Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Fraunhofer-Gesellschaft e.V. Zentrale München; Bremen; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Leistungsabhängige Vergütung

Zusammenfassung

Fraunhofer-Gesellschaft sucht eine zentrale Ansprechperson für administrative Assistenz der Institutsleitung. Sie arbeiten eng mit erfahrenen Kolleg*innen zusammen und übernehmen selbstständig Aufgaben in deutscher und englischer Sprache.

Zu den Aufgaben gehören Büroorganisation, Korrespondenzmanagement, Organisation internationaler Reisen und Termine. Sie bringen eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Bachelorstudium mit und verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie

Qualifikationen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in Assistenz, Koordination oder Office Management wünschenswert.
• Souveräner Umgang mit modernen Office-Tools und Offenheit für digitale Arbeitsweisen.

Aufgaben

• Organisation des Bürobetriebs und Korrespondenzmanagement (DE/EN).
• Unterstützung der Institutsleitung bei Terminen, Reisen und Gremienterminen.
• Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Verwaltung, Partnern und Fördergebern.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Dokumentation vertraulicher Unterlagen.

Kenntnisse

Deutsch & Englisch

Kommunikationsstärke

Organisationsgeschick

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Ausbildung

Berufsausbildung oder Bachelorabschluss

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Die Fraunhofer-Gesellschaft (www.fraunhofer.de) ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 74 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft - genauer: 30 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen.

Hier sorgen Sie für Veränderung

Als zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontakte sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf im Office und übernehmen die administrative Assistenz der Institutsleitung. Dabei arbeiten Sie eng mit erfahrenen Kolleg*innen zusammen.

Sie übernehmen selbstständig professionelle Assistenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache

• Dazu gehören die Organisation des Büros, das Korrespondenzmanagement inkl. Verfassen und Abstimmen von Texten im Auftrag der Institutsleitung und die Pflege und Verwaltung von (vertraulichen) Unterlagen
• Sie arbeiten an der Schnittstelle von Wissenschaft, Verwaltung, Partnerinstitutionen und Fördergebern und unterstützen die Abstimmung und inhaltliche Zuarbeit
• Im Termin- und Reisemanagement organisieren und betreuen Sie (internationale) Geschäftsreisen, Termine und Veranstaltungen wie Besprechungen und Gremientermine inkl. organisatorischer und inhaltlicher Vor- und Nachbereitung

Hiermit bringen Sie sich ein

• Abgeschlossene Berufsausbildung (zum Beispiel im kaufmännischen oder fremdsprachlichen Bereich), Bachelorstudium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einem für die Stelle relevanten Bereich, z. B. Assistenz, Koordination, Wissenschaftsmanagement, Office Management oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveräner Umgang mit modernen Officetools sowie Offenheit für digitale und KI-gestützte Arbeitsweisen
• Nicht zuletzt punkten Sie in einem dynamischen Institutsumfeld durch Ihre Kommunikations- und Organisationsstärke, Verlässlichkeit und Serviceorientierung

Was wir für Sie bereithalten

• Respektvolle und kollegiale Zusammenarbeit auf Augenhöhe in einem wertschätzenden, interdisziplinären Team
• Vielseitige, sinnstiftende Tätigkeit im Bereich der digitalen Medizin mit Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, Prozesse mitzuentwickeln
• Kontinuierliches Lernen und qualitativ hochwertige Weiterbildungen durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm
• Moderner, attraktiver Arbeitsplatz an unserem Hauptsitz in Universitätsnähe
• Möglichkeit zur zeit- und ortsflexiblen Arbeitsgestaltung
• Gelebte Vereinbarkeit von Familie und Beruf, z. B. durch Eltern-Kind-Büro, Kita-Belegplätze, Lebenslagencoaching und Beratungsleistungen zu Homecare, Eldercare etc. in Kooperation mit dem pme Familienservice
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Entgeltumwandlung, sowie optional leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile
• Gute Erreichbarkeit: Zuschuss zum Deutschland-Ticket, ÖPNV-Anbindung, Mitarbeiterparkplätze und E-Ladeinfrastruktur für Auto und Fahrrad