Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Trium Novem GmbH; Offenburg; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Altersvorsorge

Krankenzusatzversicherung

Weiterbildung

Kinderbetreuungszuschuss

Team-Events

Wertschätzung

Frisches Obst

Getränke & Kaffee

Feedbackgespräche

Fahrtkostenzuschuss

Zusammenfassung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit sucht eine kaufmännische Assistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Fachbereiche bei organisatorischen Aufgaben, der Erstellung von Präsentationen und Berichten sowie der Koordination von Terminen.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, denken mit und tragen zu effizienten Abläufen bei; eine kaufmännische Ausbildung und gute MS-Office-Kenntnisse sind Voraussetzung.

Das Umfeld bietet moderne Arbeitsplätze und regelmäßige Weiterentwicklungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung im Assistenz-/Office-Bereich wünschenswert.
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Prioritäten setzen.
• Eigenverantwortliches Arbeiten, mitdenken und Überblick behalten.
• Aufbereitung von Informationen verständlich und fundierte Entscheidungsgrundlagen schaffen.
• Sicheres, professionelles Auftreten und klare Kommunikation.
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Alle Erfahrungslevel willkommen.

Aufgaben

• Unterstützung der Fachbereiche und Führungskräfte bei organisatorischen Aufgaben.
• Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Auswertungen und Berichten.
• Koordination von Terminen, Meetings und internen Abläufen, Vor-/Nachbereitung.
• Protokollerstellung und Nachverfolgung offener Aufgaben.
• Dokumente, Verträge und digitale Ablagestrukturen organisieren.
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Potenziale erkennen und Prozesse effizienter gestalten.
• Eigenständiges Arbeiten und vorausschauendes Denken, Themen zuverlässig abschließen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigenverantwortung

Prioritäten setzen

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

PowerPoint

Outlook

Jobbeschreibung

Kaufmännische Assistenz (m/w/d)

Als kaufmännische Assistenz unterstützt Du unser Team bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und sorgst dafür, dass Abläufe effizient funktionieren. Du bereitest Informationen professionell auf, koordinierst Termine und Themen, hältst Aufgaben nach und schaffst die Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Freue Dich auf eine vielseitige Position mit Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und einem modernen Arbeitsumfeld, in dem Mitdenken ausdrücklich erwünscht ist.

Was erwartet dich?

• Du unterstützt unsere Fachbereiche und Führungskräfte bei organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben.
• Du erstellst Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Auswertungen und Berichte.
• Du koordinierst Termine, Besprechungen und interne Abläufe und sorgst für eine strukturierte Vor- und Nachbereitung.
• Du übernimmst die Erstellung von Protokollen und verfolgst offene Aufgaben zuverlässig nach.
• Du organisierst und pflegst Dokumente, Verträge sowie digitale Ablagestrukturen.
• Du koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Du erkennst Optimierungspotenziale und unterstützt dabei, Prozesse effizienter zu gestalten.
• Du arbeitest eigenständig, denkst mehrere Schritte voraus und sorgst dafür, dass Themen zuverlässig abgeschlossen werden.
• Ohne Personalverantwortung

Qualifikationen

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Organisationsbereich.
• Eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen.
• Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, denkst mit und behältst auch in einem dynamischen Arbeitsalltag den Überblick.
• Du bereitest Informationen verständlich und professionell auf und schaffst damit eine fundierte Entscheidungsgrundlage.
• Ein sicheres und professionelles Auftreten sowie eine verbindliche Kommunikation.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
• Verantwortungsbewusstsein und Freude an einer vielseitigen Tätigkeit.
• Alle Erfahrungslevel willkommen.

Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Krankenzusatzversicherung
• Weiterentwicklung durch Mitarbeitergespräche, Coaching, Schulungen und Weiterbildung
• Zuschuss zur Kinderbetreuung (nach individueller Vereinbarung)
• Regelmäßige Team‑Events
• Persönliche Wertschätzung zu besonderen Anlässen
• Frisches Obst
• Kostenfreie Getränke und Kaffee
• Regelmäßige Feedbackgespräche
• Faire Vergütung
• Fahrtkostenzuschuss