Leitung Verwaltung (m/w/d)

KBHT; Neuss; Hybrid; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine große Steuerberatungskanzlei in Neuss sucht eine Leitung Verwaltung (m/w/d). Du verantwortest die Koordination und Steuerung zentraler Prozesse und projektbasierte Digitalisierung. Erforderlich sind eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung in vergleichbaren Rollen sowie Führungskompetenzen. Flexible Arbeitszeiten und ein modernes, klimatisiertes Arbeitsumfeld werden geboten. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung rundet das Angebot ab.

Leistungen

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Flexible Arbeitszeiten

Moderne Arbeitsumgebung

Förderung von Weiterbildung

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Kanzlei- oder Dienstleistungsumfeld.
• Erste Führungserfahrung (mind. 2 Jahre) ist wünschenswert.
• Offenheit, neue Software zu erlernen.

Aufgaben

• Koordination der zentralen Verwaltungsprozesse.
• Verantwortung für Projekt- und Digitalisierungsmanagement.
• Optimierung der Vertragsverwaltung.

Kenntnisse

Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

Organisationsstärke

Kommunikationsstärke

Durchsetzungsvermögen

Soziale Kompetenz

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS-Office

DATEV

Jobbeschreibung

Breites Knowhow trifft auf persönliches Umfeld. Das ist kbht.

Mit rund 60 Steuerberater*innen, Wirtschaftsprüfer*innen und Rechtsanwält*innen sowie insgesamt mehr als 200 Mitarbeitenden zählt kbht zu den größten Kanzleien in den wichtigen Finanz- und Handelszentren – vom Rheinland bis nach Frankfurt. Unsere Teams arbeiten fachlich auf hohem Niveau, vollständig digitalisiert, lieben kurze Entscheidungswege und schätzen die vertraute Arbeitsatmosphäre, bei der nicht ausschließlich gefachsimpelt, sondern auch gern gelacht wird. Zur Unterstützung unseres Teams in Neuss suchen wir dich als Leitung Verwaltung (m/w/d).

Das bringen Sie mit:

Du bist eine strukturierte, sorgfältige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit mit einem hohen Qualitätsanspruch. Du behältst auch bei parallelen Themen den Überblick, arbeitest zuverlässig und hast Freude daran, Prozesse zu optimieren und Menschen zu koordinieren. Darüber hinaus führst du die Gruppe in enger Zusammenarbeit mit der bestehenden Leitung und stellst eine abgestimmte, konsistente Teamsteuerung sicher.

• Eine kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Fundament im Bereich Verwaltung, Office-Management oder Organisation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle – idealerweise im Kanzlei-, Dienstleistungs-, Industrie-, mittelständischen oder Konzernumfeld
• Erste Führungserfahrung (mind. 2 Jahre) ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS-Office; Erfahrung mit DATEV ist von Vorteil, aber nicht notwendig
• Offenheit sich auf neue Software einzulassen und zu lernen
• Eine präzise, gewissenhafte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Blick für Details
• Ausgeprägte Fähigkeit, sich auf wechselnde Anforderungen einzustellen und Aufgaben zielgerichtet neu zu ordnen
• Soziale Kompetenz, Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen sowie ein professionelles, souveränes Auftreten

Das erwartet Sie:

• Gehalt: Wir bieten einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung.
• Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten und eine hybride Homeoffice-Regelung gehören für uns dazu.
• Dein Arbeitsumfeld: Wir arbeiten in hellen, klimatisierten Zweierbüros mit moderner Ausstattung und IT auf neuestem Stand.
• Weiterbildung: Wir unterstützen dich im Rahmen deiner fachlichen sowie persönlichen Entwicklung und fördern den Ausbau deines Know-hows finanziell und zeitlich.
• Die kbht‑Kultur: Dich erwartet eine offene, ehrliche und authentische Arbeitsatmosphäre, in der stets an der Zukunft gearbeitet wird.

Dein Ansprechpartner: Didi Meurer

HR Business Partner

Telefon: [phone]

E-Mail: [e-mail]

Deine Aufgaben:

In dieser Rolle verantwortest Du die Koordination, Weiterentwicklung und Steuerung zentraler Verwaltungsprozesse und übernimmst eine verbindende Schnittstellenfunktion zwischen Kanzleileitung, Verwaltung, operativen Teams, Partnern und externen Stakeholdern. Die Position ist als zweite Leitungsfunktion in der Verwaltung angelegt und ergänzt die bestehende Teamleitung. Gemeinsam übernehmt Ihr die Steuerung und Weiterentwicklung des wachsenden Verwaltungsbereichs und wirkt in einer kooperativen, gemeinsam verantworteten Führungsstruktur. Die vielfältigen Leitungsaufgaben übernehmt Ihr teilweise gemeinsam oder in Eigenverantwortung.

Prozess- und Organisationsmanagement

• Verantwortung und Steuerung administrativer und organisatorischer Kernprozesse (z. B. Vorlagenwesen, Kanzleipost, Abrechnungsvorgänge, Faktura, Stammdatenpflege, Mahnwesen, internes Service Mail-Postfächer).
• Koordination und Priorisierung laufender Verwaltungs- und Office-Themen.

Projekt- und Digitalisierungsmanagement

• Leitung von Projekten zur Prozessoptimierung und Digitalisierung, z. B. E‑Rechnungen, DATEV‑ und Cloud‑Migration.
• Analyse bestehender Abläufe, Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Umsetzung effizienter Lösungen.

Vertrags- und Finanzadministration

• Optimierung und Steuerung der Vertragsverwaltung (Versicherungen, Miet‑ und Dienstleistungsverträge, zentrale Beschaffung sowie administrative Finanzprozesse).

Schnittstellen‑ und Stakeholdermanagement

• Aktive Steuerung der standortübergreifenden Zusammenarbeit mit Partnern, externen Dienstleistern und internen Schnittstellen.

Office‑, Event‑ und Gebäudemanagement

• Planung und Organisation interner Veranstaltungen und teamübergreifender Abläufe.
• Operative Koordination im Bereich Gebäudemanagement.

Zusammenarbeit mit der bestehenden Teamleitung Verwaltung

• Gemeinsame fachliche, organisatorische und disziplinarische Verantwortung für den Empfangsbereich sowie Koordination des Empfangsteams und der Verwaltungsabteilung.