Office Manager (m/w/d) ca. 25 h/Woche

Casavi; München; Hybrid; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Workation in EU

2 Tage Social Leave

Firmenevents

Kita-Zuschuss

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Benefits

EGYM Wellpass

Entwicklungsmöglichkeiten

Job summary

Casavi in München sucht eine engagierte Office-/Facility-Manager:in, die das Büro reibungslos betreibt, Empfang übernimmt und zentrale Ansprechperson für Partner, IT und People Experience ist.

Du koordiniert Reinigungen, vertragliche Belange, Post, Inventar und unterstützt bei Veranstaltungen; Remote-Optionen möglich; die Rolle bietet vielseitige Entwicklung und ein dynamisches Team.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und/oder Erfahrung im kaufmännischen, eventbezogenen oder administrativen Bereich.
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch, freundlich und zuverlässig.
• Organisiert, proaktiv und lösungsorientiert.
• Digitales & KI-Mindset, sicher im Umgang mit Google Workspace.

Responsibilities

• Wohlfühl Atmosphäre im Büro und Einhaltung von Büro- und Datenschutzstandards.
• Koordination von Reinigungen, Reparaturen und Verträgen; Unterstützung der Münchner, Berliner und Frankfurter Büros.
• Verwaltung von Post, Paketen und Inventar; versenden von Equipment und sensiblen Dokumenten.
• Gestaltung des perfekten ersten Arbeitstages für neue Kolleg:innen inklusive Arbeitsplatzeinrichtung, Zugangsdaten und Büroführung.
• Empfang und Organisation von Besprechungsräumen; Unterstützung bei internen Veranstaltungen.
• Zentrale Ansprechperson für E-Mail-Postfach, Telefonanlage und Kollegen in Berlin, Frankfurt und remote.
• Dokumentationsmanagement: Inventare und Dokumente regelkonform führen.
• Prozessoptimierung & KI-Automatisierung: Potenziale erkennen und KI-Tools einsetzen, um Routinetätigkeiten zu automatisieren.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch

Englisch

Organisation

Proaktivität

Menschenorientierung

Digitales & KI-Mindset

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Job description

Was dich erwartet

Bei casavi prägst du die Bürokultur maßgeblich und bist die erste Anlaufstelle rund ums Office. Du sorgst dafür, dass das Münchner Büro reibungslos läuft und sich alle im Team wohlfühlen: von der gemütlichen Küche über gut organisierte Lieferungen bis zum persönlichen Empfang neuer Teammitglieder. Du bist die zentrale Ansprechperson für unsere Facility-Partner, die IT, People Experience und alle internen Teams.

Dein Job bei uns

• Wohlfühl Atmosphäre im Büro: Du hältst unser Büro in Topform, von der Küche bis zur Terrasse, und sorgst freundlich, aber konsequent dafür, dass unsere Standards für Büro- und Datensicherheit eingehalten werden.

• Dienstleister & Facility Management: Du koordinierst Reinigungen und Reparaturen und verwaltest Verträge. Außerdem unterstützt du unsere Büros in Berlin und Frankfurt zusammen mit den dortigen Kolleg:innen.

• Supply & Logistik: Du verwaltest Post, Pakete und Inventar, von Snacks und Getränken bis zu Büromaterial. Zudem versendest du Equipment für Mitarbeitende und sensible Dokumente sicher.

• Willkommenskultur: Du gestaltest den perfekten ersten Arbeitstag für neue Kolleg:innen, inklusive Arbeitsplatzeinrichtung, Zugangsdaten, Büroführung und einem herzlichen Willkommen.

• Empfang und Veranstaltung: Du empfängst Gäste, organisierst Besprechungsräume und unterstützt bei der Planung interner Veranstaltungen.

• Zentrale Ansprechperson: Du bist die erste Anlaufstelle für alltägliche Fragen aus dem E-mail-Postfach, der Telefonanlage sowie von unseren Kolleg:innen in Berlin, Frankfurt und remote.

• Dokumentationsmanagement: Du hältst Inventare und Dokumente organisiert und im Einklang mit gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen.

• Prozessoptimierung & KI-Automatisierung: Du erkennst Potenziale zur Optimierung täglicher Abläufe und setzt KI-Tools ein, um Routineaufgaben effizient zu automatisieren.

Dein Profil

• Du hast einen passenden Background: Du bringst eine kfm. Ausbildung und/oder Erfahrung im kaufmännischen, eventbezogenen oder administrativen Bereich mit.

• Du bist ein Kommunikationstalent: Du kommunizierst klar und souverän auf Deutsch und Englisch, mit einer klaren und freundlichen Art. Du setzt Erwartungen, bleibst zuverlässig am Ball und machst es anderen leicht, Vereinbarungen einzuhalten.

• Du bist organisiert und proaktiv: Du siehst, wo Unterstützung gebraucht wird, übernimmst Initiative und löst Herausforderungen, bevor jemand danach fragen muss.

• Du hast ein Digital & KI-Mindset: Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und modernen Büro-Tools und begeisterst dich dafür, KI einzusetzen, um Büroprozesse zu optimieren und zu automatisieren.

• Du lebst ein People-First-Mindset: Du hast Freude daran, eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen, den Arbeitstag deiner Kolleg:innen ein Stück zu verbessern und auch andere zu begeistern.

• Du arbeitest vor Ort: Du arbeitest an den meisten Tagen der Woche in unserem Münchner Büro. Remote-Arbeit ist möglich, sofern sie im Vorfeld abgestimmt ist und sich mit dem Büroalltag vereinbaren lässt.

Darauf kannst Du Dich freuen

• Ein ambitioniertes und sympathisches Team, das bevorzugt mit agilen Methoden arbeitet - das beweist auch unser Kununu-Score von 4,5

• 60 Tage pro Jahr Workation in der EU & 2 Tage Social Leave

• Regelmäßige Firmenevents

• Kita-Zuschuss & betriebliche Altersvorsorge

• Corporate Benefits

• Vergünstigte Mitgliedschaft bei EGYM Wellpass

• Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten