Supporter Office Operations (m/w/d)

August-Wilhelm Scheer Institute for digitized products and processes gGmbH; Saarbrücken; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Bike leasing

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club

Obstkorb zwei Mal pro Woche

Flexible Arbeitszeitmodelle

Zusammenfassung

August-Wilhelm Scheer Institute for digitized products and processes gGmbH sucht eine tatkräftige Unterstützung im Office Operations-Bereich. Du sorgst für ein professionelles Office Management inklusive Travel, Einkauf und Briefverkehr und koordinierst externe Dienstleister sowie interne Services.

Du identifizierst Potenziale zur Prozessverbesserung und treibst Automatisierungs- und KI-Lösungen eigenständig voran.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder IT-Ausbildung, alternativ Studium.
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Erfahrung mit und Freude am Einsatz von Automatisierungs- und KI-Tools zur Prozessoptimierung.
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Sicherstellen eines professionellen Office Managements inkl. Travel Management, Einkauf und Briefverkehr.
• Koordination externer Dienstleister, Bestellungen und interner Services.
• Identifizieren von Effizienzpotenzialen und eigenständiges Vorantreiben von Prozessverbesserungen durch Automatisierung und KI.
• Übernehmen weiterer administrativer Sonderthemen.
• Bedarfsweise Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben.

Ausbildung

Kaufmännische oder IT-Ausbildung, alternativ Studium

Tools

Automatisierungs-Tools

KI-Tools

Jobbeschreibung

Deine neue Herausforderung

Organisation ist für dich nicht nur Abarbeiten, sondern echtes Gestalten? Du hältst den Laden am Laufen – von Post und Einkauf über Reisemanagement bis hin zu Inventarisierung. Gleichzeitig denkst du Prozesse weiter, erkennst Verbesserungspotenziale und entwickelst unsere Administrative mit Automatisierungen und KI weiter.

Deine neue Herausforderung

Organisation ist für dich nicht nur Abarbeiten, sondern echtes Gestalten? Du hältst den Laden am Laufen – von Post und Einkauf über Reisemanagement bis hin zu Inventarisierung. Gleichzeitig denkst du Prozesse weiter, erkennst Verbesserungspotenziale und entwickelst unsere Administrative mit Automatisierungen und KI weiter.

Du willst nicht nur im System arbeiten, sondern am System? Dann bewirb dich jetzt als Support Office Operations (m/w/d) und gestalte unsere internen Prozesse aktiv mit!

Deine Mission

• Sicherstellen eines professionellen und reibungslosen Office Managements für das Institut inklusive Travel Management, Einkauf und Briefverkehr
• Koordinieren externer Dienstleister, Bestellungen und interner Services
• Identifizieren von Effizienzpotenzialen und eigenständiges Vorantreiben von Prozessverbesserungen unter Nutzung von Automatisierungs- und KI-Tools
• Übernehmen weiterer administrativer Sonderthemen
• Bedarfsweise Unterstützen der Geschäftsführung bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder IT-Ausbildung, alternativ Studium
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Erfahrung mit und Freude an dem Einsatz von Automatisierungs- und KI-Tools zur Prozessoptimierung
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Warum wir?

• Jeden Tag das Gleiche? Nicht bei uns! Spannende Aufgaben in einem innovativen Umfeld, in dem du dich persönlich und fachlich weiterentwickeln kannst. Dein Gehirn bleibt in Bewegung – ganz ohne Jogginghose.
• Innovation mit Impact: Wir arbeiten an den Technologien von morgen – und du bist mittendrin. Von GreenTech bis Smart Processes: Bei uns gibt es kein Stehenbleiben, immer nur den nächsten Schritt nach vorn.
• Teamspirit? Check! Motivierte Kolleginnen und Kollegen, die nicht nur kluge Köpfe, sondern auch verdammt nette Menschen sind – das ist unser Team! Was zählt, ist, dass wir gemeinsam die besten Lösungen finden.
• Ideen willkommen: Bei uns gibt’s keine \"Das haben wir schon immer so gemacht\"-Mentalität. Wir bieten dir den Raum und die Unterstützung, um aus deinen Visionen echte Erfolge zu machen.
• Flexibilität? Auf jeden Fall! Bei uns bestimmst du selbst, wann, wo und womit du am produktivsten bist. Mac oder Windows? Du entscheidest. Flexitime, Mobile Work, Workation – wir unterstützen deinen persönlichen Work-Style.
• Benefits, die sich lohnen: Von Bikeleasing über betriebliche Altersvorsorge bis hin zum Urban Sports Club - und bei uns gibt es sogar ZWEI Obstkörbe die Woche!
• Onboarding? Rocket-Starter! Wir katapultieren dich schneller ins Team, als du \"Hallo\" sagen kannst. Wir sorgen dafür, dass du dich vom ersten Tag an wie ein Profi fühlst.

Über uns

Im August-Wilhelm Scheer Institut kommen kluge Köpfe unterschiedlicher Backgrounds zusammen, um gemeinsam digitale Innovationen und Geschäftsmodelle von morgen zu entwickeln. Unsere Vision: Wir bringen Forschung auf die Straße. Deshalb arbeiten wir an innovativen, sinnhaften und nachhaltigen Technologien und Geschäftsmodellen und das in enger Zusammenarbeit mit den Anwendern. An der Schnittstelle zwischen Forschung und Praxis denken wir die digitalen Lösungen der Zukunft voraus. Und genau da ist Platz für Dich und Deine Ideen. Unser Motto: Stärken stärken. Unsere Kompetenz: Potenziale entfalten. Und dafür suchen wir Dich! Wir mögen es individuell, interdisziplinär und innovativ. Wir schaffen Raum für persönliche Wege und Lebensentwürfe und gestalten Arbeitsbedingungen, die sich an deinen Lebensphasen und Bedürfnissen orientieren. Gemeinsam bringen wir Dein Talent an die richtige Stelle.

Du willst gemeinsam mit uns die Zukunft gestalten? Dann werde Teil unseres Teams!