Vertriebsassistenz & kaufmännische Organisation (m/w/d)

Bauelemente Meier GmbH & Co. KG; Bayern; Vor Ort; EUR 36.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeit (Gleitzeit)

iPad & Handy mit Vertrag

4-Tage-Woche möglich

Moderne Büroräume in Neustadt an derW

Regionale Aufträge, kurze Fahrwege

Zusammenfassung

Bauelemente Meier GmbH & Co. KG sucht eine/n engagierte/n Vertriebsassistenz-Mitarbeiter/in zur Unterstützung der anstehenden Aufträge.

Sie nehmen Kundenanfragen telefonisch, per E-Mail und über digitale Kanäle entgegen, erfassen alle relevanten Daten und legen Vorgänge sauber in den Systemen an. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen für Fachberater und Geschäftsführung vor und pflegen Wiedervorlagen.

Qualifikationen

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung ist von Vorteil.
• Gute Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise.
• Freundliche, klare Kommunikation mit Kunden und Kollegen.

Aufgaben

• Anfragen neuer Kunden telefonisch, per E-Mail und digital entgegennehmen.
• Kunden- und Projektinformationen vollständig erfassen und systematisch anlegen.
• Unterlagen, Bilder, Pläne oder Maße aktiv anfordern.
• Angebotsgrundlagen zusammenstellen und Informationen vorbereiten.
• Termine koordinieren und Informationen nachvollziehbar dokumentieren.
• Nach dem Angebotsversand beim Kunden freundlich nachfassen und Rückmeldungen dokumentieren.

Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Freundliche Kommunikation

Eigeninitiative

Proaktive Nachverfolgung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Diese Vorteile genießen bereits unsere Mitarbeiter.

• Modernste Montagewagen mit Luftfahrwerk, Automatik-Schaltung, Sitzheizung, Komfortsitzen, Akustikpaket, allen möglichen Assistenten und vielem Mehr damit Du sicher und komfortabel von A nach B kommst.
• Produktvielfalt von den besten Herstellern, damit Du flexibel auf Kundenwünsche und die verschiedenen Bedürfnisse eingehen kannst.
• Außergewöhnliches Miteinander mit netten und hilfsbereiten Kollegen, denen Deine Einarbeitung am Herzen liegt.
• 30 Tage Urlaub und eine flexible Arbeitszeit mit Gleitzeit, damit Du genügend Zeit für Freunde, Familie, Reisen und Erholung hast.
• Persönliche und berufliche Weiterentwicklung, Wir fördern Dich und Deine Karriere mit Fortbildungsangeboten.
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld, damit Du Dir auch mal was gönnen kannst.
• Attraktive Vergütung, mit der wir Deine Leistung belohnen.
• iPad und Handy mit Vertrag kostenlos dazu.
• Früher Start ins Wochenende, weil wir Dir auf Wunsch eine 4-Tage-Woche ermöglichen.
• Regionale Aufträge, mit kurzen Fahrtstrecken und pünktlichem Feierabend.
• Helle und moderne Büroräume - im neuen Firmengebäude in Neustadt an der Waldnaab, die den Büroalltag angenehm machen.
• Moderne Profi-Werkzeuge von Herstellern wie z.B. Makita, die Dich bei Deiner täglichen Arbeit unterstützen.

Deine Aufgaben

Anfrageaufnahme und Organisation

• Du nimmst neue Kundenanfragen telefonisch, per E-Mail und über unsere digitalen Kanäle entgegen.
• Du erfasst Kunden- und Projektinformationen vollständig und strukturiert.
• Du legst neue Vorgänge sauber in unseren Systemen an.
• Du forderst fehlende Unterlagen, Bilder, Pläne, Maße oder Angaben aktiv an.
• Du bereitest Kundenanfragen vollständig für die weitere Bearbeitung vor.

Termin- und Informationskoordination

• Du koordinierst Beratungs-, Besprechungs- und Kundentermine.
• Du dokumentierst Informationen, Absprachen und offene Punkte nachvollziehbar.
• Du hältst interne und externe Rückmeldungen konsequent nach.

Angebotsvorbereitung und Nachverfolgung

• Du stellst die notwendigen Grundlagen für die Angebotserstellung zusammen.
• Du bereitest Informationen und Unterlagen für unsere Fachberater und die Geschäftsführung vor.
• Du prüfst, ob alle benötigten Angaben vollständig vorliegen.
• Du pflegst Wiedervorlagen und fasst nach dem Angebotsversand freundlich und professionell beim Kunden nach.
• Du dokumentierst Rückmeldungen, Entscheidungsstände, Verschiebungen und Absagen.
• Du sorgst dafür, dass interessante Kundenanfragen nicht unbeachtet bleiben.

Kundenkommunikation

• Du beantwortest einfache organisatorische Rückfragen.
• Du informierst Kunden über Zwischenstände.
• Du holst fehlende Informationen aktiv ein.
• Du begleitest unsere Kunden freundlich, klar und verbindlich durch die Angebotsphase.

Deine Aufgaben in der kaufmännischen Vorbereitung

• Du sichtest und sortierst eingehende Rechnungen und Belege.
• Du ordnest Rechnungen den jeweiligen Projekten oder Kostenstellen zu.
• Du prüfst Unterlagen auf Vollständigkeit und grundsätzliche Plausibilität.
• Du bereitest Überweisungen und Zahlungsläufe zur finalen Freigabe vor.
• Du forderst fehlende Rechnungen, Belege oder Angaben nach.
• Du behältst offene Posten, Mahnungen und Fristen organisatorisch im Blick.
• Du bereitest Unterlagen geordnet für unseren Steuerberater vor.
• Du prüfst Stundenzettel und Arbeitszeiten auf Vollständigkeit.
• Du klärst fehlende oder unplausible Angaben mit unseren Mitarbeitern.
• Du bereitest die Arbeitszeiten für die Übergabe an das Lohnbüro vor.

Das bringst du mit

• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und sorgfältig.
• Du kannst mehrere Vorgänge gleichzeitig organisieren, ohne den Überblick zu verlieren.
• Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich.
• Du telefonierst gerne und gehst offen auf Menschen zu.
• Du bleibst an offenen Themen dran, ohne aufdringlich zu wirken.
• Du erkennst selbstständig, wenn Informationen oder Rückmeldungen fehlen.
• Du arbeitest zügig, gewissenhaft und lösungsorientiert.
• Du gehst sicher mit E-Mail, digitalen Ablagen und üblichen Büroprogrammen um.
• Du hast ein gutes Verständnis für kaufmännische Abläufe.
• Du übernimmst Verantwortung und bringst begonnene Themen zuverlässig zu Ende.

Eine kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in der Vertriebsassistenz, Büroorganisation, Auftragsannahme, vorbereitenden Buchhaltung oder im Kundenservice ist von Vorteil.

Wichtiger als ein bestimmter beruflicher Werdegang ist für uns jedoch, dass du zuverlässig arbeitest, Zusammenhänge schnell verstehst und echte Ordnung in Abläufe bringen kannst.

Weitere Informationen findest du auf unserer Homepage.