Mitarbeiter Office Management & Teamassistenz (m/w/d)

Exclusive Associates UK Limited; Düsseldorf; On-site; EUR 40,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Penthouse-Büro in Düsseldorf

Kaffee/Snacks kostenlos

Regelmäßige Team-Events

Weiterbildungsprogramme

Unternehmenskultur mit Wertschätzung

Job summary

Exclusive Associates UK Limited sucht eine engagierte Assistenz im Office-Management für den Düsseldorfer Standort. Sie unterstützen das Management, koordinieren Termine, organisieren Meetings und Events und verbessern interne Workflows durch eigenverantwortliche Projekte.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium mit. Erwartet wird eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, eine serviceorientierte Haltung sowie hervorragende MS-Office-Kenntnisse

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium mit BWL/Organisation.
• Strukturierte, detailgetreue und selbstständige Arbeitsweise.
• Zuverlässigkeit auch in hektischen Phasen.
• Serviceorientiertes Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Fließendes Deutsch, Englisch-Grundkenntnisse.

Responsibilities

• Verlässliche Entlastung des Managements im Büroalltag.
• Office-Management im Penthouse, Terminkoordination, Raumverwaltung, Meetings & Events.
• Aufbereitung von Kennzahlen, Präsentationsunterlagen und Reportings.
• Eigenverantwortliche Steuerung kleinerer Projekte zur Modernisierung der Workflows.
• Ansprechpartner für externe Dienstleister, Geschäftspartner und Team.
• Administration und Pflege interner Datenbanken und Systeme.

Skills

Organisationsfähigkeit

MS-Office (Excel, PowerPoint)

Kundenorientierung

Teamwork

Deutsch fließend

Englische Grundkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Excel

PowerPoint

Job description

Über uns

Du liebst es, hinter den Kulissen die Fäden zu ziehen, vorausschauend zu planen und als kommunikatives Organisationstalent unserem Team den Rücken freizuhalten? In dieser zentralen Funktion bist du das Herzstück unseres Düsseldorfer Standorts. Du unterstützt unsere Führungskräfte proaktiv im administrativen Tagesgeschäft, feilst an effizienten Büroabläufen und sorgst mit deiner offenen, positiven Art dafür, dass sich Mitarbeitende und Gäste in unserer modernen Arbeitsumgebung rundum wohlfühlen.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als 20 Jahren bringen wir als erfolgreiche Personalberatung die klügsten Köpfe aus den Bereichen IT und Tech mit zukunftsorientierten Unternehmen zusammen. In unserem exklusiven Penthouse-Büro mitten in Düsseldorf leben wir moderne, digitale Prozesse und flache Hierarchien. Bei uns treffen klare Strukturen auf ein motiviertes Team, eine von echter Wertschätzung geprägte Kultur und eine tolle Wohlfühlatmosphäre.

Deine Aufgaben

• Verlässliche, vorausschauende Entlastung unseres Managements bei allen organisatorischen Aufgaben im Büroalltag
• Verantwortung für das gesamte Office-Management in unserem Penthouse, einschließlich Terminkoordination, Raumverwaltung sowie die Vorbereitung von Meetings und internen Events
• Sorgfältige Aufbereitung, Aktualisierung und Bereitstellung von betrieblichen Kennzahlen, Präsentationsunterlagen und Reportings
• Eigenverantwortliche Steuerung kleinerer Projekte mit dem Ziel, unsere internen Workflows noch moderner und digitaler aufzustellen
• Erste Anlaufstelle für eine freundliche, professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Geschäftspartnern und dem Team
• Kontinuierliche Administration und Pflege unserer internen Datenbanken und Systeme

Dein Profil

• Eine erfolgreich absolvierte kaufmännische Ausbildung (beispielsweise im Büromanagement) oder ein Studium mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft, Wirtschaft oder Organisation
• Eine ausgeprägt strukturierte, detailgetreue und selbstständige Arbeitsweise
• Absolute Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit, auch in lebhaften Phasen den Überblick und ein Lächeln zu bewahren
• Ein offenes, serviceorientiertes und jederzeit souveränes Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen
• Routine im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere gute Kenntnisse in Excel und PowerPoint
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide Grundkenntnisse der englischen Sprache
• Hohe Motivation, Pünktlichkeit und echte Freude an der engen Zusammenarbeit im Team

Benefits

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung
• Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre
• Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick
• Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander
• Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert
• Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg
• Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt