Office Management Assistant (M/W/D)

SmartRecruiters, Inc.; Berlin; On-site; EUR 10,000 - 16,000; Part time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket (subventioniert)

Urban Sports Club

Mitarbeitervorteile.de

Vielfalt & Inklusion

Job summary

Believe Germany sucht am Standort Berlin eine/n Office Management Assistant (m/w/d) mit ca. 20 Std/Woche. Du übernimmst eigenverantwortlich das Office Management am Standort Berlin und arbeitest eng mit dem zentralen Office Management in Hamburg zusammen.

Zu deinen Aufgaben gehören Empfang, Besucherbetreuung, Koordination mit externen Dienstleistern, Einkauf von Büromaterial inkl. Budget, Organisation interner Veranstaltungen, Unterstützung bei Arbeitssicherheit und CSR.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Erfahrung im Office Management oder Empfangsv/ähnlichen Rollen.
• Organisationstalent mit strukturierter Arbeitsweise.

Responsibilities

• Empfang, Begrüßung und Betreuung von Besucher:innen.
• Koordination mit externen Dienstleistern und Hausverwaltung.
• Bestellung/Büromaterial inkl. Budgetmanagement.
• Organisation interner Veranstaltungen und Unterstützung bei Arbeitssicherheit.
• Unterstützung im zentralen Office Management in Hamburg.

Skills

Organisationstalent

Initiative

Detailorientierung

Freundlich und bestimmt

Deutsch/Englisch Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Suite

Slack

Job description

Believe heißt - Leidenschaft für Musik, digitales Marketing und Technologie. Diese Leidenschaft verbindet über 2000 Talente in mehr als 50 Ländern. Weltweit gestalten wir den Wandel der Musikindustrie mit Respekt, Expertise, Fairness und Transparenz.

In der Believe Germany Gruppe haben erfolgreiche Player im deutschen Musikmarkt ihre Kompetenzen gebündelt, um Künstler*innen und Labels optimal in jeder Karrierephase zu begleiten.

Mit 170 Expert*innen bietet die Believe Germany Gruppe verschiedene Lösungen und kundenorientierte Services über ein Portfolio von Marken wie TuneCore, Nuclear Blast, Madizin Music und Groove Attack an.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Standort Berlin eine/n Office Management Assistant (m/w/d).

Stellenbeschreibung

Du übernimmst eigenverantwortlich das Office Management an unserem Standort in Berlin mit rund 30 Mitarbeitenden. Dabei arbeitest du eng mit dem zentralen Office Management in Hamburg zusammen.

Deine Aufgaben:

Organisation des Empfangs, Begrüßung und Betreuung von Besucher:innen

Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern und der Hausverwaltung

Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, inkl. Budgetmanagement

Allgemeine Instandhaltung (Reinigung der Kaffeemaschine, geteilter Spülmaschinendienst, Auffüllen von Verbrauchsmaterialien)

Bearbeitung der Post (inkl. internationaler Briefe & Pakete), Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen

Organisation & Begleitung von internen Veranstaltungen (z. B. Team-Workshops), inkl. Bestellung und Bereitstellung von Catering und Materialien

Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit & Corporate Social Responsibility

Unterstützung bei weiteren Anliegen, die durch das zentrale Office Management in Hamburg anfallen könnten

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bürobereich oder in der Hotellerie bzw. im Gastgewerbe

Du hast Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen oder kundenbezogenen Rolle

Du bist ein Organisationstalent, zeigt Initiative, arbeitest strukturiert und detailorientiert

Du trittst freundlich, aber auch bestimmt auf und behältst auch in stressigeren Situationen den Überblick

Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit

Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Google-Suite-Tools (E-Mail, Kalender, Docs, Sheets), sowie Slack

Zusätzliche Informationen

Umfang: 20 Std/Woche (5-Tage Woche)

Bei Fragen oder wenn Du noch mehr Infos zur Stelle haben möchtest komme gerne auf unser Recruiting-Team ([e-mail]) zu.

Das bieten wir Dir:

• Mobilität: Sei bundesweit mobil mit einem subventionierten Deutschland Ticket oder nutze unsere Möglichkeit ein Fahrrad via Jobrad zu leasen.
• Gesundheit am Arbeitsplatz: Physische und mentale Gesundheit sind uns wichtig. Vergünstigte Sportmitgliedschaften (Urban Sports Club) und Zugang zu privaten Sitzungen mit professionellen Psychologen in Kooperation mit Eutelmed und Fürstenberg.
• Shopping: Nutze das vielfältige Angebot und die Aktionen unseres Partners Mitarbeitervorteile.de.
• Soziales Engagement: Vielfalt fördern und sich für eine faire, tolerante und sozial nachhaltige Gesellschaft innerhalb des Unternehmens einsetzen.
• Unsere Unternehmenskultur: Offenheit und Inklusion stehen im Mittelpunkt, basierend auf den Werten Respekt, Fairness und Transparenz. Arbeit und Spaß gehen Hand in Hand.
• Entwicklungsmöglichkeiten: Spannende Aufgaben, kreative Freiheit und langfristige Karriereperspektiven in einem wachsenden internationalen Unternehmen. Jährliche Entwicklungsgespräche, kostenfreie E-Learning-Lösungen und individuelle Weiterbildungsoptionen.
• Gleiche Chancen für alle: Wir setzen uns für eine vielfältige und inklusive Kultur ein, die die besten Talente anzieht und unsere Vision vorantreibt. Wir heißen ausdrücklich Kandidat*innen jeder Religion, Herkunft, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter oder Familienstand willkommen.