Geschäftsführende Assistenz und Lehrveranstaltungsmanager*in (m/w/d) des Deutschen Instituts

Uni Mainz; Mainz; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Job summary

Uni Mainz sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Unterstützung der Institutsleitung in allen administrativen Belangen. Zu Ihren Aufgaben zählen Haushalts- und Budgetverwaltung, Personalverwaltung, Mitwirkung bei Personalbeschaffung, Onboarding sowie Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsplanung.

Sie besitzen eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder ein Studium, sehr gute Deutschkenntnisse (C2), CMS-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office (Excel, Word,

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) in Wort und Schrift.
• Erfahrung mit CMS und MS Office, idealerweise Grafik- oder Bildbearbeitung.

Responsibilities

• Unterstützung der Institutsleitung in allen administrativen Belangen.
• Verwaltung und Überwachung des Institutsbudgets und der Drittmittelprojekte.
• Personalverwaltung, Mitwirkung bei Personalauswahl, Einstellung und Onboarding.
• Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung (Web/Social Media, Veranstaltungen).
• Planung und Verwaltung in Bachelor-/Master-Studiengängen; Zulassungsverfahren.
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Organisation.

Skills

Organisationsvermögen

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Kritikfähigkeit

Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten

Education

Verwaltungsausbildung oder Studium

Tools

Content-Management-Systeme

MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)

Grafik-/Bildbearbeitung-Programme

Job description

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung des Instituts in allen administrativen Belangen
• Verwaltung und Überwachung des Institutshaushalts und der Budgets von Drittmittelprojekten
• Betreuung der Personalverwaltung des Instituts, einschließlich der Mitwirkung bei Personalauswahl, Einstellung und Onboarding
• Mitwirkung an der allgemeinen Öffentlichkeitsarbeit und der Außendarstellung des Instituts (z.B. Web- und Social Media-Pflege, Veranstaltungsplanung und -management, Erstellung von Informationsmaterialien)
• Übernahme von Planungs- und Verwaltungsaufgaben in den Bachelor- und Master-Studiengängen des Instituts
• Durchführung des Zulassungsverfahrens zu Lehrveranstaltungen

Ihr Profil:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare dem Aufgabenprofil der Stelle angemessene Qualifikation
• Vertrautheit mit den gängigen Aufgaben im Bereich der Finanz-, Haushalts- und Personalverwaltung sowie Kenntnisse der jeweils einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen
• sehr gute Kenntnisse
  • der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2-Niveau)
  • im Umgang mit Content-Management-Systemen (z.B. zur Pflege von Web-Inhalten)
  • in der Anwendung gängiger MS Office-Programme (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) sowie idealerweise in der Anwendung von Grafik- und Bildbearbeitungsprogrammen
  • des Aufbaus modularisierter Bachelor- und Master-Studiengänge im deutschen Hochschulsystem
• wünschenswert sind Kenntnisse
  • im Projektmanagement
  • der englischen Sprache
• Organisationsvermögen, Eigeninitiative und eine proaktive Arbeitsweise
• freundliches und sicheres Auftreten sowie Team- und Kritikfähigkeit
• ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und soziale Intelligenz
• Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Themengebiete und Aufgabenbereiche