Teamassistenz & Mitarbeiter Office Management (m/w/d)

Exclusive Associates UK Limited; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Penthouse-Büro in Düsseldorf

Kaffee, Getränke & Snacks

Teamevents & Unternehmenskultur

Weiterbildungsprogramme & Coachings

Hohe Wertschätzung im Team

Job summary

Exclusive Associates sucht am Standort Düsseldorf eine engagierte Assistenz zur organisatorischen Rückgratbildung. Sie unterstützen die Geschäftsführung durch proaktive Entlastung, koordinieren das Penthouse-Büro, bereiten Meetings vor und pflegen Berichte.

Sie überzeugen durch eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, Teamgeist und serviceorientiertes Auftreten. Gute MS-Office-Kenntnisse, fließendes Deutsch und Grundkenntnisse Englisch runden das Profil ab.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Schwerpunkt BWL/Organisation
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit, Ruhe auch an stressigen Tagen
• Offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten im täglichen Umgang
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel und PowerPoint

Responsibilities

• Strukturierte und weitsichtige Entlastung des Managements bei täglichen administrativen Aufgaben
• Komplette Organisation des Penthouse-Büros: Terminplanung, Raumkoordination, Meetings vorbereiten
• Aufbereitung und Pflege von internen Zahlen, Präsentationen und Berichten
• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte zur Digitalisierung der Büroabläufe
• Professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und Team
• Regelmäßige Pflege und Aktualisierung interner Systeme und Datenbanken

Skills

Organisation

Terminkoordination

Kommunikation

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

BWL Studium

Tools

MS Office

Excel

PowerPoint

Job description

Deine Chance

Du behältst selbst in trubeligsten Momenten stets den Überblick, liebst vorausschauende Organisation und bist gerne das zentrale Bindeglied für ein dynamisches Team? In dieser Schlüsselposition bildest du das organisatorische Rückgrat unseres Standorts in Düsseldorf. Du nimmst unserer Geschäftsführung administrative Aufgaben proaktiv ab, bringst unsere täglichen internen Abläufe auf das nächste Level und sorgst mit deiner positiven Ausstrahlung dafür, dass unser modernes Office ein echter Wohlfühlort bleibt.

Wer wir sind
Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als zwei Jahrzehnten unterstützen wir als etablierte Personalberatung technologieorientierte Unternehmen dabei, die besten Fach- und Führungskräfte im IT- und MINT-Sektor zu finden. Von unserem modernen Penthouse-Büro mit weitem Blick über Düsseldorf aus setzen wir auf zeitgemäße, komplett digitale Workflows. Uns verbindet ein starker Teamgeist, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre.

Deine Aufgaben

• Strukturierte und weitsichtige Entlastung unseres Managements bei allen täglich anfallenden administrativen Aufgaben


• Komplette Organisation unseres Penthouse-Büros wie zum Beispiel die Terminplanung, Raumkoordination sowie die Vorbereitung von Meetings und Teamevents


• Zuverlässige Aufbereitung und Pflege von internen Zahlen, Präsentationen und regelmäßigen Berichten


• Eigenständige Betreuung kleinerer Projekte mit dem Ziel, unsere täglichen Büroabläufe noch digitaler zu machen


• Freundliche und professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem gesamten Team


• Regelmäßige Pflege und Aktualisierung unserer internen Systeme und Datenbanken

Dein Profil

• Eine erfolgreich absolvierte kaufmännische Ausbildung (zum Beispiel im Büromanagement) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation


• Eine sehr strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise


• Hohe Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, auch an stressigen Tagen die Ruhe und den Überblick zu bewahren


• Ein offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten im täglichen Umgang mit Menschen


• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, besonders gute Kenntnisse in Excel und PowerPoint


• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie solide Grundkenntnisse der englischen Sprache


• Hohes Engagement, Pünktlichkeit und echte Freude an der Arbeit im Team

Benefits

• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung


• Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre


• Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick


• Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander


• Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert


• Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg


• Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt

Interesse?

Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered.