Executive Assistant Direktionssekretariat (m/w/d)

Herrmann Personaldienste GmbH; Bonn; Vor Ort; EUR 48.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Herrmann GmbH Office + IT Service sucht eine erfahrene Direktionsassistentin (m/w/d) in Bonn. Die Position umfasst Organisation des Direktionssekretariats, Koordination von Terminen sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in Deutsch und Englisch.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie ausgeprägtes Organisationstalent und Diskretion. Flexible Arbeitsgestaltung möglich; 39-Stunden-Woche; TVöD-Bund EG 8 Vergütung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Europasekretärin oder vergleichbar).
• Erfahrung in Direktionsassistenz oder vergleichbarer Assistenzfunktion.
• Sicherer Umgang mit MS Office, Schwerpunkt Präsentationen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und eigenständige Arbeitsweise.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation des Direktionssekretariats und Unterstützung des Direktors.
• Koordination von Terminen und Kalendern in Deutsch und Englisch.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen.
• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und Unterlagen.
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch verwalten; Fristen überwachen.
• Reiseplanung national/international; Reisekostenabrechnung.
• Empfang nationaler/internationaler Gäste; Betreuung der Abläufe.
• Budgetverwaltung, Bestellungen, Aktenpflege.
• Koordination eingehender Bewerbungen und Organisation von Vorstellungsgesprächen.

Kenntnisse

Terminmanagement

Korrespondenz Deutsch/Englisch

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsstärke

MS Office

PowerPoint

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

PowerPoint

Jobbeschreibung

Im Mittelpunkt unseres Handelns steht Ihre Zufriedenheit.

Die Herrmann GmbH Office + IT Service ist seit über 30 Jahren auf die Vermittlung und Überlassung von Fach- und Führungskräften aus dem kaufmännischen und IT-Bereich spezialisiert.

Nutzen auch Sie unsere hervorragenden Kontakte zu Konzernen und renommierten mittelständischen Unternehmen. Wir garantieren Ihnen eine kompetente und persönliche Betreuung sowie attraktive Konditionen in unserem Hause.

UNSER KUNDE

Unser Kunde zählt zu den bedeutendsten Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands und entwickelt innovative Lösungen für die Herausforderungen von morgen. Am Standort Bonn entstehen in interdisziplinären Teams anspruchsvolle Projekte und zukunftsweisende Lösungen in verschiedenen wissenschaftlichen und technologischen Bereichen.

Seit vielen Jahren unterstützen wir unseren Kunden erfolgreich bei der Überlassung und Vermittlung qualifizierter Fachkräfte. Es erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit innovativen Technologien, spannenden Aufgaben und langfristigen beruflichen Perspektiven in einer international anerkannten Forschungseinrichtung.

WIR BIETEN IHNEN

• Einsatz bei einer der führenden Forschungs- und Technologieeinrichtungen Deutschlands in einem internationalen und innovativen Arbeitsumfeld
• Flexible Arbeitsgestaltung mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache bei mindestens drei Präsenztagen pro Woche am Standort Bonn-Oberkassel
• Geregelte Arbeitszeiten von Montag bis Freitag in der Regel von 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr bei einer 39-Stunden-Woche
• Vergütung nach Entgeltgruppe EG 8 TVöD-Bund
• Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben im internationalen Umfeld einer renommierten Forschungs- und Technologieeinrichtung
• Persönliche Betreuung durch feste Ansprechpartner sowie individuelle Unterstützung während des gesamten Einsatzes
• Bis zu 30 Urlaubstage pro Jahr sowie die Möglichkeit zur Urlaubsnahme bereits während der Probezeit
• Exklusive Mitarbeitervorteile über Corporate-Benefits mit Vergünstigungen bei zahlreichen namhaften Marken und Onlineshops
• Prämien im Rahmen unseres Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programms

IHRE AUFGABEN

• Eigenständige Organisation des Direktionssekretariats sowie administrative und organisatorische Unterstützung des Direktors im Tagesgeschäft
• Koordination des Termin- und Kalendermanagements einschließlich Abstimmung interner und externer Termine in deutscher und englischer Sprache
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen und Videokonferenzen einschließlich Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen
• Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Berichten und weiteren Unterlagen sowie Aufbereitung von Informationen aus verschiedenen Fachbereichen
• Bearbeitung der deutsch- und englischsprachigen Korrespondenz sowie Überwachung von Vorgängen, Wiedervorlagen und Fristen
• Kommunikation mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpartnern aus Wissenschaft, Wirtschaft, Behörden und internationalen Organisationen
• Planung und Organisation von In- und Auslandsdienstreisen einschließlich Vorbereitung der Reiseunterlagen und Reisekostenabrechnung
• Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Gäste sowie Organisation der damit verbundenen Abläufe
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung, Bearbeitung von Bestellungen und Reiseanträgen sowie Pflege von Akten, Dateien und digitalen Vorgängen
• Koordination eingehender Bewerbungen sowie Organisation von Vorstellungsgesprächen

IHR PROFIL

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Europasekretärin (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Einschlägige Berufserfahrung, idealerweise als Direktionsassistentin (m/w/d), Geschäftsführungssekretärin (m/w/d), Executive Assistant (m/w/d) oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen kaufmännischen Assistenzfunktion
• Fundierte Erfahrung in der eigenständigen Organisation eines Sekretariats oder Assistenzbereichs einschließlich Terminmanagement, Korrespondenz sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Geschäftsreisen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere bei der professionellen Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Dokumenten und Korrespondenz
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die regelmäßige Kommunikation mit nationalen und internationalen Ansprechpartnern
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie Sicherheit bei der Erstellung, Bearbeitung und redaktionellen Prüfung anspruchsvoller Unterlagen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem sicheren Gespür für Prioritäten und Fristen
• Diskretion, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Vorgängen
• Souveränes, verbindliches und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke im Kontakt mit internen und externen Ansprechpartnern
• Teamfähigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit auch bei wechselnden Anforderungen und einem anspruchsvollen Termin- und Aufgabenaufkommen

Wir freuen uns auf Sie!

Für Fragen stehen Ihnen Ihre persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner in unserem Hause gerne vorab zur Verfügung.

WICHTIGER HINWEIS

Zur Ausübung der Tätigkeit ist eine Arbeitserlaubnis für Deutschland zwingend erforderlich. Wir bitten höflich um Verständnis, andernfalls Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen zu können.

A work permit for Germany is mandatory f