Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination

Hereon; Geesthacht; Remote; EUR 50,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

6 Wochen Urlaub

Tarifvertrag öffentlicher Dienst (Entg

Jobticket-Zuschuss

Mobilflexibles Arbeiten

Job summary

Hereon in Geesthacht sucht eine Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination. Die Vollzeitstelle umfasst 39 Stunden pro Woche und ist befristet auf zwei Jahre.

Die Position bietet Aufgaben in Forschungsförderung und Forschungskoordination, einschließlich Reisevor- und -nachbereitung sowie Belegbearbeitung. Zu den Aufgaben gehören Schnittstellenmanagement, Deutsch- und Englischkorrespondenz sowie das Management von Dokumenten und Beschaffungsprozessen.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Office-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz/Verwaltung/Koordination vorteilhaft.
• Kenntnisse CMS-Systeme (Insb. Imperia) und Datenbankanwendungen von Vorteil.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Forschungsmanagements im Tagesgeschäft.
• Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.
• Office Management inklusive deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten- und Ablageorganisation sowie Archivierung.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

CMS Imperia

FileMaker

Job description

Assistenz (m/w/d) für den Bereich Forschungskoordination

Für den Bereich Forschungskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt - befristet für zwei Jahre - eine Assistenz (m/w/d) für Aufgaben in den beiden Abteilungen Forschungsförderung und Forschungskoordination in Vollzeit. Die Vollzeitstelle (39 h/Woche) ist grundsätzlich auch teilbar. Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Männer ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben.

Ihre Aufgaben

Für beide Abteilungen:

• Administrative und organisatorische Unterstützung des Forschungsmanagements im Tagesgeschäft
• Schnittstellenmanagement und Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern
• Professionelles Office Management einschließlich deutsch- und englischsprachiger Korrespondenz, Dokumenten-, und Ablagemanagement sowie Archivierung und Organisation von Beschaffungsprozessen
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen einschließlich Abrechnung

Für die Abteilung Forschungskoordination:

• Organisatorische und administrative Aufgaben im Rahmen der Vor- und Nachbereitung der halbjährlichen Sitzungen des technisch-wissenschaftlichen Beirats (TWB) sowie weiterer Sitzungen und Veranstaltungen
• Recherche, Koordination und administrative Begleitung von Wissenschaftspreisen und Ausschreibungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Protokollen, Präsentationen und weiteren Unterlagen in deutscher und englischer Sprache
• Professionelle Aufbereitung und Bereitstellung von Sitzungs-und Präsentationsunterlagen
• Unterstützung bei internen & externen Abfragen sowie bei der Aufbereitung von Informationen

Für die Abteilung Forschungsförderung:

• Pflege und Weiterentwicklung von Web- und Intranet-Inhalten im CMS Imperia einschließlich technischer Umsetzung und Dokumentation von Web-Updates
• Administrative Bearbeitung und Begleitung von EU-Antragsprozessen im Funding & Tenders Portal
• Beratung und Unterstützung von Forschenden bei Portal- und Förderfragen
• Pflege von Projekt-, Antrags- und Controllingdokumenten
• Organisation von Netzwerktreffen, Informationsveranstaltungen und Schulungen zur Forschungsförderung

Fachlich

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im Office-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich
• Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Verwaltungs- oder Koordinationsfunktion inkl. Büroorganisation und Veranstaltungsplanung
• Kenntnisse im Umgang mit CMS-Systemen, insbesondere Imperia, sowie mit Datenbankanwendungen, vorzugsweise FileMaker, sind von Vorteil
• Kenntnisse der nationalen und europäischen Forschungsförderung sowie ein Verständnis für Informations- und Förderstrukturen sind von Vorteil
• Technisches Verständnis für Webanwendungen, Datenbanken und digitales Informationsmanagement
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönlich

• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit auch in arbeitsintensiven Situationen
• Hohe Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, Aufgaben vorausschauend und lösungsorientiert zu bearbeiten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sicheres Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnerinnen und Anpsprechpartnern
• Teamgeist, Loyalität, Diskretion und ein hohes Verantwortungsbewusstsein

Unser Angebot

• eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem Forschungszentrum mit mehr als 1.100 Beschäftigten aus rund 50 Nationen
• 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 9a nach EntgO Bund
• sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E-Fahrzeuge
• individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
• hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)
• Corporate Benefits
• abwechslungsreiches Kantinenangebot