Kaufmännische Managementassistenz - Personal & Organisation (m/w/d)

Sueddeutsche; Ulm; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Sueddeutsche sucht eine zentrale Assistenzfunktion, die Geschäftsführung, Mitarbeitende, Filialen und Fachbereiche vernetzt. Sie sorgt für reibungslose Abläufe, betreut Personalthemen professionell und bereitet Entscheidungen fundiert vor.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehört die Beratung der Filialleitungen und Mitarbeitenden, das Steuern des Recruitingprozesses von Stellenausschreibung bis Onboarding sowie die Koordination der Abläufe zwischen Zentrale, Manufaktur, Einkauf, Logistik und Filialen.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer verantwortungsvollen kaufmännischen Funktion, im Personalwesen oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion.
• Praxiserfahrung in der Personalbetreuung und im Recruiting.
• Verbindliches Auftreten, Diskretion und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen; Erfahrung mit ERP-Systemen ist von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und ein gutes Gespür für Prioritäten.
• Sie arbeiten gerne eigenständig, denken vorausschauend und möchten in einem mittelständischen Unternehmen etwas bewegen?

Responsibilities

• Sie beraten und unterstützen unsere Filialleitungen und Mitarbeitenden bei operativen und personellen Themen.
• Sie steuern den gesamten Recruitingprozess - von der Stellenausschreibung über die Bewerberkommunikation bis zum Onboarding.
• Sie betreuen die Filialen bei der Umsetzung ihrer Aufgaben, Erreichung der Ziele sowie der Implementierung von neuen Projekten.
• Sie koordinieren organisatorische Abläufe zwischen Zentrale, Manufaktur, Einkauf, Logistik und Filialen und Geschäftsführung und stellen einen funktionierenden Informationsfluss sicher.
• Sie bereiten Informationen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung auf und behalten die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen im Blick.
• Sie erkennen IT- und ERP-Anliegen und koordinieren diese bis zur Problemlösung
• Sie koordinieren und dokumentieren die erforderlichen Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Prioritäten setzen

Kontaktfreude

Selbstständiges Arbeiten

Tools

MS Office

ERP-Systeme

Job description

Aufgaben

• Als zentrale Schnittstelle verbinden Sie Geschäftsführung, Mitarbeitende, Filialen und die Fachbereiche unserer Zentrale. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, betreuen Personalthemen professionell und bereiten Entscheidungen fundiert vor und haben dabei folgende Schwerpunkte im Blick:
• Sie beraten und unterstützen unsere Filialleitungen und Mitarbeitenden bei operativen und personellen Themen.
• Sie steuern den gesamten Recruitingprozess - von der Stellenausschreibung über die Bewerberkommunikation bis zum Onboarding.
• Sie betreuen die Filialen bei der Umsetzung ihrer Aufgaben, Erreichung der Ziele sowie der Implementierung von neuen Projekten.
• Sie koordinieren organisatorische Abläufe zwischen Zentrale, Manufaktur, Einkauf, Logistik und Filialen und Geschäftsführung und stellen einen funktionierenden Informationsfluss sicher.
• Sie bereiten Informationen und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung auf und behalten die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen im Blick.
• Sie erkennen IT- und ERP-Anliegen und koordinieren diese bis zur Problemlösung
• Sie koordinieren und dokumentieren die erforderlichen Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit.

Qualifikationen

• Sie behalten den Überblick - auch wenn vieles gleichzeitig passiert.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer verantwortungsvollen kaufmännischen Funktion, im Personalwesen oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Praxiserfahrung in der Personalbetreuung und im Recruiting
• Gutes Verständnis für die Abläufe und Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens
• Erfahrung im Handel oder in einem Unternehmen mit mehreren Standorten ist von Vorteil
• Verbindliches Auftreten, Diskretion und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen; Erfahrung mit ERP-Systemen ist von Vorteil
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Sie arbeiten gerne eigenständig, denken vorausschauend und möchten in einem mittelständischen Unternehmen etwas bewegen?