Kaufmännische Assistenz / Office Manager (m/w/d) 2 Vollzeit oder Teilzeit

Aspect Shop; Deutschland; Hybrid; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice-Möglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Firmenfitness

Mitarbeiterrabatte

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

Aspect Shop sucht eine motivierte Verwaltungsassistenz zur Unterstützung der Buchhaltungsvorbereitung, HR-Administration und Vertragsmanagement. Sie koordinieren Ablage, Fristen und interne Prozesse und arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen.

Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und verantwortungsbewusst, behalten den Überblick über verschiedene Themen und tragen so zu einem reibungslosen Betriebsablauf bei. Flexible Arbeitsmodelle je nach Aufgabe werden angeboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ideal im Büromanagement/Verwaltung.
• Erste Erfahrungen im kaufmännischen Umfeld vorteilhaft.
• Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel).
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise; Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Kommunikationsstärke in Zusammenarbeit mit Kollegen und externen Partnern.
• Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.
• Lernbereitschaft und Motivation, sich weiterzuentwickeln.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Belege, Rechnungen und Unterlagen vorbereiten und dokumentieren.
• HR-Administration unterstützen: Personalunterlagen pflegen, Abwesenheiten verwalten.
• Vertragsmanagement koordinieren: Verträge und Fristen verwalten und ablegen.
• Geschäftsführung entlasten: Tagesgeschäft unterstützen und organisatorische Aufgaben übernehmen.
• Events/Projekte organisieren: interne Veranstaltungen koordinieren und Projekte unterstützen.
• Arbeitsumfeld organisieren: Standort, Sauberkeit, Bürobetrieb sicherstellen.
• Betriebsmittel verwalten: Bestellungen, Materialien, organisatorische Themen betreuen.
• Dokumentenmanagement sicherstellen: Ablagen aktuell halten.
• Compliance unterstützen: interne Richtlinien aktuell halten.
• Verantwortung übernehmen: reibungsloser Hintergrundbetrieb sicherstellen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Teamarbeit

Vertraulichkeit

Hands-on-Mentalität

Lernbereitschaft

Selbstständigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Word

Excel

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

Vorbereitende Buchhaltung:Du bereitest Belege, Rechnungen und Unterlagen für unsere externe Buchhaltung vor und sorgst für eine saubere Dokumentation.
HR-Administration unterstützen: Du pflegst Personalunterlagen, verwaltest Abwesenheiten und unterstützt bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
Vertragsmanagement koordinieren: Du verwaltest Verträge, Fristen und wichtige Unternehmensdokumente und sorgst für eine strukturierte Ablage.
Geschäftsführung entlasten: Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und übernimmst organisatorische sowie administrative Aufgaben.
Events und kleine Projekte organisieren: Du koordinierst interne Veranstaltungen, unterstützt bei Projekten und sorgst für einen reibungslosen Ablauf.
Arbeitsumfeld organisieren: Du unterstützt dabei, dass unser Standort reibungslos funktioniert, organisierst Dienstleistungen rund um Sauberkeit, Ordnung und Bürobetrieb und behältst wichtige Themen im Blick.
Betriebsmittel verwalten: Du kümmerst dich um Bestellungen, Büromaterialien und weitere organisatorische Themen des täglichen Geschäftsbetriebs.
Dokumentenmanagement sicherstellen: Du hältst unsere Dokumente, Ablagen und administrativen Prozesse ordentlich und aktuell.
Compliance unterstützen: Du hilfst dabei, interne Richtlinien, Dokumentationen und organisatorische Anforderungen aktuell und nachvollziehbar zu halten.
Verantwortung übernehmen: Durch deine Arbeit sorgst du dafür, dass unsere Organisation im Hintergrund reibungslos funktioniert und unsere Teams erfolgreich arbeiten können.

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung:Idealerweise im Bereich Büromanagement, Verwaltung, Handel oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
Erste Erfahrung im kaufmännischen Umfeld: Erfahrungen in Verwaltung, Assistenz, Buchhaltung oder Personaladministration sind von Vorteil, aber kein Muss.
Sicherer Umgang mit Office-Anwendungen: Insbesondere Outlook, Word und Excel gehören für dich zum Arbeitsalltag.
Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise: Du arbeitest organisiert, zuverlässig und behältst auch bei mehreren Themen den Überblick.
Diskretion und Verantwortungsbewusstsein: Der vertrauliche Umgang mit Informationen ist für dich selbstverständlich.
Kommunikationsstärke: Du arbeitest gerne mit Kollegen und externen Partnern zusammen.
Hands-on-Mentalität: Du erkennst Aufgaben, packst mit an und findest pragmatische Lösungen.
Lernbereitschaft: Nicht alles musst du bereits können. Wichtiger ist uns, dass du motiviert bist und Verantwortung übernehmen möchtest.

Warum wir?

Start-up-Vibes:Jung, dynamisch, motiviert. Bei uns kannst du aktiv mitgestalten.
Verantwortung ab Tag 1: Wir schenken dir Vertrauen und übertragen dir echte Aufgaben.
Familiäres Miteinander: Ein herzliches Team mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Kommunikation.
Abwechslungsreicher Arbeitsalltag: Kein Tag ist wie der andere. Du arbeitest in vielen Unternehmensbereichen mit.
Flexible Arbeitszeitmodelle: Ob Vollzeit oder Teilzeit, gemeinsam finden wir ein Modell, das zu dir und unserem Team passt.
Fit und gesund: Profitiere von unserem Firmenfitness-Programm.
Shoppen und sparen: Attraktive Mitarbeiterrabatte auf unser Sortiment.
Homeoffice-Möglichkeiten: Je nach Aufgabe und Einarbeitung bieten wir flexible Arbeitsmodelle.
Zukunft sichern: Betriebliche Altersvorsorge und langfristige Perspektiven.
Moderne Arbeitsplätze: Ergonomische Ausstattung und digitale Prozesse.
Überstundenabbau: Mehrarbeit wird erfasst und kann selbstverständlich ausgeglichen werden.