

• Vielseitige Verantwortung mit großem Gestaltungsspielraum
• Sicheres Umfeld mit abwechslungsreichen Projekten

Firmenprofil

Unser Mandant ist ein erfolgreiches, international tätiges Technologieunternehmen, das innovative Automatisierungs- und Systemlösungen für anspruchsvolle industrielle Anwendungen entwickelt und realisiert. Mit einem hohen Qualitätsanspruch, modernen Prozessen und einer offenen Unternehmenskultur bietet das Unternehmen ein zukunftssicheres Arbeitsumfeld mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Aufgabengebiet

• Zentrale Ansprechperson für alle kaufmännischen und organisatorischen Themen am Standort
• Koordination und Steuerung externer Facility- und Servicedienstleister
• Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs durch vorausschauende Planung und Nachverfolgung laufender Maßnahmen
• Einholen, Vergleichen und Bewerten von Angeboten externer Dienstleister
• Unterstützung bei der Vergabe und Koordination von Dienstleistungen
• Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
• Mitwirkung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting
• Verwaltung und Betreuung von Verträgen sowie Überwachung relevanter Fristen
• Unterstützung bei internen und externen Audits sowie Nachverfolgung von Maßnahmen
• Organisation von Umzügen, Arbeitsplatzkonzepten und standortbezogenen Projekten
• Übernahme administrativer Sonderaufgaben
• Vertretung in ausgewählten Themenbereichen innerhalb der Abteilung

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer koordinierenden oder administrativen Funktion
• Erfahrung im Office Management, Workplace Management, Facility Management oder einem ähnlichen Umfeld
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Starke Organisationsfähigkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
• Gute Kenntnisse in Microsoft 365
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Vergütungspaket

• Du wirst Teil eines dynamischen Unternehmens, das kontinuierlich wächst und sich in einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Branche bewegt
• Schneller Einstieg - Dein Start in deinen neuen Job kann zeitnah erfolgen, damit du keine Zeit verlierst und direkt loslegen kannst
• Corporate Benefits
• Ausgleich bei Überstunden - Sollten Überstunden anfallen, bieten wir dir entweder Freizeitausgleich oder eine Auszahlung, damit deine Work-Life-Balance stimmt
• Fahrtkostenzuschuss - Wir unterstützen dich mit einem Fahrtkostenzuschuss, um deine täglichen Pendelkosten zu reduzieren
• Betriebliche Altersvorsorge: Wir denken an deine Zukunft und bieten eine betriebliche Altersvorsorge, die dir finanzielle Sicherheit im Alter gewährleistet
• Begleitung im Bewerbungsprozess - Wir sind von Anfang an an deiner Seite und begleiten sowie beraten dich durch den gesamten Bewerbungsprozess
• Wertvolle Markteinblicke - Durch uns erhältst du wertvolle Einblicke in den Markt und wichtige Informationen, die dir helfen, fundierte Entscheidungen für deine Karriere zu treffen

Quote job ref: JN-102026-7136553