Koordination der Geschäftsstelle (m/w/d) des Marketing Club Berlin e.V.

Marketing Club Berlin e.V.; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein führender Marketingclub in Berlin sucht eine Koordination der Geschäftsstelle (m/w/d) auf Teilzeitbasis. Sie verantworten die Organisation und Verwaltung des Clubs, arbeiten eng mit dem Vorstand und managen verschiedene Events. Der ideale Kandidat hat Erfahrung im Eventmanagement, ist kommunikativ, organisiert und hat sehr gute Deutschkenntnisse. Diese Rolle bietet Zugang zu Branchenevents, Entwicklungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten.

Leistungen

Zugang zu Branchenevents und Fachthemen

Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Flexibles Arbeitszeiten

Offene Community

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Aus-/Weiterbildung.
• Erfahrung im Bereich Eventmanagement, Office-Management, Marketing und/oder Vereinsorganisation.
• Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise.
• Freude an Netzwerken, Kommunikation und der Berliner Marketing-Szene.
• Souveränes Auftreten gegenüber Partnern, Sponsoren und Vorständen.
• Strukturierte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, routinierter Umgang mit gängigen Tools.

Aufgaben

• Koordination der Geschäftsstelle und Zusammenarbeit mit dem Vorstand.
• Ganzheitliche Steuerung der Großevents und Unterstützung bei Standard-Events.
• Pflege und Weiterentwicklung aller Partnerbeziehungen.
• Betreuung der Mitglieder und Pflege der Mitgliederdatenbank.
• Budgetplanung und kontinuierliches Controlling.
• Content-Erstellung für Social Media und Newsletter.

Kenntnisse

Eventmanagement

Office-Management

Marketing

Vereinsorganisation

Netzwerken

Kommunikation

Deutschkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung

Tools

CleverReach

Jobbeschreibung

Der Marketing Club Berlin ist das Netzwerk der Marketing-Professionals mit ca. 330 Firmen- und Einzelmitgliedern. Als berufliche Plattform stehen wir für fachlichen und inspirierenden Wissensaustausch über innovative Marketingthemen und -trends. Durch Veranstaltungen, Wettbewerbe, Weiterbildungen und Kommunikation sorgen wir für mehr Expertise und Sichtbarkeit. Mit einem Ziel: Marketing und Berlin weiter voranzubringen!

Geführt wird der Marketing Club Berlin e.V. von einem ehrenamtlich agierenden Vorstandsteam aus sieben Personen sowie der Geschäftsstelle, bestehend aus der Koordination sowie einer studentischen Mitarbeitenden.

Zum 1. Februar 2026 suchen wir eine Koordination der Geschäftsstelle (m/w/d) auf fester oder freier Basis in Teilzeit (25 Stunden) , die den Club organisatorisch und administrativ verantwortet und sehr eng mit dem Vorstandsteam zusammenarbeitet.

Aufgaben

1. Gesamtorganisation & operative Club-Koordination

• Koordination der Geschäftsstelle
• Zusammenarbeit und Koordination mit Vorstand, Beirat, Partnern und Mitgliedern
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung aller Vorstandssitzungen
• Erstellung von Unterlagen, Präsentationen, Reportings, Beschlussvorlagen
• Kommunikation mit dem Dachverband

2. Eventmanagement

• Ganzheitliche Steuerung unserer drei Großevents (Neujahrsempfang, Sommerempfang, Berliner Marketingpreis): diese Events sind zwar Gesamtaufgabe des Vorstands, bedürfen aber einer konkreten, ganzheitlichen Steuerung. Aufgaben hier u.a. Projektmanagement, Location-Sourcing, Cateringorga, Regieablaufplanung, Gäste- und Speaker Management
• Unterstützung bei unseren kleineren Standard-Events (ca. 17): Hilfe bei der Location-Suche, Setup der Landingpages im System, Einladungs- und Gästemanagement, Akkreditierung & Photos beim Event, Eventkommunikation und Contentnachbereitung per eMail und SocialMedia

3. Sponsoring & Partnerschaften

• Vorbereitung, Pflege und Weiterentwicklung aller Partnerbeziehungen
• Erstellung & Verwaltung von Sponsoringpräsentationen
• Vertragsabstimmungen
• Kontrolle und Dokumentation der Vertragsbestandteile
• Unterstützung bei Partneraktivierungen auf Events

4. Mitgliederverwaltung & Community-Building

• Betreuung der bestehenden Mitglieder und Interessenten
• Onboarding, Kündigungen, Rückgewinnung, Upgrades
• Pflege der Mitgliederdatenbank
• Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen inkl. Mahnwesen
• Community-Kommunikation via E-Mail, LinkedIn, WhatsApp-Gruppen

5. Finanzen & Administration

• Budgetplanung und kontinuierliches Controlling
• Rechnungsstellung und -prüfung
• Abstimmung mit dem Steuerbüro
• Organisation Jahresmitgliederversammlung inkl. Unterlagen

6. Marketing & Kommunikation

• Content-Erstellung für Social Media (v. a. LinkedIn & Instagram)
• Newslettererstellung über CleverReach
• Unterstützung bei Pflege der Website & Erstellung von Presseunterlagen

Qualifikation

• Abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare kaufmännische Aus-/Weiterbildung
• Erfahrung im Bereich Eventmanagement, Office-Management, Marketing und/oder Vereinsorganisation
• Organisationstalent und selbstständige Arbeitsweise
• Freude an Netzwerken, Kommunikation und der Berliner Marketing-Szene
• Souveränes Auftreten gegenüber Partnern, Sponsoren und Vorständen
• Strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse, routinierter Umgang mit gängigen Tools

Benefits

• Eine zentrale Rolle im Herzen des größten Marketingclubs der Hauptstadt
• Zugang zu Branchenevents, Fachthemen & relevanten Kontakten
• Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Flexibles Arbeitszeiten und Homeoffice-Regelung
• Eine offene, motivierte Community- Ein engagiertes, ehrenamtliches Vorstandsteam (7 Vorständinnen und Vorstände mit jeweiligen Ressort-Verantwortlichkeiten)