Manager Hochschulambulanz (m/w/d)

Charlotte Fresenius Hochschule - Marke der Hochschulen Fresenius gem. Trägergesellschaft mbH; Wiesbaden; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Bildungseinrichtung in Deutschland sucht einen Manager für die Hochschulambulanz in Wiesbaden. In dieser Teilzeitposition sind Sie für die Optimierung interner Abläufe und das Terminmanagement verantwortlich. Wir erwarten eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder Gesundheitsbereich sowie Erfahrung in administrativen Tätigkeiten. Das Unternehmen bietet ein kollegiales Umfeld, viele Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Zusatzleistungen wie ein arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket.

Leistungen

Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket

30 Tage Urlaub + 2 zusätzliche freie Tage

Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Gesundheitsförderung

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Service- oder Gesundheitsbereich – insbesondere als Medizinische Fachangestellte (MFA).
• Erfahrung in administrativen und verwaltungsspezifischen Tätigkeiten, idealerweise in einer Ambulanz.
• Selbständige, gewissenhafte und zielorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Sicherstellung eines reibungslosen Ambulanzablaufs inklusive Optimierung interner Prozesse.
• Eigenverantwortliches Termin- und Kapazitätsmanagement.
• Professioneller Umgang mit der Patientenverwaltungssoftware.

Kenntnisse

Empathie

Organisatorisches Talent

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Service- oder Gesundheitsbereich

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

• Unternehmen Charlotte Fresenius Hochschule - Marke der Hochschulen Fresenius gem. Trägergesellschaft mbH

Menschen mit Bildung zu inspirieren und sie auf die Chancen und Herausforderungen der Zukunft vorzubereiten – das ist unser Anspruch und Auftrag. Werden Sie Teil unserer starken Bildungsgruppe und gestalten Sie gemeinsam mit uns die Bildung der Zukunft.

Die Carl Remigius Fresenius Education Group ist eines der größten privaten und unabhängigen Bildungsunternehmen in Deutschland. Zur Gruppe gehören 18 Marken aus den Bereichen (Berufs-) Fachschule, Hochschule und Weiterbildung im In- und Ausland.

Die Wurzeln der Carl Remigius Fresenius Education gehen bis 1848 zurück. In diesem Jahr gründete Carl Remigius Fresenius in Wiesbaden sein „Chemisches Laboratorium mit Ausbildungslabor“, aus dem später die heutige Hochschule Fresenius hervorging.

Bildung ist Teamwork: Rund 2.500 Mitarbeitende aus Lehre, Wissenschaft und Verwaltung setzen sich gemeinsam für den Bildungserfolg mehrerer Zehntausend Schüler:innen, Studierenden und Fortbildungsteilnehmer:innen ein. Sie bilden die Grundlage der Erfolgsgeschichte, die 1848 begann und bis heute andauert.

Die Charlotte Fresenius Hochschule ist eine universitätsgleichgestellte Hochschule, die durch das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur staatlich anerkannt ist. Sie bietet aktuell an sechs Standorten in Deutschland Studiengänge im Bereich der Psychologie und Psychotherapie an und betreibt an den Standorten Wiesbaden und München Hochschulambulanzen für Psychotherapie.

Psychologie und Psychotherapie stehen an der Charlotte Fresenius Hochschule im Mittelpunkt. Die Hochschule steht für eine zukunftsorientierte Lehre und Forschung und will ihre Studierenden befähigen, Verantwortung gegenüber Gesellschaft und Umwelt zu übernehmen, persönliche Integrität sowie eigenverantwortliches Handeln zu zeigen. Das Bildungsangebot umfasst derzeit einen Bachelor- sowie zwei Masterstudiengänge im Bereich Psychologie, klinischer Psychologie und Psychotherapie.

Die Hochschulambulanz für Psychotherapie der Charlotte Fresenius Hochschule ist eine Lehr- und Forschungsambulanz und bietet Patient:innenbehandlungen in dem für Forschung und Lehre erforderlichen Umfang für solche Personen an, die wegen Art, Schwere oder Komplexität ihrer Erkrankung einer Untersuchung oder Behandlung bedürfen. Für die Studierenden der Charlotte Fresenius Hochschule trägt sie zur praxisnahen Ausbildung im Rahmen ihres Studiums bei. Zum weiteren Aufbau unserer Hochschulambulanz suchen wir Verstärkung in unserem Team.

Wir suchen Verstärkung!

