Management Assistant /Teamassistent/in (w/m/d)

ESPRiT Engineering GmbH; Ingolstadt; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die ESPRiT Engineering GmbH in Ingolstadt sucht eine engagierte Persönlichkeit zur Unterstützung des Managements. Du übernimmst administrative Aufgaben und kommunizierst eng mit verschiedenen Abteilungen wie Personal und Buchhaltung.

Diese Rolle erfordert sehr gute Deutschkenntnisse sowie einen sicheren Umgang mit MS-Office 365. Wir bieten ein familiäres Arbeitsumfeld mit vielen gemeinsamen Events und weiteren Benefits.

Qualifikationen

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung.
• Sicherer Umgang mit den MS-Office 365 und gegenwärtigen KI-Tools.
• Strukturierte und methodische Arbeitsweise mit hohem Dienstleistungsverständnis.

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Managements.
• Organisation & Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Meetings.
• Moderation von Meetings und internen Abstimmungen.
• Erstellung und Pflege von Angebotsvorlagen.
• Terminkoordination mit allen relevanten Stakeholdern.

Kenntnisse

MS-Office 365

Kommunikationsfähigkeit

Kundenorientierung

Deutschkenntnisse

Flexibilität

Methodische Arbeitsweise

Ausbildung

Erfolgreich abgeschlossenes Studium

Tools

KI-Tools

Jobbeschreibung

Im ESPRiT Engineering Team agierst du als rechte Hand des Managements und stehst in engem, Austausch mit Bereichen wie Personal, Recruiting, Office-Management und Buchhaltung, sowie mit Projektleitern und Teammitgliedern aus unseren Kundenprojekten. Dein Einsatz trägt maßgeblich dazu bei, die Effektivität des Managements zu sichern und den Teamgeist im Unternehmen weiter auszubauen.

Nach einem strukturierten Onboarding und der Integration in ein familiäres Arbeitsumfeld mit vielen gemeinsamen Events erwarten dich einige weitere Benefits .

Aufgaben

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Managements
• Reisekostenabrechnung
• Organisation & Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Meetings und interne Abstimmungen
• Moderation von Meetings und internen Abstimmungen
• Schnittstelle bzw. Ansprechpartner/in für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter
• Erstellung und Pflege von Angebotsvorlagen sowie strukturierte Verwaltung und Nachverfolgung von Kundenanfragen
• Terminkoordination mit allen relevanten Stakeholdern
• Post- & Paketbearbeitung
• Betreuung Telefonzentrale
• Büromaterialverwaltung - und Bestellung
• Zentrales Vertrags- und Dokumentenmanagement
• Rechnungsprüfung und Freigabe-Vorbereitung für die Buchhaltung
• Bei Bedarf Vertretung im Bereich Recruitment, HR und Qualitätsmanagement
• Erfolgreich abgeschlossenes Studium
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung
• Sicherer Umgang mit den MS-Office 365 und gegenwärtigen KI-Tools
• Strukturierte und methodische Arbeitsweise mit hohem Dienstleistungsverständnis sowie professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Kundenorientierung, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Lernbereitschaft
• Flexibilität sowie Reisebereitschaft

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