Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Uni Freiburg; Freiburg im Breisgau; Remote; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Jobticket

Hanse-Fit

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Job summary

Uni Freiburg sucht eine*n Verwaltungsmitarbeiter*in am Institut für Psychologie in Freiburg im Breisgau. Sie unterstützen die Professuren der Arbeits- und Organisationspsychologie sowie Pädagogischen Psychologie und arbeiten in einem jungen Team, das Digitalisierung, KI und Psychologie verbindet.

Zu Ihren Aufgaben gehören Budgetüberwachung, Abrechnungen, Sekretariatsaufgaben, Lehr- und Prüfungsplanung in HISinOne/ILIAS, Webseitenpflege und Veranstaltungsplanung.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich.
• Sehr gute Office-Kenntnisse.
• Gute Deutschkenntnisse C1 und Englischkenntnisse B2.
• Erfahrung im Sekretariats- bzw. Verwaltungsbereich vorteilhaft.
• Erfahrung mit HISinOne/ILIAS/SAP-SRM wünschenswert.

Responsibilities

• Administrative Verwaltung, z. B. Reisekostenverwaltung, Vorbereitung von Personalmaßnahmen und -verwaltung.
• Selbstständige Finanzverwaltung von Haushaltsmitteln und Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, EU u.a.).
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, Post/E-Mail/Telefon, Beschaffungen und Abrechnungen (z.B. SAP-SRM).
• Unterstützung bei Lehr- und Prüfungsplanung sowie Verwaltung in HISInOne und ILIAS.
• Pflege von Webseiten und Mitarbeit bei der Veranstaltungsplanung.
• Flexible Arbeitszeiten, Home Office-Option und eigenverantwortliches Arbeiten.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Deutsch C1

Englisch B2

Organisationstalent

Education

Berufsausbildung im Büro-/Verwaltungsbereich

Tools

HISinOne

ILIAS

SAP-SRM

Job description

Das Institut für Psychologie besetzt eine Stelle als Verwaltungsmitarbeiter*in (m/w/d)

Sie unterstützen die Professuren der Arbeits- und Organisationspsychologie sowie der Pädagogischen Psychologie Instituts für Psychologie. Sie werden Teil eines jungen Team, das innovative Forschung betreibt an der Schnittstelle Digitalisierung inklusive Künstliche Intelligenz und Psychologie – ihre Verwaltungstätigkeiten sind ein wichtiger Beitrag zur Unterstützung dieser Forschung.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:

• Administrative Verwaltung bspw. Reisekostenverwaltung, Vorbereitung von Personalmaßnahmen und -verwaltung
• Selbstständige Finanzverwaltung von Haushaltsmitteln und Drittmittelprojekten (DFG, BMBF, EU u.a.), insbesondere Mittelbewirtschaftung, -budgetierung, -überwachung und –abrechnung nach Vorgaben der Zuwendungsgeber, des Landes Baden-Württemberg und der Universität
• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben u.a. Postein- und -ausgang, E-Mail- und Telefonbeantwortung, Abwicklung von Beschaffungen und Abrechnungen z.B. über SAP-SRM
• Unterstützung bei der Lehr- und Prüfungsplanung und Verwaltung in HISInOne und ILIAS
• Pflege von Webseiten
• Mitarbeit bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen
• Sonstige Verwaltungsaufgaben nach Weisung
• Eine für diese Tätigkeit qualifizierende abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich (z.B. Verwaltungsfachangestellte*r, Büromanagement)
• Sehr gute Office-Kenntnisse, idealerweise Erfahrung mit HISinOne, ILIAS, SAP-SRM
• Optimalerweise Berufserfahrung im Sekretariats- / Verwaltungsbereich
• Optimalerweise Erfahrung im Drittmittelbereich
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit (Deutsch C1)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2)
• Serviceorientierte, eigenständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Flexibilität, Engagement und Durchsetzungsfähigkeit
• Eigeninitiative und Freude daran, sich in neue Gebiete einzuarbeiten
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit Teile der Arbeitstätigkeit im Home Office durchzuführen
• Eine vielseitige Tätigkeit
• Eine vertrauensvolle Arbeitsumgebung mit der Möglichkeit für selbstverantwortliches Arbeiten
• Die Universität als Arbeitgeberin bietet ein umfangreiches, internes Weiterbildungsangebot, Job Ticket, Zugang zu Hanse-Fit als Sportangebot, hohe Sicherheit des Arbeitsplatzes als Teil des öffentlichen Dienstes, Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und vieles mehr

Die Stelle ist unbefristet. Die Vergütung erfolgt nach E6 TV-L.

Für die hier ausgeschriebene Position freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Frauen.