Leitungsassistenz / Office Management

German Aerospace Center (DLR); Sankt Augustin; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Forschungsinstitut in Nordrhein-Westfalen sucht eine Leitungsassistenz zur Unterstützung der Institutsleitung. Die Aufgaben umfassen die Organisation von Dienstreisen, die Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben und allgemeine Sekretariatsaufgaben. Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch werden erwartet. Bewerber:innen profitieren von Herausforderungen sowie Weiterentwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Instituts.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse.
• Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen.

Aufgaben

• Leitungsassistenz mit administrativen Aufgaben unterstützen.
• Dienstreisen planen und organisieren.
• Veranstaltungen organisieren.

Kenntnisse

Kommunikationskompetenz in Deutsch

Kommunikationskompetenz in Englisch

MS-Office Kenntnisse

Selbständige Arbeitsweise

Organisation von Dienstreisen

Büroprozesse bearbeiten

Personalverwaltungsaufgaben

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Im DLR-Institut für KI-Sicherheit erforschen und entwickeln wir KI-bezogene Methoden, Prozesse, Algorithmen, Technologien und Ausführungs- bzw. Systemumgebungen. Unser Fokus liegt auf sicherer und norm- bzw. standardkonformer KI, Cybersicherheit in offenen Daten- und Dienste-Ökosystemen und KI, sowie der Automatisierung in Mobilität und Logistik.

Overview

Responsibilities

• Unterstütze uns dabei, KI-Sicherheit zu verbessern! Deine Rolle ist ein wichtiger Beitrag zum Erfolg des Instituts. Als Leitungsassistenz geht es darum, die Institutsleitung bei den administrativen und organisatorischen Aufgaben zu unterstützen und zu entlasten. Ziel ist ein reibungsloser Tagesablauf. Das Aufgabenspektrum ist breit und abwechslungsreich. Wir fördern deine Weiterentwicklung durch Schulungen sowie spannende Herausforderungen und Aufgaben.
• Dienstreisen planen und organisieren gemäß Bundesreisekostengesetz
• Personalverwaltungsaufgaben bearbeiten
• Veranstaltungen organisieren
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben bearbeiten und Beschaffungen abwickeln
• Protokollführung
• Recherchen durchführen
• Prozesse und Ablagesysteme im Assistenzbereich weiterentwickeln

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/- mann für Büromanagement) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Kommunikationskompetenz in Deutsch (verhandlungssicher in Wort und Schrift) und Englisch (mindestens B1/B2 Level)
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel, OneNote, PowerPoint)
• Selbständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Erfahrung in der Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse, in der Abwicklung von Beschaffungen sowie in der Erstellung von Protokollen
• Sehr gute Kenntnisse in der Bearbeitung von Personalverwaltungsaufgaben

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Contact

Fragen Zu Dieser Position (Kennziffer 3872) Beantwortet Dir Gerne
Sonja Eikenberg
Tel.: [phone]