Workspace Coordinator & Teamassistenz (m/w/d)

Exclusive Associates UK Limited; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Modernes Büro in Düsseldorf

Kostenlose Kaffee- und Getränkeauswahl

Regelmäßige Teamevents

Unternehmenskultur mit Wertschätzung

Interne Weiterbildungsprogramme

Arbeiten im hochmotivierten Team

Job summary

Exclusive Associates sucht eine engagierte Büro- und Office-Management-Führungskraft in Düsseldorf. Du bildest das organisatorische Fundament des Standorts, unterstützt die Geschäftsführung proaktiv und optimierst Kanzlei- und Büroprozesse.

Du koordinierst das Penthouse-Büro, planst Räume und Termine, bereitest Meetings vor und erstellst regelmäßige Berichte. Du arbeitest eng mit dem Team zusammen und trägst zu einer positiven, effizienten Arbeitsatmosphäre bei.

Qualifications

• Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Zuverlässigkeit, auch an stressigen Tagen.
• Offenes, freundliches Auftreten mit starkem Serviceorientierung.
• Sichere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel/PowerPoint.

Responsibilities

• Strukturierte und vorausschauende Unterstützung des Managements im Büroalltag.
• Koordination des Penthouse-Büros, Raum- und Terminplanung, Meetings vorbereiten
• Aufbereitung, Pflege und Bereitstellung von Kennzahlen, Unterlagen und Berichten
• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte zur Digitalisierung der Abläufe
• Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Team
• Pflege interner Systeme und Datenbanken

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Zuverlässigkeit

Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung (Büromanagement) oder Studium (BWL/Organisation)

Tools

MS Office

Excel

PowerPoint

Job description

Über uns

Du behältst auch in turbulenten Zeiten stets den Überblick, planst vorausschauend und bist die treibende Kraft, wenn es um eine reibungslose Organisation geht? In dieser tragenden Funktion bildest du das organisatorische Fundament unseres Standorts in Düsseldorf. Du nimmst unserer Geschäftsführung administrative Aufgaben proaktiv ab, optimierst tägliche Kanzlei- und Büroprozesse und sorgst mit deiner offenen Ausstrahlung dafür, dass unser modernes Penthouse-Office ein echter Wohlfühlort für das Team und unsere Gäste bleibt.

Wer wir sind

Wir sind Exclusive Associates: Seit über zwei Jahrzehnten begleiten wir als etablierte Personalberatung innovative Unternehmen dabei, die besten Fach- und Führungskräfte im IT- und MINT-Sektor zu finden. Von unserem modernen Büro über den Dächern von Düsseldorf aus setzen wir auf zeitgemäße, komplett digitale Workflows. Uns verbindet ein starker Teamgeist, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre auf Augenhöhe.

Deine Aufgaben

• Strukturierte und weitsichtige Unterstützung unseres Managements in allen administrativen Belangen des Büroalltags
• Ganzheitliche Koordination unseres Penthouse-Büros wie etwa die Raum- und Terminplanung sowie das Vorbereiten von Meetings und Teamevents
• Zuverlässige Aufbereitung, Pflege und Bereitstellung von internen Kennzahlen, Präsentationsunterlagen und regelmäßigen Berichten
• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte mit dem Ziel, unsere täglichen Büroabläufe noch digitaler zu gestalten
• Professionelle, herzliche und verbindliche Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern sowie dem gesamten Team
• Kontinuierliche Pflege, Bereinigung und Aktualisierung unserer internen Systeme und Datenbanken

Dein Profil

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung beispielsweise im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation beziehungsweise ein Studium mit Schwerpunkt BWL oder Organisation
• Eine ausgeprägt strukturierte, sehr sorgfältige und vollkommen selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch an stressigen Tagen die Ruhe und den Überblick zu bewahren
• Ein offenes, freundliches und ausgeprägt serviceorientiertes Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, besonders gute Kenntnisse in Excel und PowerPoint
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide Grundkenntnisse der englischen Sprache
• Hohes Engagement, Pünktlichkeit und echte Freude an der engen Zusammenarbeit im Team

Benefits

Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung

Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre

Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick

Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander

Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert

Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg

Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt

Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered