Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Fraunhofer Gesellschaft; Bremen; On-site; EUR 3,200 - 4,200; Full time

Benefits offered by this job

Eltern-Kind-Büro

Kita-Belegplätze

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Job summary

Fraunhofer MEVIS sucht eine zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte sowie eine administrative Assistenz der Institutsleitung. Sie arbeiten eng mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen zusammen und übernehmen Büroorganisation, Korrespondenz und Aktenverwaltung in Deutsch und Englisch.

Zu Ihren Aufgaben gehören Termin- und Reisemanagement, Schnittstellenarbeit zu Wissenschaft, Verwaltung, Partnerinstitutionen sowie Fördergebern, sowie Vor- und Nachbereitung von Gremien- und

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder Bachelorabschluss oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Assistenz, Koordination, Wissenschaftsmanagement oder Office Management.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Selbstständige Assistenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache übernehmen.
• Organisation des Büros, Korrespondenzmanagement und Aktenpflege.
• Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Verwaltung, Partnerinstitutionen und Fördergebern.
• Termin- und Reisenmanagement inklusive Vor- und Nachbereitung von Meetings.

Skills

Assistenz

Koordination

Office-Management

Kommunikation

Education

Ausbildung/Bachelor

Tools

MS Office

Outlook

Job description

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de ) ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 74Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft – genauer: 30000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen.

Das Fraunhofer-Institut für Digitale Medizin MEVIS ist ein international vernetztes Forschungs- und Entwicklungszentrum für Computerunterstützung in der Medizin. Mit einem patientenzentrierten, auf klinische Abläufe zugeschnittenen Ansatz entwickelt Fraunhofer MEVIS Lösungen für die Früherkennung, Diagnose und sichere Therapie bedeutender Krankheiten. Möchten Sie uns helfen, dieses Ziel zu erreichen?

Hier sorgen Sie für Veränderung

Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Office und übernehmen die administrative Assistenz der Institutsleitung. Dabei arbeiten Sie eng mit erfahrenen Kolleg*innen zusammen.

• Sie übernehmen selbstständig professionelle Assistenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache
• Dazu gehören die Organisation des Büros, das Korrespondenzmanagement inkl. Verfassen und Abstimmen von Texten im Auftrag der Institutsleitung und die Pflege und Verwaltung von (vertraulichen) Unterlagen
• Sie arbeiten an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung, Partnerinstitutionen und Fördergebern und unterstützen die Abstimmung und inhaltliche Zuarbeit
• Im Termin- und Reisemanagement organisieren und betreuen Sie (internationale) Geschäftsreisen, Termine und Veranstaltungen wie Besprechungen und Gremientermine inkl. organisatorischer und inhaltlicher Vor- und Nachbereitung

Hiermit bringen Sie sich ein

• Abgeschlossene Berufsausbildung (zum Beispiel im kaufmännischen oder fremdsprachlichen Bereich), Bachelorstudium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einem für die Stelle relevanten Bereich, z. B. Assistenz, Koordination, Wissenschaftsmanagement, Office Management oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräner Umgang mit modernen Officetools sowie Offenheit für digitale und KI-gestützte Arbeitsweisen
• Nicht zuletzt punkten Sie in einem dynamischen Institutsumfeld durch Ihre Kommunikations- und Organisationsstärke, Verlässlichkeit und Serviceorientierung

Was wir für Sie bereithalten

• Respektvolle und kollegiale Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einem wertschätzenden, interdisziplinären Team
• Vielseitige, sinnstiftende Tätigkeit im Bereich der digitalen Medizin mit Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Prozesse mitzuentwickeln
• Kontinuierliches Lernen und qualitativ hochwertige Weiterbildungen durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm
• Moderner, attraktiver Arbeitsplatz an unserem Hauptsitz in Universitätsnähe
• Möglichkeit zur zeit- und ortsflexiblen Arbeitsgestaltung
• Gelebte Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. durch Eltern-Kind-Büro, Kita-Belegplätze, Lebenslagencoaching und Beratungsleistungen zu Homecare, Eldercare etc. in Kooperation mit dem pme Familienservice
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Entgeltumwandlung, sowie optional leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile
• Gute Erreichbarkeit: Zuschuss zum Deutschland-Ticket, ÖPNV-Anbindung, Mitarbeiterparkplätze und E-Ladeinfrastruktur für Auto und Fahrrad

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet; eine langfristige Zusammenarbeit wird angestrebt.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit mit mindestens 24 Stunden besetzt werden.Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Fraunhofer-Institut für Digitale Medizin MEVIS