Zur Verstärkung unseres Teams in Wiesbaden suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 20 Wochenstunden eine:n:

Manager Hochschulambulanz (m/w/d)

Was Sie erwartet

• Sicherstellung eines reibungslosen Ambulanzablaufs inklusive Optimierung interner Prozesse
• Eigenverantwortliches Termin- und Kapazitätsmanagement (persönlich, telefonisch und per E-Mail)
• Administrative Unterstützung der geschäftsführenden Leitung, z. B. durch Vor- und Nachbereitung von Unterlagen, Erstellung von Dokumenten und Statistiken, Reports und Entscheidungsgrundlagen
• Professioneller Umgang mit der Patientenverwaltungssoftware (PVS) sowie Verantwortung für eine strukturierte Datenpflege
• Vorbereitung, Koordination und Unterstützung bei der Abrechnung
• Bearbeitung und Verwaltung von Psychotherapie‑Anträgen sowie Kommunikation mit Krankenkassen und externen Partnern
• Erstellung von Auswertungen und Kennzahlen zur organisatorischen Weiterentwicklung der Ambulanz
• Unterstützung der Netzwerkarbeit mit Zuweisern, Kooperationspartnern und internen Fachbereichen
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie allgemeines Office‑Management
• Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung von Büro‑ und Therapiematerialien
• Mitwirkung bei der Verwaltung von Manualen und der Testothek
• Organisation von Meetings, Raumplanung und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
• Ansprechpartnerin für Patientinnen und Patienten, Therapeutinnen und Therapeuten sowie Studierende
• Einarbeitung und Begleitung von Studierenden in die Abläufe der Ambulanz
• Vorbereitung und Einführung elektronischer Ambulanzabläufe und digitaler Patientenakten

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Service‑ oder Gesundheitsbereich – insbesondere als Medizinische Fachangestellte (MFA)
• Erfahrung in administrativen und verwaltungsspezifischen Tätigkeiten, idealerweise in einer Ambulanz, Praxis oder einer ähnlichen Einrichtung
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung
• Wünschenswert: Erfahrung in einer psychotherapeutischen Praxis, einem Ausbildungsinstitut oder im Gesundheitswesen
• Hohe soziale Kompetenz, Empathie und Freude am Umgang mit Menschen
• Ausgeprägte Serviceorientierung, organisatorisches Talent und hervorragende Kommunikationsfähigkeit
• Selbständige, gewissenhafte und zielorientierte Arbeitsweise sowie schnelle Auffassungsgabe
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und professionelles Durchsetzungsvermögen
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsprozessen

Was wir bieten

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit großem Gestaltungsspielraum in einem sinnstiftenden Umfeld
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten und dynamischen Unternehmen
• Eine kollegiale und wertschätzende Arbeitskultur mit flachen Hierarchien und gelebtem Teamzusammenhalt
• Arbeitgeberfinanziertes Deutschlandticket
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie Zugang zu einem Familienservice
• 30 Tage Urlaub + 2 zusätzliche freie Tage
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, z. B. kostenlose berufsbegleitende Studiengänge (Bachelor/Master) innerhalb der Unternehmensgruppe
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Kooperationen mit Fitnesspartnern
• Angebote für ein nachhaltigeres Leben, z. B. Bike‑Leasing
• Attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Corporate Benefits

Bitte nutzen Sie für Ihre Bewerbung unser Online‑Bewerberportal und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen dort hoch. Sie erreichen das Portal über den Link “Online‑Bewerbung” in der Stellenanzeige. Falls Sie bei der Einreichung Ihrer Bewerbung Unterstützung benötigen, können Sie sich an unsere Bewerber:innen‑Hotline unter 02 21 / 9 21 51 27 81 (Montag bis Freitag, 09:00 bis 12:00 Uhr) wenden.

Bitte richten Sie Ihr Bewerbungsschreiben grundsätzlich an die Kontaktperson, die in der Stellenanzeige genannt ist. Sie ermöglichen uns so eine schnellere Zuordnung Ihrer Bewerbungsunterlagen und eine zügige Bearbeitung. Ist keine direkte Kontaktperson aufgeführt, senden Sie Ihre Unterlagen bitte allgemein an das Recruitment‑Team der Carl Remigius Fresenius Education Group. Falls eine Referenznummer in der Stellenausschreibung genannt wird, geben Sie diese bitte auch bei Ihrer Bewerbung an.

Bitte senden Sie uns für eine vollständige Bewerbung Ihren Lebenslauf, relevante Zeugnisse sowie Informationen zu Ihrer Verfügbarkeit und Ihre Gehaltsvorstellungen zu. Wenn Sie mögen, können Sie darüber hinaus ein Anschreiben einreichen. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Wenn Sie sich für eine Professur bewerben, reichen Sie bitte neben den vorherigen genannten Bewerbungsunterlagen entsprechende Lehrevaluationen und ca. fünf bis sieben relevante Publikationsnachweise ein. Bei einer Initiativbewerbung geben Sie bitte zusätzlich den von Ihnen gewünschten Standort an.

Wir geben uns große Mühe, Ihre Bewerbungsunterlagen schnellstmöglich zu sichten und Ihnen eine Rückmeldung zu geben. Je nach Position und Standort kann es zu unterschiedlichen Bearbeitungszeiträumen kommen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass es insbesondere bei Initiativbewerbungen sowie bei Ausschreibungen für Professor:innen und Honorardozent:innen zu längeren Bearbeitungszeiten kommen kann.

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Michelle Wieland
Senior Talent Acquisition Specialist