Office Manager & People Administrator (m/w/d)

TrueOcean; Kiel; Presencial; EUR 42.000 - 54.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Trueocean sucht eine/n Office Manager & People Administrator (m/w/d) in Kiel. Sie sorgen für einen reibungslosen Büroalltag, betreuen Mitarbeitende, Gäste und externe Partner und unterstützen das People-&-Culture-Team entlang des Employee LifeCycle.

Sie verantworten Office Operations, Offboarding/Onboarding, HR-Datenpflege sowie die Zusammenarbeit mit IT, Finance und externen Dienstleistern. Eine strukturierte, serviceorientierte Arbeitsweise ist hierbei essenziell.

Formación

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, in der HR Administration, als Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache und gute Englischkenntnisse

Responsabilidades

• Verantwortung für den reibungslosen Büroalltag sowie Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste, Lieferanten und externe Dienstleister
• Organisation von Meetingräumen, Empfang, Post sowie Büro- und Gemeinschaftsflächen
• Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Koordination von Bestellungen
• Steuerung externer Dienstleister (Reinigung, Hausverwaltung, Vermieter, Handwerksbetriebe)
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und technischen Anliegen
• Unterstützung bei On-/Offboarding, Personalstammdatenpflege und HR-System-Unterstützung
• Erstellung einfacher Auswertungen, Dokumentenmanagement und Präsentationsunterlagen
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten und Events
• Mitgestaltung von Organisations- und HR-Prozessen sowie einer positiven Employee Experience

Conocimientos

Organisationstalent

Koordination

Kommunikation

Serviceorientierung

Diskretion

Educación

Kaufmännische Ausbildung/Studium

Herramientas

MS Office

Personio

Descripción del empleo

Your mission

Gestalte mit uns einen Arbeitsplatz, an dem Organisation, Zusammenarbeit und ein positives Mitarbeitererlebnis zusammenkommen.

Deine Rolle und Verantwortung

Als Office Manager & People Administrator (m/w/d) sorgst Du dafür, dass unser Büroalltag professionell, zuverlässig und reibungslos funktioniert und wir mit Sicherheitsanforderungen und Frameworks kohärent arbeiten. Gleichzeitig unterstützt Du unser People-&-Culture-Team bei administrativen Aufgaben entlang des gesamten Employee LifeCycle.

Du bist eine zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste, Dienstleister und externe Partner. Mit Deiner strukturierten, serviceorientierten und vorausschauenden Arbeitsweise stellst Du sicher, dass im Office alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist und unsere administrativen People-Prozesse verlässlich umgesetzt werden.

Die Position verbindet klassisches Office Management mit operativer People Administration und bietet Dir die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

1. Office Management & Workplace Experience

• Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Büroalltags
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste, Lieferanten und externe Dienstleister
• Organisation von Meetingräumen, Empfang, Post sowie Büro- und Gemeinschaftsflächen
• Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Koordination von Bestellungen
• Sicherstellung einer professionellen, modernen und angenehmen Arbeitsumgebung

2. Office Operations & Facility Management

• Steuerung externer Dienstleister wie Reinigung, Hausverwaltung, Vermieter und Handwerksbetriebe
• Koordination von Reparaturen, Wartungen und technischen Anliegen
• Verwaltung von Inventar, Arbeitsmitteln und Zutrittsberechtigungen
• Unterstützung bei der Organisation von Arbeitsplätzen sowie On- und Offboarding-Equipment
• Enge Zusammenarbeit mit IT und Finance bei administrativen Themen

3. People Administration & HR Operations

• Administrative Unterstützung entlang des gesamten Employee LifeCycle
• Organisation und Begleitung von On- und Offboardings
• Pflege von Personaldaten und Unterstützung bei der Verwaltung des HR-Systems Personio
• Erstellung und Pflege personalrelevanter Dokumente sowie Vorbereitung abrechnungsrelevanter Unterlagen
• Umsetzung rechtlicher und normativer Maßnahmen aus dem Bereich Arbeitssicherheit, Gesundheit, Qualität und Sicherheit
• Ansprechpartner für Mitarbeitende bei administrativen HR-Fragen und Unterstützung des People-&-Culture-Teams im Tagesgeschäft

4. Administrative Unterstützung & Organisation

• Unterstützung der Geschäftsführung sowie des People & Culture-Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Termin- und Dokumentenmanagement sowie Pflege interner Ablagen
• Erstellung einfacher Auswertungen, Übersichten und Präsentationsunterlagen
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation und datenschutzkonformen Ablage
• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten

5. Events & Unternehmenskultur

• Organisation interner Veranstaltungen, Workshops, Townhalls und Team-Events
• Koordination von Catering, Räumlichkeiten, Dienstleistern und Materialien
• Unterstützung bei Maßnahmen zur Förderung der Zusammenarbeit und Unternehmenskultur
• Mitgestaltung einer positiven Employee Experience
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung interner Abläufe und Prozesse

Your profile

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Office Management, in der HR Administration, als Teamassistenz oder in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägtes Organisationstalent und Freude daran, unterschiedliche Themen parallel zu koordinieren
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Zuverlässigkeit
• Serviceorientiertes, freundliches und professionelles Auftreten
• Freude am Umgang mit Menschen
• Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Daten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher Sprache und gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und digitalen Tools

Das zeichnet Dich aus

• Du erkennst Aufgaben, bevor sie zu Problemen werden, und handelst vorausschauend.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du arbeitest sorgfältig und zuverlässig, ohne dabei den pragmatischen Blick zu verlieren.
• Du hast Freude daran, anderen den Arbeitsalltag zu erleichtern.
• Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich.
• Du schätzt abwechslungsreiche Aufgaben und packst dort mit an, wo Unterstützung benötigt wird.
• Du bringst eigene Ideen ein und entwickelst bestehende Abläufe kontinuierlich weiter.

Why us?

Das erwartet Dich

• Eine abwechslungsreiche Schnittstellenfunktion zwischen Office, People & Culture, Finance und Geschäftsführung
• Eigenverantwortliches Arbeiten in einem ein modernen Arbeitsumfeld
• Gestaltungsmöglichkeiten für Office- und HR-Prozesse
• Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft und operative Tätigkeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Teams und Führungskräften
• Kurze Entscheidungswege und Raum für eigene Ideen
• Ein dynamisches Umfeld, in dem Organisation, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur einen hohen Stellenwert haben

Du möchtest dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende und Gäste bei uns gut aufgehoben fühlen und gleichzeitig unsere People-Prozesse zuverlässig unterstützen?