Operations & Workspace Specialist (m/w/d)

Exclusive Associates UK Limited; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Penthouse-Büro in Düsseldorf

Kaffee & Snacks

Teamevents & Ausflüge

Unternehmenskultur & Feedback

Coachings & Weiterbildungsprogramme

Teamwork auf Augenhöhe

Job summary

Exclusive Associates UK Limited sucht eine engagierte Büroorganisation- und Management-Support-Persönlichkeit für die Zentrale in Düsseldorf. Sie fungieren als organisatorisches Rückgrat, optimieren Workflows und schaffen eine offene, serviceorientierte Anlaufstelle für das Team.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Koordination des Penthouse-Büros, die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie die regelmäßige Erstellung von Reports.

Qualifications

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation.
• Eine ausgeprägt strukturierte, detailorientierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Flexibilität und Prioritäten setzen auch in lebhaften Phasen.
• Offenes, serviceorientiertes Auftreten gegenüber internen/externen Ansprechpartnern.
• Routinierter Umgang mit MS-Office-Anwendungen, insbesondere Excel und PowerPoint.

Responsibilities

• Strukturierte Unterstützung des Managements bei organisatorischen Herausforderungen des Alltags.
• Ganzheitliche Koordination des Penthouse-Büros inklusive Termin- und Raumplanung sowie Meetings/Teamevents.
• Aufbereitung, Auswertung und Pflege zentraler Geschäftszahlen, Präsentationsunterlagen und Reportings.
• Eigenständige Betreuung und Umsetzung kleinerer interner Projekte zur Digitalisierung von Büroprozessen.
• Professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Teammitgliedern.
• Administration, Qualitätssicherung und Optimierung von CRM-Systemen und Datenbanken.

Skills

Organisations Talent

Selbstständige Arbeitsweise

Flexibilität

Kommunikationsstärke

MS Office

Deutsch verhandlungssicher

Education

Kaufmännische Ausbildung

Studium mit Schwerpunkt BWL/Wirtschaft/Organisation

Tools

Excel

PowerPoint

MS Office

Job description

Deine Chance

Du liebst es, hinter den Kulissen die Fäden zu ziehen, administrative Exzellenz mit Herz zu füllen und als zentrale Anlaufstelle für ein dynamisches Team zu agieren? In dieser wichtigen Funktion bist du das organisatorische Rückgrat unserer Zentrale. Du hältst unserem Management proaktiv den Rücken frei, optimierst Workflows und sorgst mit deiner offenen Art dafür, dass unser modernes Office ein absoluter Wohlfühlort bleibt.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als zwei Jahrzehnten eine feste Größe in der Vermittlung von Fach- und Führungskräften innerhalb der zukunftsorientierten IT- und MINT-Branche. Von unserem modernen Penthouse-Office im Herzen von Düsseldorf aus gestalten wir die HR-Welt agil und zeitgemäß. Bei uns treffen klare, moderne Prozesse auf ein hochmotiviertes Team, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre.

Deine Aufgaben

• Strukturierte und vorausschauende Unterstützung des Managements bei allen organisatorischen und administrativen Herausforderungen des Alltags
• Ganzheitliche Koordination unseres Penthouse-Büros inklusive einer vorausschauenden Termin- und Raumplanung sowie der Organisation von Meetings und Teamevents
• Verlässliche Aufbereitung, Auswertung und Pflege von zentralen Geschäftszahlen, Präsentationsunterlagen und regelmäßigen Reportings
• Eigenständige Betreuung und Umsetzung kleinerer interner Projekte mit dem klaren Fokus auf die fortschreitende Digitalisierung unserer Büroprozesse
• Herzliche, verbindliche und professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem gesamten Team auf Augenhöhe
• Kontinuierliche Administration, Qualitätssicherung und zielgerichtete Optimierung unserer CRM-Systeme und internen Datenbanken

Dein Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (beispielsweise im Büromanagement oder als Industriekaufleute) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation
• Eine ausgeprägt strukturierte, detailorientierte und vollkommen selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Flexibilität und die ausgeprägte Fähigkeit, auch in lebhaften Phasen die richtigen Prioritäten zu setzen und stets die Ruhe zu bewahren
• Ein offenes, serviceorientiertes und jederzeit souveränes Auftreten gegenüber verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern
• Routinierter und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere fundierte Kenntnisse in Excel und PowerPoint
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Basiskenntnisse in englischer Sprache
• Hohes Engagement, absolute Zuverlässigkeit und eine spürbare Leidenschaft für echte Teamarbeit

Benefits

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre
• Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick
• Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander
• Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert
• Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg
• Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt

Interesse ?

Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered