Management Assistant /Teamassistent (w/m/d)

ESPRiT Engineering; Ingolstadt; Hybrid; EUR 42.000 - 58.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Firmenevents

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Home Office Regelung

Flexible Arbeitszeiten

Hohe Eigenverantwortung, Karrierepersp

Zusammenfassung

Die ESPRiT Engineering GmbH sucht eine administrative Allroundkraft zur Unterstützung des Managements in Ingolstadt. Sie arbeiten eng mit Personal, Recruiting, Office-Management und Buchhaltung sowie Projektleitern zusammen und tragen zur Effizienz und Teamkultur des Unternehmens bei.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reisekostenabrechnungen, Organisation von Unterlagen, Betreuung des Kundenmanagements und Erstellung von Präsentationen.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium mit Dienstleistungsverständnis.
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 und aktuellen KI-Tools.
• Strukturierte, serviceorientierte Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kundenorientierung und Kommunikationsfähigkeit.
• Hohe Lernbereitschaft und Flexibilität.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Reisebereitschaft.

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Managements
• Reisekostenabrechnung
• Organisation & Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Meetings und interne Abstimmungen
• Betreuung des Kundenmanagements sowie Koordination von Kundenanfragen und -kommunikation
• Schnittstelle bzw. Ansprechpartner/in für Kunden und Lieferanten
• Erstellung und Pflege von Angebotsvorlagen sowie Verwaltung und Nachverfolgung von Anfragen
• Unterstützung des Vertriebsteams bei administrativen Aufgaben
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und kundennahen Unterlagen
• Terminkoordination mit Stakeholdern, Post- & Paketbearbeitung, Telefonzentrale
• Büromaterialverwaltung und Bestellung
• Zentrales Vertrags- und Dokumentenmanagement; Rechnungsprüfung und Freigabe-Vorbereitung für die Buchhaltung

Kenntnisse

MS Office 365

KI-Tools

Kundenorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Reisebereitschaft

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium

Tools

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Die ESPRiT Engineering GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das in den Entwicklungsabteilungen namhafter Kunden vertreten ist (unter anderem AUDI und BMW).

Im ESPRiT Engineering Team agierst du als rechte Hand des Managements und stehst in engem Austausch mit Bereichen wie Personal, Recruiting, Office-Management und Buchhaltung, sowie mit Projektleitern und Teammitgliedern aus unseren Kundenprojekten.. Dein Einsatz trägt maßgeblich dazu bei, die Effektivität des Managements zu sichern und den Teamgeist im Unternehmen weiter auszubauen..

Die ESPRiT Engineering GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen, das in den Entwicklungsabteilungen namhafter Kunden vertreten ist (unter anderem AUDI und BMW).

Im ESPRiT Engineering Team agierst du als rechte Hand des Managements und stehst in engem Austausch mit Bereichen wie Personal, Recruiting, Office-Management und Buchhaltung, sowie mit Projektleitern und Teammitgliedern aus unseren Kundenprojekten.. Dein Einsatz trägt maßgeblich dazu bei, die Effektivität des Managements zu sichern und den Teamgeist im Unternehmen weiter auszubauen..

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Managements:
• -Unterstützung des Managements bei operativen Themen
• -Reisekostenabrechnung
• -Organisation & Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Meetings und interne Abstimmungen
• Betreuung des Kundenmanagements:
• -Aktive Unterstützung im Kundenmanagement durch die Bearbeitung und Koordination von Kundenanfragen und Kundenkommunikation
• -Schnittstelle bzw. Ansprechpartner/in für Kunden und Lieferanten
• -Erstellung und Pflege von Angebotsvorlagen sowie strukturierte Verwaltung und Nachverfolgung von Kundenanfragen
• -Unterstützung des Vertriebsteams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• -Erstellung von Präsentationen, Berichten und kundenbezogenen Unterlagen
• Officemanagement:
• -Terminkoordination mit allen relevanten Stakeholdern
• -Post- & Paketbearbeitung
• -Betreuung Telefonzentrale
• -Büromaterialverwaltung - und Bestellung
• -Zentrales Vertrags- und Dokumentenmanagement
• -Rechnungsprüfung und Freigabe-Vorbereitung für die Buchhaltung

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium
• Sicherer Umgang mit den MS-Office 365 und gegenwärtigen KI-Tools
• Strukturierte und methodische Arbeitsweise mit hohem Dienstleistungsverständnis sowie professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kundenorientierung, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Lernbereitschaft
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung
• Flexibilität sowie Reisebereitschaft

Benefits

• Firmenevents
• Betriebliche Altersvorsorge
• Flexible Home Office Regelung
• Flexible Arbeitszeiten
• Hohe Eigenverantwortung, individuelle Freiräume, schnelle Verantwortungsübernahme und langfristige Karriereperspektive.