Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d)

IFB International Freightbridge; Hamburg; Vor Ort; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

EGYM Wellpass

JobRad Bike-Leasing

Corporate Benefits

Weiterbildungsmöglichkeiten

Firmenevents

Moderne Arbeitsplätze

Zusammenfassung

IFB International Freightbridge in Hamburg sucht eine/n Mitarbeiter/in im Empfang & Office Management. Sie begrüßen Besucher, koordinieren Termine, verwalten den Posteingang und unterstützen das Team im Büroalltag.

Sie verfügen idealerweise über eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Empfang/Office-Management oder Assistance, sicheren Umgang mit Microsoft 365 sowie gute Deutsch- (und Englischkenntnisse).

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im Empfang/Office Management oder Assistenz bevorzugt.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick.
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; gute Englischkenntnisse vorteilhaft.

Aufgaben

• Begrüßung von Besuchern und professionelle Betreuung.
• Telefonzentrale betreuen und Anfragen weiterleiten.
• Besuchertermine koordinieren und Besprechungsräume vorbereiten.
• Posteingang und -ausgang organisieren.
• Gäste und Mitarbeitende fühlen sich willkommen.

Kenntnisse

Empfangserfahrung

Office Management

Assistenzbereich

Microsoft 365

Selbstständigkeit

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d)

Du bist das Herzstück unseres Hamburger Büros: du heißt Gäste willkommen und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft.

Employment Type: Full-time

Location: Hamburg, Germany

Posted: 28 August 2026

What You Bring

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrungen im Empfang, Office Management oder Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
• Ein freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise gute Englischkenntnisse

Empfang & Gästemanagement

• Du begrüßt unsere Besucher herzlich und professionell.
• Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter.
• Du koordinierst Besuchertermine und bereitest Besprechungsräume vor.
• Du organisierst den Posteingang und - ausgang.
• Du sorgst dafür, dass sich Gäste und Mitarbeitende jederzeit willkommen fühlen.

Office Management

• Du kümmerst Dich um einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
• Du verwaltest und bestellst Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und Handwerker.
• Du unterstützt bei der Organisation von Meetings, Workshops und Firmenevents.
• Du behältst Verträge, Unterlagen und administrative Prozesse im Blick.

Administrative Unterstützung

• Du unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine und pflegst Kalender.
• Du erstellst Korrespondenzen, Präsentationen und kleinere Auswertungen.
• Du unterstützt das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.
• Du wirkst bei Bestellungen, Rechnungsprüfungen und weiteren administrativen Prozessen mit.

Das Zeichnet Dich Aus

• Du packst gerne mit an.
• Du denkst serviceorientiert und findest pragmatische Lösungen.
• Du behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
• Du arbeitest zuverlässig, diskret und verantwortungsbewusst.
• Du bist ein echter Teamplayer.

What We Offer

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
• Ein modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung
• Ein motiviertes Team mit guter Zusammenarbeit
• EGYM Wellpass: Erhalte Zugang zu einem umfangreichen Sportangebot deutschlandweit
• Bike-Leasing über JobRad
• Attraktive Mitarbeiterkonditionen für zahlreiche Marken & Branchen über Corporate Benefits
• Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
• Ein modernisiertes Büro in zentraler Lage nahe dem Hamburger Hauptbahnhof
• Vermögenswirksame Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Firmenevents