Mitarbeiter*in im Sekretariat der Direktion (w/m/d)

Leibniz-Gemeinschaft; Potsdam; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein Forschungsinstitut für Zeitgeschichte in Potsdam sucht eine*n Mitarbeiter*in im Sekretariat der Direktion. Diese unbefristete Teilzeitstelle (20 Wochenstunden) legt großen Wert auf hohe Kommunikationsfähigkeit und Organisationstalent. Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung von Korrespondenz, Terminplanung und die Unterstützung bei Veranstaltungen. Wir bieten einen spannenden Arbeitsplatz mit Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie flexiblen Arbeitszeiten.

Leistungen

30 Tage Erholungsurlaub

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Jahressonderzahlung

Bezuschusstes Deutschlandticket

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder längere Berufserfahrung in einer sekretariatsaffinen Arbeitsstelle.
• Hohes Maß an Einsatzbereitschaft und Einfühlungsvermögen.

Aufgaben

• Selbständige Erledigung des Schriftverkehrs für die Direktorin und den Direktor.
• Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Termin- und Reisekoordination.
• Pflege und Verwaltung der Sekretariatsakten.

Kenntnisse

Hohe Kommunikationsfähigkeit

Ausgeprägtes Organisationsvermögen

Sehr gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen

Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Fachangestellte*r für Bürokommunikation

Jobbeschreibung

Das Leibniz-Zentrum für Zeithistorische Forschung Potsdam (ZZF) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Mitarbeiter*in im Sekretariat der Direktion (w/m/d)

Die Stelle ist in Teilzeit (20 Wochenstunden) und unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt in der Entgeltgruppe 9a TV-L.

Ihre Aufgaben

• Selbständige Erledigung des Schriftverkehrs für die Direktorin und den Direktor des ZZF
• Erledigung von Korrespondenz in deutscher und zum Teil in englischer Sprache
• Selbständige Pflege und Verwaltung der Sekretariatsakten
• Termin- und Reisekoordination
• Bearbeitung des Postein- und Postausgangs
• Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Pflege der Datenbanken und Intranet-Inhalte der DirektionUnterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Seminaren mit internationaler Beteiligung, einschließlich der Betreuung der Gäste
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Protokollführung

Ihr Profil3>

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation und/oder längere Berufserfahrung in einer sekretariatsaffinen Arbeitsstelle
• Hohe Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägtes Organisationsvermögen
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, etc.) und Bereitschaft zur Einarbeitung in andere EDV-Programme
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung

Wir bieten

• Einen spannenden Arbeitsplatz mit einem engagierten Team
• Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zweier arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12
• Jahressonderzahlung nach TV-L
• Vom Arbeitgeber bezuschusstes Deutschlandticket

Wir wünschen uns eine Verstärkung für unser Sekretariatsteam mit Interesse für Zeitgeschichte, hoher Einsatzbereitschaft, Einfühlungsvermögen im Umgang mit Kooperationspartnern und Kolleg*innen, exzellenter Arbeitsorganisation und Flexibilität.
Das ZZF ist ein Forschungsinstitut zur deutschen und europäischen Zeitgeschichte und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Wir bieten Ihnen ein anspruchsvolles und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit einem motivierenden und kollegialen Arbeitsklima sowie eine flexible Arbeitszeitgestaltung.
Das ZZF Potsdam fördert Chancengerechtigkeit genauso wie soziale und kulturelle Diversität. Die Ausschreibung richtet sich ausdrücklich an Menschen aller Geschlechter (m/w/d). Bewerbungen von Frauen werden gemäß Gleichstellungsplan des ZZF besonders berücksichtigt. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt.
Bitte schicken Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (CV, Zeugnisse,) unter der Kennziffer NWM 07-2025 bis zum 04.01.2026 ausschließlich auf elektronischem Wege als EIN PDF-Dokument an: .
Für weitere Auskünfte zu den Aufgabengebieten wenden Sie sich bitte an Lars Hübner .
Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich Mitte/Ende Januar 2026 statt.
Während des Bewerbungsprozesses speichern und verarbeiten wir die von Ihnen übersandten Daten. Dem können Sie jederzeit unter: widersprechen.
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