Management Assistenz Geschäftsführung & kaufmännische Leitung (m/w/d)

Seidl Partner; Timmendorfer Strand; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristete Festanstellung

Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit

Attraktive und leistungsgerechte Verg-

Job summary

Personio in Deutschland, Standort Timmendorfer Strand, sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung zur organisatorischen Schnittstelle im Tagesgeschäft. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und unterstützen die kaufmännische Leitung sowie die Geschäftsführung.

Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und kommunizieren souverän mit internen Fachbereichen, Kunden und Partnern. Flexibilität, Diskretion und MS-Office-Kenntnisse gehören zu Ihrem Profil und bringen Sie erfolgreich

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und proaktives Handeln.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Führungskräften, Team und externen Partnern.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des Management-Alltags inkl. Terminen, Meetings, Reisen und Veranstaltungen.
• Eigenständige Informationsbearbeitung, Strukturierung von Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen.
• Unterstützung der kaufmännischen Leitung und Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft.
• Vertrags- und Dokumentenmanagement sowie Repräsentation des Unternehmens.
• Sonderaufgaben zur Weiterentwicklung von Abläufen und Prozessen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Du bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle in unserem Unternehmen und unterstützt sowohl die Geschäftsführung als auch unsere kaufmännische Leitung im operativen Tagesgeschäft. Dabei hältst du Informationen, Termine, Aufgaben und Abläufe zusammen, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig vorankommen.

Du arbeitest eng mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen, koordinierst interne und externe Ansprechpartner und übernimmst eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben. Dabei bist du Vertrauensperson, Organisationstalent und Kommunikationsdrehscheibe zugleich.

Deine Benefits

• Unbefristete Festanstellung in einem etablierten, familiengeführten mittelständischen Unternehmen mit langfristiger Perspektive.
• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit, damit sich Beruf und Privatleben gut miteinander vereinbaren lassen.
• Attraktive und leistungsgerechte Vergütung sowie zusätzliche finanzielle Leistungen.
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten mit Unterstützung durch das Unternehmen.
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien – bei uns können Themen unkompliziert und direkt abgestimmt werden.
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kaufmännischen Leitung – damit hat die Stelle eine hohe Sichtbarkeit und kann wirklich mitgestalten.
• Ein herzliches, kollegiales Team und ein sehr gutes Betriebsklima, in dem Zusammenarbeit und persönlicher Austausch wirklich gelebt werden.
• Bike-Leasing und Zuschuss zum Fitnessstudio für Bewegung und Ausgleich im Alltag.
• Betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen.

Dein Aufgabenbereich

• Organisation und Koordination des Management-Alltags: Du koordinierst Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen sowie interne und externe Veranstaltungen und sorgst für strukturierte und verlässliche Abläufe.
• Kommunikation und Informationsmanagement: Du bearbeitest Korrespondenz eigenständig, koordinierst Informationen zwischen Geschäftsführung, kaufmännischer Leitung, Fachbereichen und externen Ansprechpartnern und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss sicher.
• Vorbereitung und Aufbereitung von Informationen: Du recherchierst relevante Themen, strukturierst Informationen und erstellst Unterlagen, Anschreiben, Präsentationen sowie Entscheidungsgrundlagen.
• Schnittstellen- und Aufgabenkoordination: Du behältst offene Themen, Arbeitsaufträge, Verantwortlichkeiten und Fristen im Blick, koordinierst Abstimmungen zwischen den Beteiligten und verfolgst vereinbarte Maßnahmen zuverlässig nach.
• Unterstützung kaufmännischer und administrativer Prozesse: Du unterstützt die kaufmännische Leitung im operativen Tagesgeschäft, pflegst kaufmännische Stammdaten und arbeitest eng mit Buchhaltung, Personalwesen, Projektleitung und weiteren Fachbereichen zusammen.
• Vertrags- und Dokumentenmanagement: Du betreust kaufmännische Verträge administrativ, überwachst Laufzeiten und Fristen, koordinierst Vertragsabstimmungen und sorgst für eine strukturierte Ablage und Dokumentation.
• Unternehmensorganisation und Repräsentation: Du organisierst Kundenbesuche und repräsentative Termine, betreust Geschäftspartner und Gäste und unterstützt einen professionellen Außenauftritt sowie unsere interne Unternehmenskommunikation.
• Sonderaufgaben und Weiterentwicklung von Abläufen: Du übernimmst eigenständig organisatorische Sonderthemen und unterstützt dabei, interne Verwaltungs- und Organisationsprozesse pragmatisch weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Deine Perspektive

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, Managementunterstützung oder kaufmännischen Verwaltung.
• Du bist ein echtes Organisationstalent und arbeitest strukturiert, selbstständig und vorausschauend – auch dann, wenn mehrere unterschiedliche Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.
• Du kannst priorisieren, koordinieren und den Überblick behalten, ohne dich von kurzfristigen Änderungen oder ungeplanten Aufgaben aus der Ruhe bringen zu lassen.
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Genauigkeit gehören für dich selbstverständlich zu professionellem Arbeiten.
• Du kommunizierst schriftlich und mündlich sehr sicher und trittst gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften, Kunden und Geschäftspartnern verbindlich, souverän und professionell auf.
• Du besitzt ein gutes kaufmännisches Verständnis, denkst lösungsorientiert und pragmatisch und hast Freude daran, Abläufe zu organisieren und Dinge tatsächlich zu Ende zu bringen.
• Der vertrauensvolle Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich. Diskretion und Loyalität sind für diese Position besonders wichtig.
• Du arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen und Hierarchieebenen zusammen und hast ein gutes Gespür dafür, wann Eigeninitiative gefragt ist und wann Abstimmung notwendig ist.
• Mit MS Office – insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint – gehst du sicher um.