Mitarbeiter*in im Büromanagement am Geographischen Institut

Christian-Albrechts-Universität zu Kiel; Kiel; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Universität in Schleswig-Holstein sucht eine*n Mitarbeiter*in im Büromanagement. Die Position umfasst die Verwaltung von Haushaltsmitteln und administrative Unterstützung. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden Beruf, sehr gute Deutschkenntnisse und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung. Die Stelle bietet flexible Arbeitszeiten und attraktive Weiterbildungsangebote.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Fort- und Weiterbildungen

Jobticket

Sportprogramm zu vergünstigten Konditionen

Qualifikationen

• 3-jährige Berufserfahrung in Bürotätigkeiten oder Sekretariat.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C1).
• Gute Englischkenntnisse (mindestens Level B1).

Aufgaben

• Verwaltung von Haushaltsmitteln und administrative Unterstützung.
• Bearbeitung von Personal- und Studienangelegenheiten.
• Ansprechpartner*in für Mitarbeiter*innen und Studierende.

Kenntnisse

PC-Kenntnisse (MS Office)

Kommunikationsstärke

Organisationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Flexibilität

Belastbarkeit

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbar

Jobbeschreibung

Stellenbezeichnung

Mitarbeiter*in im Büromanagement am Geographischen Institut

Überblick

Der Text beschreibt eine unbefristete Stelle im Büromanagement am Geographischen Institut der CAU Kiel mit reduzierter wöchentlichen Arbeitszeit (3/4). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tarifrechtlichen Voraussetzungen in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt derzeit 29,025 Std./Woche; bis zum 31. August 2028 ist eine Vertretung im Umfang von 25 % vorgesehen (9,675 Std. in Vollzeit).

Zum nächstmöglichen Termin ist diese Stelle zu besetzen. Die Abteilung ist Teil des Sekretariatspools.

Aufgaben

• Verwaltung von Haushaltsmitteln und administrative Unterstützung drittmittelgeförderter Projektvorhaben, z. B. durch Erstellung von Verwendungsnachweisen / Mittelabrufen sowie Budgetüberwachung (u. a. MachWeb) in Abstimmung mit den Projektleiter*innen und den zuständigen Fachabteilungen der CAU.
• Institutsübergreifende Bearbeitung von Exkursionen, einschließlich Berechnung von Exkursionszuschüssen / Abrechnung gemäß Exkursionsrichtlinie und Abstimmung mit der Exkursionsleitung und der zuständigen Fachabteilung der Universität.
• Bearbeitung, Prüfung von (internationalen) Rechnungen und Anfertigung von unterschriftsreifen Auszahlungsanordnungen / Reverse Charge.
• Bearbeitung von Personal- und Studienangelegenheiten, z. B. Abwicklung von Urlaubs- / Zeitausgleichanträgen und Pflege der Abwesenheitsdatenbank.
• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und -abrechnungen; allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.
• Ansprechpartner*in für Institutsmitarbeiter*innen, Studierende und Externe; Vertretung der Kolleginnen in Abwesenheitszeiten.

Profil

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Berufsfeld oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens 3-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder in einem Sekretariat der CAU.
• Sehr gute PC-Kenntnisse (gängige MS Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel) und praxisbezogene Erfahrungen im Umgang mit EDV-gestützter Büroorganisation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C1).
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Level B1).
• Bereitschaft und Fähigkeit zum selbstständigen und verantwortungsvollen Arbeiten.
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten; Organisationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit.

Wünschenswert

• Kenntnisse in Bezug auf die Organisation und Verwaltungsverfahren einer Universität.

Wir bieten

Es erwartet Sie eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an der größten Hochschule des Landes Schleswig-Holstein in einer Stadt mit hoher Lebensqualität. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir flexible Arbeitszeitgestaltung und sehr gute Voraussetzungen für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Darüber hinaus bieten wir attraktive Fort- und Weiterbildungen, Gesundheitsmanagement, Jobticket sowie ein attraktives Sportprogramm zu vergünstigten Konditionen.

Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel versteht sich als moderne und weltoffene Arbeitgeberin. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Die Hochschule setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein: Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bewerben.

Important note: Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

Weitere Informationen

Die folgenden Karrierestufen, Beschäftigungsverhältnisse und Tätigkeitsbereiche wurden im Originaltext genannt, entsprechen jedoch der Struktur der Stellenanzeige:

• Karrierestufe: Berufseinstieg
• Beschäftigungsverhältnis: Vollzeit
• Tätigkeitsbereich: Marketing, Öffentlichkeitsarbeit/PR und Schreiben/Redaktion
• Branchen: Verwaltungs- und Supportdienstleistungen

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