Kaufmännische Assistenz Personal & Verwaltung (m/w/d)

Nextus HR GmbH; LEER (OSTFRIESLAND); Presencial; EUR 28.000 - 36.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Nextus HR GmbH in Leer/Lower Saxony sucht eine motivierte Assistenz im Personalwesen zur tiernehmen engagierten Unterstützung in der Büroorganisation und im Mitarbeiterdialog. Sie betreuen Anfragen, koordinieren Abläufe und arbeiten eng mit der Personalabteilung zusammen.

Sie pflegen Stammdaten, prüfen Unterlagen und unterstützen beim Lohnlauf sowie bei der Digitalisierung von Prozessen. Kommunikationsstark, zuverlässig und teamfähig – das wünschen wir uns.

Formación

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder vergleichbare Büroerfahrung.
• Selbstständigkeit, Sorgfalt und zuverlässige Arbeitsweise.
• Freundlichkeit, Klarheit und gute Deutschkommunikation.
• Gute Deutschkenntnisse schriftlich und am Telefon; Englischkenntnisse willkommen.
• Gute EDV-Kenntnisse: Outlook, Teams, Office-Anwendungen; Lernbereitschaft.
• Aufgeschlossenheit für KI und neue Technologien; kritisch prüfen.
• Vertraulicher Umgang mit Daten; Erfahrung in Personaldienstleistung oder zvoove vorteilhaft.

Responsabilidades

• Mitarbeiterbetreuung telefonisch, digital und persönlich koordinieren.
• Telefonzentrale betreuen, Standardanfragen weiterleiten.
• Unterstützung im Lohnlauf; Stundennachweise anfordern und korrigieren.
• Personaladministration: Arbeitsverträge vorbereiten, Stammdaten pflegen.
• Dokumente, Fristen und Wiedervorlagen im Blick behalten.
• Digitale Unterstützung: Mitarbeitende bei der Work App und Dokumenten helfen.
• Bewerbereingang: Bewerbungen zuordnen und fehlende Unterlagen anfordern.
• Büroorganisation: Bestellungen, Dokumentation Arbeitskleidung, Ablage und Archivierung.

Conocimientos

Kaufmännische Erfahrung

Selbstständigkeit

Freundlichkeit

Sprachliche Sicherheit

Outlook

Teams

Office-Anwendungen

KI im Büro

Verantwortungsbewusstsein

Personaldienstleistung

Organisationstalent

Zuverlässigkeit

Educación

Kaufmännische Ausbildung

Descripción del empleo

Beschreibung

Du behältst den Überblick, fasst freundlich nach und sorgst dafür, dass Aufgaben erledigt werden? Du hast Freude am Kontakt mit Menschen und arbeitest genauso gerne mit Daten und Dokumenten?

DEINE AUFGABEN

• Mitarbeiterbetreuung: Du nimmst Anliegen telefonisch, digital und persönlich entgegen, beantwortest organisatorische Fragen und koordinierst die Klärung mit den zuständigen Kollegen.
• Telefonzentrale: Du betreust unsere zentralen Rufnummern, hilfst bei Standardanfragen weiter und leitest fachliche Anliegen gezielt weiter.
• Unterstützung im Lohnlauf: Du forderst fehlende Stundennachweise an, klärst Rückfragen nach Vorgabe und verfolgst notwendige Korrekturen bei Mitarbeitenden und Kunden.
• Personaladministration: Du bereitest Arbeitsverträge vor, pflegst Stammdaten und prüfst Unterlagen auf Vollständigkeit.
• Dokumente und Fristen: Du behältst fehlende Nachweise, Empfangsbestätigungen und Wiedervorlagen im Blick und fasst zuverlässig nach.
• Digitale Unterstützung: Du hilfst unseren Mitarbeitenden bei der Nutzung unserer Work App und beim Abruf ihrer Dokumente.
• Bewerbereingang: Du unterstützt bei der Zuordnung eingehender Bewerbungen und der Anforderung fehlender Unterlagen.
• Büroorganisation: Du kümmerst Dich um Bestellungen, die Dokumentation ausgegebener Arbeitskleidung sowie die Ablage und Archivierung.

DEIN PROFIL

• Kaufmännische Erfahrung: Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringst vergleichbare Erfahrung in der Büroorganisation, Assistenz oder Verwaltung mit.
• Selbstständigkeit und Sorgfalt: Du arbeitest Dich in Abläufe ein, erledigst Aufgaben zuverlässig und hältst offene Vorgänge bis zum Abschluss nach.
• Freundlichkeit und Klarheit: Du gehst offen auf Menschen zu, erklärst geduldig und bleibst auch bei wiederholten Rückfragen verbindlich.
• Sprachliche Sicherheit: Du kommunizierst sehr gut auf Deutsch – schriftlich und am Telefon. Auf Englisch kannst Du typische Anliegen aufnehmen und verständlich beantworten. Weitere Sprachkenntnisse sind willkommen.
• Digitale Kenntnisse: Du gehst sicher mit Outlook, Teams und gängigen Office-Anwendungen um und lernst neue Programme gerne kennen.
• Offenheit für KI und neue Technologien: Du hast Interesse daran, digitale Werkzeuge und KI im Büroalltag sinnvoll einzusetzen. Du probierst neue Anwendungen gerne aus und hinterfragst ihre Ergebnisse kritisch. Vorkenntnisse sind willkommen, aber keine Voraussetzung.
• Verantwortungsbewusstsein: Du behandelst persönliche Daten vertraulich und erkennst, wann eine fachliche Rücksprache erforderlich ist. Erfahrung in der Personaldienstleistung oder mit zvoove ist ein Plus. Entscheidend sind für uns Dein Organisationstalent und Deine zuverlässige Arbeitsweise.

DAS ERWARTET DICH

• Eine vielseitige Aufgabe: Du verbindest persönlichen Kontakt mit kaufmännischer Arbeit und hältst unserem Team den Rücken frei.
• Eigenverantwortung: Du übernimmst feste Aufgabenbereiche und bringst Deine Ideen für bessere Abläufe ein.
• Zusammenarbeit: Du arbeitest eng mit unserer Sachbearbeitung und unseren Personalberatern zusammen.
• Hansefit: Mit unserem Firmenfitnessangebot kannst Du einen Ausgleich zum Büroalltag schaffen.