kfm. Assistenz für die Geschäftsführung

schubwerk GmbH; Wiesbaden; On-site; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Vollzeit oder Teilzeit möglich

Direkter Draht zur Geschäftsführung

Job summary

Schubwerk GmbH in Wiesbaden sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung, die das Tagesgeschäft koordiniert, Termine plant, Meetings vorbereitet und Kundengespräche betreut.

Sie kommunizieren sicher mit Kunden, Partnern und Dienstleistern, erledigen Rechnungen, Belege und Mahnungen, behalten Budgets und Lizenzen im Blick und unterstützen Personalthemen sowie die Automatisierung interner Abläufe mithilfe von KI-Tools.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in einer Assistenz ist von Vorteil, Quereinsteiger willkommen.
• Gutes Verständnis für kaufmännische und buchhalterische Abläufe.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten im Kundenkontakt.
• Interesse an Automatisierung von Prozessen und KI-Lösungen.
• Strukturierte, eigenständige, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft.
• Koordination von Terminen, Meetings und Kundengesprächen.
• Erste Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister.
• Bearbeitung von Rechnungen, Belegen, Mahnwesen und Vorbereitung Unterlagen.
• Beobachtung von Verträgen, Fristen, Budgets und Lizenzen.
• Unterstützung bei Personalthemen und Onboarding neuer Kollegen.
• Entwicklung interner Abläufe mit KI-Tools und Automatisierungen.

Skills

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Koordination

Kaufmännische Buchhaltungsprozesse

Prozessautomatisierung

KI-Tools einsetzen

Education

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

KI-Tools

Job description

Deine Aufgaben

• Du unterstützt unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Meetings, Kundengespräche und Präsentationen vor und nach
• Du bist erste Ansprechperson für Kunden, Partner und Dienstleister – ob per Mail, Telefon oder Video-Call – und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden
• Du kümmerst dich um Ein- und Ausgangsrechnungen, die Kontierung von Belegen, um das Mahnwesen und bereitest Unterlagen für unsere Buchhaltung bzw. unser Steuerbüro vor
• Du behältst Verträge, Fristen, Budgets sowie laufende Lizenzen und Abos (z.B. Hosting, Software-Tools) im Blick
• Du kümmerst Dich um interne Beschaffungen (Getränke, Materialien u.w.)
• Du erstellst Auswertungen und Übersichten, zum Beispiel zu Projektstunden, Umsätzen oder offenen Posten
• Du unterstützt bei Personalthemen wie der Organisation von Bewerbungsprozessen und dem Onboarding neuer Kollegen
• Du entwickelst unsere internen Abläufe weiter und machst sie, auch mithilfe von KI-Tools und Automatisierungen, effizienter

Was du mitbringst

• Eine kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation – Erfahrung in einer Assistenz ist von Vorteil, Quereinsteiger sind bei uns aber genauso willkommen
• Ein gutes Verständnis für kaufmännische und buchhalterische Abläufe wie Rechnungsstellung und Zahlungsverkehr
• Du kommunizierst gerne und sicher mit Kunden, Dienstleistern und im Team und trittst freundlich und verbindlich auf
• Interesse und Freude in der Automatisierung von Prozessen und Implementierung von KI-Lösungen
• Du arbeitest strukturiert, eigenständig, zuverlässig und diskret und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten

• Ein motiviertes Team und flache Hierarchien – bei uns duzen wir uns
• Den direkten Draht zur Geschäftsführung und echten Gestaltungsspielraum für eigene Ideen
• Eine vielseitige Rolle an der Schnittstelle von Organisation, Kunden und Digitalprojekten
• Eine strukturierte Einarbeitung, damit du gut ankommst
• Flexible Arbeitszeiten, Vollzeit oder Teilzeit möglich

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