Office & Finance Manager:in (m/w/d)

VIVI MARI; Köln; Hybrid; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Hybrid (Office & Homeoffice)

Rabatte auf unsere Produkte

Teamevents

Office in Bestlage

Job summary

Vivi Mari sucht eine engagierte Office-/Backoffice-Fachkraft in Köln. Als zentrale Anlaufstelle unterstützen Sie das Team im Alltag, prüfen Rechnungen, bereiten Zahlungen vor und führen Überweisungen durch.

Sie laden Belege hoch, ordnen sie zu, verwalten Verträge und Software-Lizenzen und kooperieren eng mit der externen Buchhaltung. Sie arbeiten hybrid, flexibel und effektiv mit digitalen Tools sowie KI-Unterstützung.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium, mit Berufserfahrung im Office Management.
• Grundverständnis von Buchhaltung; DATEV online und Personio sind Pluspunkte.
• Sorgfältig, zuverlässig, strukturiert, diskret bei Zahlungen.
• Gute Kenntnisse in Google Sheets oder Excel.
• Offen für KI-Tools wie Claude oder ChatGPT.

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle im Office und Backoffice-Unterstützung.
• Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten und Überweisungen durchführen.
• Belege in DATEV hochladen und Belege ordnen.
• HR-Administration mit Personio, Urlaubs- und Krankmeldungen.
• Verträge, Software-Abos und Lizenzen verwalten.
• Team-Events organisieren und Office-Prozesse optimieren.

Skills

Office Management

Buchhaltung

DATEV Unternehmen online

Personio

Excel/Google Sheets

KI-Tools (Claude/ChatGPT)

Deutsch & Englisch

Organisationsfähigkeit

Teamkoordination

Vertragsmanagement

Education

Kaufmännische Ausbildung

vergleichbares Studium

Tools

DATEV Unternehmen online

Personio

Excel

Job description

Deine Aufgaben

• Du bist die zentrale Anlaufstelle im Office und hältst unserem Team im Alltag den Rücken frei.
• Rechnungen & Zahlungen: Du prüfst eingehende Rechnungen auf Richtigkeit, bereitest Zahlungen vor und führst Überweisungen durch. Fristen und offene Posten behältst Du im Blick.
• Buchhaltung: Du lädst Belege in DATEV Unternehmen online hoch und ordnest sie den richtigen Kategorien zu. Monatlich prüfst Du, ob alle Belege für unser Steuerbüro vollständig sind, inklusive Kreditkarten- und Abo-Rechnungen. Bei Rückfragen stimmst Du Dich mit unserer externen Finanzbuchhaltung ab.
• Du gleichst Zahlungseingänge ab, insbesondere unserer Wholesale Kunden
• Du prüfst und bearbeitest die Spesenabrechnungen unserer Mitarbeitenden und buchst Dienstreisen für das Team.
• Verträge & Tools: Du behältst unsere Verträge und Fristen im Blick. Außerdem verwaltest Du unsere Software-Abos und Lizenzen: Wer nutzt was, was brauchen wir nicht mehr?
• HR-Administration: Du pflegst Personio (Urlaubs- und Krankmeldungen, Stammdaten, Dokumente), bereitest Daten für die Lohnabrechnung vor und begleitest das On- und Offboarding, vom Equipment bis zu den Accounts.
• Backoffice: Du kümmerst Dich um Bestellungen von Büromaterial, Equipment und Getränken & Snacks, nimmst Post und Pakete an, übernimmst Muster- und Sonderversand.
• Team & Events: Du organisierst und bereitest teaminterne Meetings vor und planst unsere Teamevents, von der Location bis zur Umsetzung.
• Du entwickelst unsere Office-Prozesse weiter und machst sie effizienter, auch mit digitalen Tools und KI.
• Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Dein Profil

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium abgeschlossen und bereits Erfahrung im Office Management, in der Buchhaltung oder einer ähnlichen Rolle gesammelt.
• Du hast ein Grundverständnis von Buchhaltung und weißt, was ein ordentlicher Beleg braucht. Erfahrung mit DATEV Unternehmen online und Personio ist ein Plus.
• Du arbeitest sehr sorgfältig, zuverlässig und strukturiert. Mit Zahlungen gehst Du verantwortungsvoll und diskret um.
• Du verfügst über gute Kenntnisse in Google Sheets oder Excel.
• Du nutzt digitale Tools und KI-Anwendungen wie Claude oder ChatGPT gerne, um Dir die Arbeit zu erleichtern.
• Du bist organisationsstark, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und hast Spaß daran, unserem Team den Rücken freizuhalten.
• Du bist offen und kommunikativ und sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch.
• Du hast eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität und packst gerne mit an, wo es gerade gebraucht wird.

Warum wir?

• Wettbewerbsfähige Bezahlung und individuelle Perks
• Flexible Arbeitszeiten
• Hybrid (Office & Homeoffice)
• Rabatte auf unsere Produkte
• Teamevents
• Office in Bestlage