Event Manager(m/w/d)

Cyber Valley GMBH; Kelterle; Hybrid; EUR 20,000 - 31,000; Part time

Benefits offered by this job

Mobile Arbeiten nach Absprache

Flache Hierarchien

Job summary

Cyber Valley GmbH in Baden-Württemberg sucht einen engagierten Event Manager (m/w/d) in Teilzeit (50 %), der die Planung und Durchführung von Veranstaltungen in Präsenz, Hybrid und online verantwortet. Sie verhandeln mit Dienstleistern, koordinieren Stakeholder und organisieren komplette Logistik einschließlich Reisearrangements.

Zu den Aufgaben zählen Programmgestaltung, Gästebetreuung, Evaluation und die Entwicklung von Standards.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung im Eventbereich oder Hotelfach, oder vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägtes Servicebewusstsein und Freude an der Gastgeberrolle.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und Belastbarkeit.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und sicheres Auftreten gegenüber höherrangigen Personen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik.
• Sicherer Umgang gängiger Office-Tools; Erfahrung mit Registrierungs-/ Eventmanagement-Systemen von Vorteil.
• Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen zu Konferenzen, Messen o.ä. im europäischen Ausland.
• Hohe Lernbereitschaft und Fähigkeit sich in neue Themenfelder einzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit der VStättVO BW sowie deren praktischer Anwendung.
• Führerschein Klasse B, der das Führen von Fahrzeugen im europäischen Ausland ermöglicht.
• Sehr gute Deutsch‑und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Planung und Durchführung von Präsenz-, Hybrid- und Online-Formaten.
• Angebotseinholung und Verhandlung mit Dienstleistenden (Bedarfsmeldung, Locations, Catering, Technik, Sicherheit etc.).
• Koordination interner und externer Stakeholder.
• Organisation der kompletten Logistik: Raumplanung, Technik, Registrierung, Gästemanagement, Reiseplanung für Speaker: innen, Sicherheits- und Genehmigungsaspekte.
• Koordination von Event Materialien wie Messestände, Give aways sowie Präsentationen und Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung vor Ort.
• Mitwirkung an der Programmgestaltung in Abstimmung mit Fachteams; Betreuung der Gäste.
• Nachbereitung: Evaluation, Dokumentation, Lessons Learned, Pflege von Kontaktdatenbanken und Lieferantenlisten.
• Mitentwicklung von Eventstandards, Checklisten und Prozessbeschreibungen im Team.
• Einsatzorte: regelmäßig Tübingen und Stuttgart, sowie andere Orte in BW, i.d.R. zu den üblichen Bürozeiten. In Ausnahmen verschiebt sich die Arbeitszeit in den Abend, selten am Wochenende.

Skills

Servicebewusstsein

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Office‑Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung im Eventbereich/Hotelfach

Tools

Office-Tools

Eventmanagement-Systeme

Job description

Unsere Mission

Cyber Valley ist Europas größtes Kompetenzzentrum für Künstliche Intelligenz und Robotik. Der Innovationscampus steht für wissenschaftliche Exzellenz und Unternehmergeist und fördert Forschung, Entwicklung, Anwendung und Akzeptanz intelligenter Systeme.
Cyber Valley ist ein Netzwerk aus Wissenschaftler: innen, Unternehmer: innen, Investor: innen und Start-ups sowie Partnern aus Wissenschaft, Industrie und Gesellschaft. Die Cyber Valley GmbH fungiert als Dienstleisterin, zentrale Organisatorin und Gastgeberin dieser Community.
Als Event Manager (m/w/d) in Teilzeit (50 %) spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Planung und Umsetzung unserer Veranstaltungen. In dieser Position tragen Sie maßgeblich zum Wachstum und Erfolg von Cyber Valley bei und stärken Innovation und Zusammenarbeit in den Bereichen Künstliche Intelligenz und Robotik. Die Position ist zunächst befristet auf zwei Jahre.

Deine Mission

• Planung und Durchführung von Präsenz‑, Hybrid‑und Online‑Formaten.
• Angebotseinholung und Verhandlung mit Dienstleistenden (Bedarfsmeldung, Locations, Catering, Technik, Sicherheit etc.).
• Koordination interner und externer Stakeholder.
• Organisation der kompletten Logistik: Raumplanung, Technik, Registrierung, Gästemanagement, Reiseplanung für Speaker: innen, Sicherheits- und Genehmigungsaspekte.
• Koordination von Event Materialien wie Messestände, Give aways sowie Präsentationen und Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung vor Ort.
• Mitwirkung an der Programmgestaltung in Abstimmung mit Fachteams; Betreuung der Gäste.
• Nachbereitung: Evaluation, Dokumentation, Lessons Learned, Pflege von Kontaktdatenbanken und Lieferantenlisten.
• Mitentwicklung von Eventstandards, Checklisten und Prozessbeschreibungen im Team.
• Einsatzorte: regelmäßig Tübingen und Stuttgart, sowie andere Orte in BW, i.d.R. zu den üblichen Bürozeiten. In Ausnahmen verschiebt sich die Arbeitszeit in den Abend, selten am Wochenende.

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung im Eventbereich oder Hotelfach, oder vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägtes Servicebewusstsein und Freude an der Gastgeberrolle.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und Belastbarkeit auch bei parallelen Projekten und engen Deadlines.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und sicheres Auftreten gegenüber höherrangigen Personen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik.
• Sicherer Umgang gängiger Office‑Tools; Erfahrung mit Registrierungs‑/ Eventmanagement‑Systemen von Vorteil.
• Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen zu Konferenzen, Messen o.ä. im europäischen Ausland.
• Hohe Lernbereitschaft und Fähigkeit sich in neue Themenfelder einzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit der VStättVO BW sowie deren praktischer Anwendung.
• Führerschein Klasse B, der das Führen von Fahrzeugen im europäischen Ausland ermöglicht.
• Sehr gute Deutsch‑und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum wir?

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem hochsichtbaren, international vernetzten Innovationsökosystem mit Bezug zu KI, Robotik und Transfer.
• Eingruppierung nach TV‑L E8, 50% Teilzeit, mit der Möglichkeit einer späteren Aufstockung.
• Entscheidungs- und Gestaltungsspielraum.
• Enge Zusammenarbeit mit Wissenschaft, Wirtschaft und Politik.
• Modernes Arbeitsumfeld, flache Hierarchien und kollegiale Teamkultur; Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Absprache.
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit lebt und Vielfalt als Stärke versteht. Wir diskriminieren nicht aufgrund nicht arbeitsrelevanter Kriterien wie Alter, Herkunft, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung oder anderer Merkmale. Gemeinsam setzen wir uns für Arbeits- und Lernumgebungen ein, die inklusiv, gerecht und einladend sind.

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