Office & Facility Coordinator (m/w/d)

CBRE GWS IFM Industrie GmbH; Berlin; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Karrieremöglichkeiten

30 Urlaubstage pro Jahr

Jährliche Gehaltssteigerung

Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Prämie

Job-Rad Leasing

Deutschlandticket-Zuschuss

VL Zuschüsse zu vermögenswirksamen LeI

Corporate Benefits & INCENT Rabattport

RISE-Werte

Job summary

CBRE GWS IFM Industrie GmbH in Berlin sucht eine/n Front Office & Workplace Coordinator (m/w/d) in Vollzeit. Sie betreuen Besucher, koordinieren den Empfang, verwalten Post und Berechtigungen und unterstützen das Office-Management.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Die Stelle bietet Entwicklungsmöglichkeiten, 30 Urlaube, jährliche Gehaltssteigerungen und attraktive Benefits.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Vergleichbares.
• Erste Berufserfahrung am Empfang oder Office-Management vorteilhaft.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung.
• Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten.
• MS Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung im Facility Management oder Workplace Management.
• Erfahrung im Besuchermanagement- oder Ticketsystemen.
• Kenntnisse im Dienstleister- oder Konferenzmanagement.

Responsibilities

• Empfang, Service: Besucher professionell betreuen und begrüßen.
• Telefonmanagement: Anrufe entgegennehmen und weiterleiten.
• Postmanagement: Post und Pakete bearbeiten.
• Zutrittskontrolle: Ausweise verwalten und vergeben.
• Büroorganisation: Büromaterial überwachen und bestellen.
• Konferenzmanagement: Besprechungsräume organisieren.
• Cateringkoordination: Veranstaltungen unterstützen.
• Dienstleistersteuerung: Erste Einweisungen durchführen.
• Mängelmanagement: Abweichungen erfassen und melden.
• Reporting: Kennzahlenanalysen und Site Supervisor unterstützen.

Skills

Kundenorientierung

Organisationstalent

MS Office

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Empfangserfahrung

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Besuchermanagement

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Ticket-System

Besuchermanagement-Software

Job description

WILLKOMMEN BEI DER CBRE

…dem weltweit größten Immobiliendienstleister mit mehr als 130.000 Mitarbeitenden in über 100 Ländern.

Bei der Global Workspace Solution (GWS) helfen wir unseren Kunden, ihre Gewerbeimmobilien, Produktionsstätten und technischen Anlagen sicher, energie- und kosteneffizient zu betreiben (integriertes Facility Management), umzuwidmen.

Aktuell suchen wir in Berlin in unbefristeter Anstellung einen Front Office & Workplace Coordinator (m/w/d) in Vollzeit.

UNSERE VORTEILE FÜR SIE

• Individuelle Weiterentwicklungs- und Karrieremöglichkeiten
• 30 Urlaubstage pro Jahr
• Jährliche Gehaltssteigerung (Merit-Increase)
• Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Prämie (2.000€)
• Job-Rad Leasing
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen
• Interessante Mitarbeiterangebote- und Rabatte (Corporate Benefits & INCENT Rabattportal)

Noch nicht überzeugt? Unsere Auszeichnungen sprechen für sich:

• 6x in Folge Kununu Top Company (2022-2027)
• Best Place to Work 2024

WAS SIE BEI UNS BEWEGEN KÖNNEN

• Empfang, Service: Betreuen Sie Besucher professionell und freundlich.
• Telefonmanagement, Kommunikation: Nehmen Sie Anrufe entgegen und leiten weiter.
• Postmanagement, Organisation: Bearbeiten Sie Post- und Paketsendungen.
• Zutrittskontrolle, Administration: Verwalten und vergeben Sie Ausweise.
• Büroorganisation, Materialmanagement: Überwachen und bestellen Sie Büromaterialien.
• Konferenzmanagement, Betreuung: Organisieren und betreuen Sie Besprechungsräume.
• Cateringkoordination, Support: Unterstützen Sie Veranstaltungen und Meetings.
• Dienstleistersteuerung, Arbeitsschutz: Führen Sie Ersteinweisungen durch.
• Mängelmanagement, Dokumentation: Erfassen und melden Sie Abweichungen.
• Reporting, Administration: Unterstützen Sie Kennzahlenanalysen und den Site Supervisor.

WELCHE STÄRKEN SIE EINSETZEN

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Ausbildung im Dienstleistungsbereich
• Erste Berufserfahrung am Empfang, im Office Management oder in der Assistenz von Vorteil
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Organisationstalent sowie strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
• Selbstständige, zuverlässige und teamorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung im Facility Management oder Workplace Management
• Erfahrung im Umgang mit Besuchermanagement- oder Ticketsystemen
• Kenntnisse im Dienstleister- oder Konferenzmanagement

WIR FREUEN UNS AUF SIE

Chancengleichheit ist uns wichtig - deshalb ermutigen wir ausdrücklich Menschen mit Behinderung, sich bei uns zu bewerben. Bei allem, was wir tun, werden wir von unseren RISE-Werten-Respekt,Integrität,Service undExzellenz – geleitet.