Mitarbeiter Büroorganisation & Administration (m/w/d)

Exclusive Associates UK Limited; Düsseldorf; Sur place; EUR 42 000 - 60 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Moderne Penthouse-Bürofläche

Teamevents & gemeinsame Aktivitäten

Weiterbildungsprogramme

Résumé du poste

Exclusive Associates sucht eine organisatorische Allrounder-Persönlichkeit, die im Hintergrund die Fäden zieht, den Überblick behält und das Büro kompetent managt. Sie unterstützen das Management, planen Termine, koordinieren Räume und bereiten Meetings sowie Teamevents vor.

Sie pflegen interne Zahlen, Präsentationen und regelmäßige Berichte, betreuen kleinere Projekte zur Digitalisierung der Büroabläufe und kommunizieren freundlich mit Dienstleistern, Partnern und dem Team.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Fokus BWL/Organisation.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Zuverlässigkeit, Ruhe auch in stressigen Tagen.
• Offenes, freundliches Auftreten und Serviceorientierung.
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel/PowerPoint.
• Fließende Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Engagement, Pünktlichkeit und Teamgeist.

Responsabilités

• Unterstützung des Managements im organisatorischen Büroalltag.
• Komplette Organisation des Penthouse-Büros: Terminplanung, Raumkoordination, Meetings- und Teamevents-Vorbereitung.
• Aufbereitung und Pflege interner Zahlen, Präsentationen und regelmäßiger Berichte.
• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte zur Digitalisierung der Büroabläufe.
• Freundliche, professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Team
• Regelmäßige Pflege und Aktualisierung interner Systeme und Datenbanken.

Connaissances

Organisationsgeschick

Teamorientierung

Kommunikation

Stressresistenz

Selbstständigkeit

Formation

Kaufmännische Ausbildung

BWL/Organisation Studium

Outils

MS Office

Excel

PowerPoint

Description du poste

Deine Chance

Du liebst es, im Hintergrund die Fäden zu ziehen, den Überblick zu behalten und als sympathischer Ansprechpartner für das gesamte Team da zu sein? In dieser wichtigen Rolle bist du das organisatorische Herzstück unseres Büros. Du hältst unserem Management den Rücken frei, verbesserst tägliche Abläufe und sorgst mit deiner offenen Art dafür, dass sich alle in unserem modernen Office rundum wohlfühlen.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit über 20 Jahren bringen wir als erfolgreiche Personalberatung Fach- und Führungskräfte aus der zukunftssicheren IT- und MINT-Branche mit den passenden Unternehmen zusammen. Von unserem modernen Penthouse-Büro im Herzen von Düsseldorf aus arbeiten wir flexibel und zeitgemäß. Bei uns treffen klare Abläufe auf ein motiviertes Team, flache Hierarchien und ein echtes Wohlfühlklima.

Deine Aufgaben

• Strukturierte und vorausschauende Unterstützung unseres Managements im organisatorischen Büroalltag
• Komplette Organisation unseres Penthouse-Büros wie zum Beispiel die Terminplanung, Raumkoordination sowie die Vorbereitung von Meetings und Teamevents
• Zuverlässige Aufbereitung und Pflege von internen Zahlen, Präsentationen und regelmäßigen Berichten
• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte mit dem Ziel, unsere täglichen Büroabläufe noch digitaler zu machen
• Freundliche und professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem gesamten Team
• Regelmäßige Pflege und Aktualisierung unserer internen Systeme und Datenbanken

Dein Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (zum Beispiel im Büromanagement) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation
• Eine sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch an stressigen Tagen die Ruhe und den Überblick zu bewahren
• Ein offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, besonders in Excel und PowerPoint
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Basiskenntnisse in englischer Sprache
• Hohes Engagement, Pünktlichkeit und echte Freude an der Arbeit im Team

Deine Benefits

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstütz

Interesse geweckt?

Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered.