Industriekaufmann (m/w/d)

Helmholtz-Zentrum hereon GmbH; Geesthacht; On-site; EUR 24,000 - 36,000; Full time

Job summary

Helmholtz-Zentrum hereon GmbH in Geesthacht sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination, befristet für zwei Jahre. Die Vollzeitstelle umfasst 39 Stunden pro Woche und ist grundsätzlich auch teilbar.

Zu den Aufgaben gehören administrative Unterstützung des Forschungsmanagements, Schnittstellenmanagement, Office-Management in Deutsch und Englisch, Reisevor- und Nachbereitung sowie die Erstellung von Berichten und Unterlagen.

Qualifications

• Abschluss einer kaufmännischen bzw. Büro-Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz/Verwaltung/Koordination vorteilhaft
• Kenntnisse von CMS lmperia und Datenbankanwendungen (z. B. FileMaker) von Vorteil
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Technisches Verständnis für Webanwendungen, Datenbanken und digitales Informationsmanagement
• Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Forschungsmanagements im Tagesgeschäft
• Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Office-Management einschließlich deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten- und Ablagemanagement sowie Archivierung und Beschaffungsprozesse
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. Abrechnung
• Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen der Abteilungen

Skills

Büroorganisation

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsgeschick

Serviceorientierung

Englischkenntnisse

Education

Abgeschlossene Ausbildung Büromanagement oder vergleichbar

Tools

lmperia CMS

FileMaker

MS Office

Job description

Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination

Referenzcode: 1084

Arbeitsort: Geesthacht

Bewerbungsfrist: 06.12.2026

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.

Für den Bereich Forschungskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt - befristet für zwei Jahre - eine Assistenz (m/w/d) für Aufgaben in den beiden Abteilungen Forschungsförderung und Forschungskoordination in Vollzeit. Die Vollzeitstelle (39 h/Woche) ist grundsätzlich auch teilbar.

Für beide Abteilungen:

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Forschungsmanagements im Tagesgeschäft
• Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen
• Professionelles Office-Management einschließlich deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten- und Ablagemanagement sowie Archivierung und Organisation von Beschaffungsprozessen
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung

Für die Abteilung Forschungskoordination:

• Organisatorische und administrative Aufgaben im Rahmen der Vor- und Nachbereitung der halbjährlichen Sitzungen des technisch-wissenschaftlichen Beirats (TWB) sowie weiterer Sitzungen und Veranstaltungen
• Recherche, Koordination und administrative Begleitung von Wissenschaftspreisen und Ausschreibungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Unterlagen in deutscher und englischer Sprache
• Professionelle Aufbereitung und Bereitstellung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen
• Unterstützung bei internen & externen Abfragen sowie bei der Aufbereitung von Informationen

Für die Abteilung Forschungsförderung:

• Pflege und Weiterentwicklung von Web- und Intranet-Inhalten im CMS lmperia einschließlich technischer Umsetzung und Dokumentation von Web-Updates
• Administrative Bearbeitung und Begleitung von EU-Antragsprozessen im Funding & Tenders Portal
• Beratung und Unterstützung von Forschenden bei Portal- und Förderfragen
• Pflege von Projekt-, Antrags- und Controllingdokumenten
• Organisation von Netzwerktreffen, Informationsveranstaltungen und Schulungen zur Forschungsförderung

Fachlich

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im Office-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion inkl. Büroorganisation und Veranstaltungsplanung
• Kenntnisse im Umgang mit CMS-Systemen, insbesondere lmperia, sowie mit Datenbankanwendungen, vorzugsweise FileMaker, sind von Vorteil
• Kenntnisse der nationalen und europäischen Forschungsförderung sowie ein Verständnis für Informations- und Förderstrukturen sind von Vorteil
• Technisches Verständnis für Webanwendungen, Datenbanken und digitales Informationsmanagement
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönlich

• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit auch in arbeitsintensiven Situationen
• Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Aufgaben vorausschauend und lösungsorientiert zu bearbeiten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschi...