Office Assistant (m/w/d), Teilzeit (50%)

Cyber Valley GmbH; Tübingen; On-site; EUR 18,000 - 26,000; Part time

Job summary

Ein deutsches Forschungsinstitut in Tübingen sucht einen Office Assistant (m/w/d) in Teilzeit (50%), um das Team zu unterstützen. Zu den Aufgaben gehören die Überwachung des Bestands von Büromaterialien, die Pflege der Büroeinrichtungen sowie die Unterstützung bei Veranstaltungen. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat bringt eine abgeschlossene Berufsausbildung im Servicebereich mit und hat eine proaktive, ordnungsliebende Einstellung. Geboten wird ein freundliches und dynamisches Teamumfeld.

Qualifications

• Du hast eine Ausbildung in Hotellerie, Service oder einem organisatorischen Bereich.
• Erfahrung im Office Management ist von Vorteil, Quereinsteiger sind willkommen.
• Du bist proaktiv und schätzt Ordnung sowie Sauberkeit.
• Service-Herz: Sie freuen sich, wenn das Team glücklich ist.
• Erfahrung: Office-Management-Erfahrung ist wünschenswert, Quereinsteiger willkommen.

Responsibilities

• Überwachung des Bestands von Verbrauchsmaterialien.
• Verantwortung für den Zustand der Kaffeestationen.
• Pflege der Innenraumbegrünung und gemeinschaftlicher Räume.
• Erster Ansprechpartner für Lieferdienste und externe Dienstleister.
• Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen.

Skills

Proaktive Arbeitsweise

Ordnungsliebe

Freundliche, offene Art

Gastfreundschaft

Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossene Berufsausbildung in Hotellerie/Service oder kaufmännischen Bereich

Job description

Office Assistant (m/w/d), Teilzeit (50%)

Das ELLIS Institute Tübingen sucht einen Office Assistant zur Verstärkung ihres Teams!

Im dynamischen Umfeld des Cyber Valley entsteht mit dem ELLIS Institute Tübingen ein Europäischer Leuchtturm der Forschung zur künstlichen Intelligenz. Sie verbinden akademische Exzellenz mit der Agilität junger Unternehmen. In diesem Spirit bauen sie auch ihr Central Office auf.

Damit die Wissenschaftler*innen sich vollständig auf ihre Forschung konzentrieren können, brauchen sie im Hintergrund jemanden, der den Überblick behält.

Deine Aufgaben

Du sorgst dafür, dass sich das Team und die Gäste wohl- und willkommen fühlen und die Arbeitsumgebung einladend bleibt. Mit einem Blick für Details und einem grünen Daumen sorgst Du für eine professionelle und lebendige Umgebung und stellst sicher, dass alles Grundlegende funktioniert.

• Bestandsmanagement und Beschaffung: Du überwachst und koordinierst eigenständig die Bestände von Verbrauchsmaterialien (Bürobedarf, Getränke, Hygiene). Du führst Bestellungen durch, erledigst Einkäufe, um Engpässe zu vermeiden.
• Hospitality:Du übernimmst die Verantwortung für den einwandfreien Zustand der Kaffeestationen und Küchenbereiche. Dies beinhaltet die Wartung und Pflege der Kaffeemaschinen sowie die Sicherstellung von Hygiene und Ordnung in den Pausenräumen.
• Raumklima und Ambiente:Du kümmerst Dich um die Pflege der Innenraumbegrünung und achtest darauf, dass Gemeinschaftsflächen und Besprechungsräume stets repräsentativ und einladend sind.
• Empfang und Facility Support:Du fungierst als erste Anlaufstelle für Lieferdienste und externe Dienstleister und koordinierst kleinere handwerkliche Belange.
• Praktische Unterstützung bei Veranstaltungen: Du trägst mit Deiner Unterstützung zum Erfolg von externen und internen Veranstaltungen bei.

Was Du mitbringst

• Ausbildung:Du hast eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie & Service, im kaufmännischen oder organisatorischen Bereich.
• Anpacker-Mentalität:Du siehst Arbeit und erledigst sie proaktiv. Du bist Dir für praktische Tätigkeiten nicht zu schade.
• Ordnungsliebe:Sauberkeit und Struktur sind Dir wichtig.
• Service-Herz:Du freust dich, wenn das Team glücklich ist und hast eine freundliche, offene Art.
• Erfahrung:Vorkenntnisse im Office Management sind toll aber kein Muss. Quereinsteiger mit dem richtigen Blick sind willkommen!

Was Dir geboten wird

Sie legen Wert auf die Vielfalt der Kompetenzen ihrer Mitarbeitenden und fördern diese aktiv. Deshalb freuen sie sichüber Bewerbungen aller Interessierten, unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Bei gleicher Eignung stellen sie schwerbehinderte Menschen bevorzugt ein.

Sie sind ein kleines, dynamisches Team, das für die Abwicklung aller administrativen Prozesse des Instituts zuständig ist. Dabei setzen sie auf ein Höchstmaß an Kollegialität und volle Integration jedes Mitarbeiters / jeder Mitarbeiterin. Für sie sind Teamarbeit und gemeinsame Ziele keine Plattitüden. Deswegen herrscht am Institut ein einzigartiges Arbeitsumfeld, das von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist und in dem auch gelacht werden darf.

Die Stelle wird nach TV-L vergütet (Entgeltstufe und -Gruppe basierend auf berufsqualifizierenden Abschlüssen und vorangegangener berufsqualifizierender Erfahrung) vergütet.

Informiere Dich gerne vorab telefonisch bei Frau Dr. Annette Schmid, Telefon: [phone]