Mitarbeiter:in im Sekretariat (m/w/d)

Bischöfliches Generalvikariat Aachen; Aachen; On-site; EUR 43,000 - 48,000; Part time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Weihnachtsgeld & pauschale Jahreszahl

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten nach Absprache

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Deutschlandticket

Familienfreundliche Personalpolitik

Cambio Carsharing

Bike Leasing

Urban Sports Club

Job summary

Der Bischöfliche Generalvikariat Aachen sucht eine/n Sekretariatsmitarbeiter/in in Teilzeit (19,5 Std./Woche, 50 %). Die unbefristete Stelle unterstützt die Leitung, Präventions- und Interventionsbeauftragte sowie Kooperationspartner in Kommunikation und Verwaltung.

Zu Ihren Aufgaben zählen Terminplanung, Postverteilung, Aktenführung, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Erstellung von Dokumentationen und Prozessen.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Sicherheit im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen.
• Serviceorientierung, Organisations- und Kommunikationsgeschick.
• Diskretion.
• Identifikation mit den Aufgaben, Zielen und Werten der katholischen Kirche.

Responsibilities

• Administrative Anlauf-, Informations- und Koordinationsstelle für den/die Vorgesetzte/n, die Mitarbeiter:innen der Organisationseinheit sowie für Besucher:innen und Anrufer:innen.
• Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (Termine, Anrufe, Postverteilung, Schreibarbeiten, Aktenführung, Bereitstellung von Büromaterial, Kopier- und Druckaufträge).
• Entlastung des/der Vorgesetzten und der Mitarbeiter:innen in allen administrativen Angelegenheiten (Vor- und Nachbereitung von Schulungen, Meetings, Konferenzen, Veranstaltungen).
• Erstellen von Dokumentationen, Prozessabläufen und digitalen Verfahren.

Skills

Office-Apps

Serviceorientierung

Organisation

Diskretion

Sprachfähigkeit

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement

Tools

MS Office

Job description

gesucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 19,5 Std./Woche (50 % Beschäftigungsumfang), unbefristet.

Der Bischöfliche Stab ist ein zentrales Leitungsinstrument im Bistum Aachen. Er unterstützt Bischof Dr. Helmut Dieser und Generalvikar Jan Nienkerke in der Leitung der Diözese - insbesondere bei der Umsetzung eines synodalen und partizipativen Führungsstils, wie er im "Heute bei Dir" Prozess entwickelt wurde.

Die Stabsabteilung PIA befördert den inneren Zusammenhang von wirksamer Prävention, fachgerechter Intervention und nachhaltiger Aufarbeitung sexueller Gewalt und wird arbeitsteilig tätig. Sie unterstützt durch fachgerechte Maßnahmen, Konzepte und Kampagnen die Entwicklung einer allgemeinen Kultur der Achtsamkeit in der Kirche im Bistum Aachen. Betroffenen bietet PIA vertrauensvolle und qualifizierte Unterstützung an und mit den Aufarbeitungsgremien arbeitet sie professionell zusammen. Ein reflektiertes und kompetentes Handeln stärkt Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer Sprachfähigkeit und schützt sie im Verhalten.

Als Mitarbeiter:in im Sekretariat unterstützen Sie die Leitung, die Präventions- und Interventionsbeauftragten sowie die unterschiedlichen Kooperationspartner in der Kommunikation und in administrativen Aufgaben.

Ihre Verantwortung

• Administrative Anlauf-, Informations- und Koordinationsstelle für den/die Vorgesetzte/n, die Mitarbeiter:innen der Organisationseinheit sowie für Besucher:innen und Anrufer:innen
• Erledigung aller anfallenden Sekretariatsaufgaben (z. B. Termine, Anrufe, Postverteilung, Schreibarbeiten, Führung von Statistiken, Aktenführung und -ablage, Bereitstellung von Büromaterial und Bearbeitung der gesamten Kopier- und Druckaufträge)
• Entlastung und Unterstützung des/der Vorgesetzten sowie der Mitarbeiter:innen der Organisationseinheit in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten (z. B. in der sach- und termingerechten Vor- und Nachbereitung von Schulungen, Besprechungen, (Video-)Konferenzen, Klausurtagungen, Veranstaltungen etc.)
• Erstellen von Dokumentationen, Prozessabläufen und digitalen Verfahren

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherheit im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
• Serviceorientierung, Organisations- und Kommunikationsgeschick
• Diskretion
• Identifikation mit den Aufgaben, Zielen und Werten der katholischen Kirche

Wir bieten

• Betriebliche Altersvorsorge
• Weihnachtsgeld & pauschale Jahreszahlung
• Flexible Arbeitszeiten
• Mobiles Arbeiten nach Absprache
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigtes Deutschlandticket
• Familienfreundliche Personalpolitik
• Cambio Carsharing
• Bike Leasing
• Urban Sports Club

Vergütung bis EG 7 KAVO nach Berufserfahrung zwischen 43.131€ bis 48.206€ Jahresbrutto, perspektivisch bis 52.952€ bei Vollzeit-Anstellung.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und gleicher persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bei Fragen wenden Sie sich an:
Abteilung Personalmanagement - Herr Benjamin Vorländer
Telefon: [phone]