Office Management / Facility Coordinator (m/w/d)

Michael Page GmbH; Hamburg; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Corporate Benefits

Fahrtkostenzuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Überstundenregelung: Freizeitausgleich

Job summary

Michael Page GmbH sucht eine engagierte Fachkraft für Office- und Facility-Management am Standort Hamburg. Sie fungieren als zentrale Ansprechperson für kaufmännische Themen, koordinieren externe Dienstleister und steuern Budgetplanung sowie Reporting.

Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Office- oder Facility-Management, ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. Die Position bietet ein dynamisches Umfeld und Entwicklungsmöglichkeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in koordinierenden bzw. administrativen Funktionen.
• Erfahrung im Office Management, Workplace Management oder Facility Management.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Hohe Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein.
• Starke Organisationsfähigkeit und Prioritätengefühl.
• Serviceorientiertes Denken und Teamkommunikation.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Zentrale Ansprechperson für kaufmännische und organisatorische Themen am Standort.
• Koordination externer Facility- und Servicedienstleister.
• Sicherung eines reibungslosen Betriebs durch vorausschauende Planung und Nachverfolgung laufender Maßnahmen.
• Einholen, Vergleichen und Bewerten von Angeboten externer Dienstleister.
• Unterstützung bei der Vergabe und Koordination von Dienstleistungen.
• Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen.
• Mitwirkung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting.
• Verwaltung und Betreuung von Verträgen sowie Überwachung relevanter Fristen.
• Unterstützung bei internen und externen Audits sowie Nachverfolgung von Maßnahmen.
• Organisation von Umzügen, Arbeitsplatzkonzepten und standortbezogenen Projekten.
• Übernahme administrativer Sonderaufgaben.
• Vertretung in ausgewählten Themenbereichen innerhalb der Abteilung.

Skills

Office-Management

Koordination externer Dienstleister

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS 365 Kenntnisse

Budget- und Reporting-Grundlagen

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Job description

Vielseitige Verantwortung mit großem Gestaltungsspielraum

Sicheres Umfeld mit abwechslungsreichen Projekten

Firmenprofil

Unser Mandant ist ein erfolgreiches, international tätiges Technologieunternehmen, das innovative Automatisierungs- und Systemlösungen für anspruchsvolle industrielle Anwendungen entwickelt und realisiert. Mit einem hohen Qualitätsanspruch, modernen Prozessen und einer offenen Unternehmenskultur bietet das Unternehmen ein zukunftssicheres Arbeitsumfeld mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Aufgabengebiet

Zentrale Ansprechperson für alle kaufmännischen und organisatorischen Themen am Standort

• -Koordination und Steuerung externer Facility- und Servicedienstleister
• -Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs durch vorausschauende Planung und Nachverfolgung laufender Maßnahmen
• -Einholen, Vergleichen und Bewerten von Angeboten externer Dienstleister
• -Unterstützung bei der Vergabe und Koordination von Dienstleistungen
• -Prüfung, Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen
• -Mitwirkung bei Budgetplanung, Kostenkontrolle und Reporting
• -Verwaltung und Betreuung von Verträgen sowie Überwachung relevanter Fristen
• -Unterstützung bei internen und externen Audits sowie Nachverfolgung von Maßnahmen
• -Organisation von Umzügen, Arbeitsplatzkonzepten und standortbezogenen Projekten
• -Übernahme administrativer Sonderaufgaben
• -Vertretung in ausgewählten Themenbereichen innerhalb der Abteilung

Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

• -Mehrjährige Berufserfahrung in einer koordinierenden oder administrativen Funktion
• -Erfahrung im Office Management, Workplace Management, Facility Management oder einem ähnlichen Umfeld
• -Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• -Hohe Eigeninitiative und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• -Starke Organisationsfähigkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten
• -Serviceorientiertes Denken und Handeln
• -Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• -Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
• -Gute Kenntnisse in Microsoft 365
• -Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Vergütungspaket

Du wirst Teil eines dynamischen Unternehmens, das kontinuierlich wächst und sich in einer nachhaltigen und zukunftsorientierten Branche bewegt

• -Schneller Einstieg - Dein Start in deinen neuen Job kann zeitnah erfolgen, damit du keine Zeit verlierst und direkt loslegen kannst
• -Corporate Benefits
• -Ausgleich bei Überstunden - Sollten Überstunden anfallen, bieten wir dir entweder Freizeitausgleich oder eine Auszahlung, damit deine Work-Life-Balance stimmt
• -Fahrtkostenzuschuss - Wir unterstützen dich mit einem Fahrtkostenzuschuss, um deine täglichen Pendelkosten zu reduzieren
• -Betriebliche Altersvorsorge: Wir denken an deine Zukunft und bieten eine betriebliche Altersvorsorge, die dir finanzielle Sicherheit im Alter gewährleistet
• -Begleitung im Bewerbungsprozess - Wir sind von Anfang an an deiner Seite und begleiten sowie beraten dich durch den gesamten Bewerbungsprozess
• -Wertvolle Markteinblicke - Durch uns erhältst du wertvolle Einblicke in den Markt und wichtige Informationen, die dir helfen, fundierte Entscheidungen für deine Karriere zu treffen