Teamassistent/ -in (m/w/d) (CIT2026-32)

Technische Universität München; Garching bei München; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Technische Universität München sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung der Lehrstuhlmitarbeiter in Personal- und Finanzangelegenheiten. Sie koordinieren Termine, organisieren Veranstaltungen und betreuen Studierende sowie externe Gäste.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Abwicklung von Promotionsprozessen, Grant-Management und Budgetüberwachung von Drittmitteln sowie die Pflege des Web-Auftritts des Lehrstuhls.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-/ Bürobereich.
• Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationsgeschick, flexibel und teamorientiert.
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Kenntnisse von MS Office; Typo3 von Vorteil.
• Grundkenntnisse von SAP im Finanzbereich von Vorteil.
• Erfahrung im Grant-Management von Vorteil.
• Verwaltungsabläufe im öffentlichen Dienst (TV-L, Reisekosten) von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Lehrstuhlmitarbeiter in Personal- und Finanzangelegenheiten.
• Administrative Unterstützung bei Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen.
• Planung und Buchung von Reisen, Verwaltung der Dienstreiseabrechnungen.
• Organisation von Veranstaltungen (Meetings, Workshops, Tagungen).
• Unterstützung bei Verwaltung studentischer Abschlussarbeiten und Hilfskräfte.
• Abwicklung administrativer Prozesse von Promotionsverfahren.
• Grant-Management und Budgetüberwachung internationaler/nationaler Drittmittelprojekte.
• Empfang und Betreuung von wissenschaftlichem Personal und Gästen.
• Pflege von Inhalten des Web-Auftritts des Lehrstuhls.
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung für den Lehrstuhlinhaber.
• Korrespondenz mit zentralen Einrichtungen der TU München und School.

Skills

Organisationsgeschick

Flexibilität

Kommunikationsfähigkeit

Teamgeist

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

MS Office

Education

Berufsausbildung im Verwaltungs-/ Bürobereich

Tools

Typo3

SAP

MS Office

Job description

Aufgaben

• Unterstützung der Lehrstuhlmitarbeiter in Personal- und Finanzangelegenheiten.
• Administrative Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und Prüfungen (inklusive Ansprechstelle für Anfragen von Studierenden).
• Planung und Buchung von nationalen und internationalen Reisen, Verwaltung der Dienstreiseabrechnungen.
• Organisation von Veranstaltungen (Meetings, Workshops und Tagungen).
• Unterstützung bei der Verwaltung der studentischen Abschlussarbeiten und Hilfskräfte.
• Abwicklung der administrativen Prozesse von Promotionsverfahren.
• Grant-Management und Verwaltung internationaler und nationaler Drittmittelprojekte (z. B. EU, DFG) sowie Budgetüberwachung.
• Empfang und Betreuung von wissenschaftlichem Personal und auswärtigen Gästen.
• Pflege von Inhalten des Web-Auftritts des Lehrstuhls.
• Terminkoordination und Kalenderverwaltung für den Lehrstuhlinhaber.
• Korrespondenz und Abstimmung mit den zentralen Einrichtungen der TUM und der School (z. B. Personal, Finanzen, Forschungsförderung, Recht).

Qualifikationen

• abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-/ Bürobereich und/ oder Erfahrungen in einer vergleichbaren Position,
• eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise,
• Organisationsgeschick,
• Flexibilität,
• Kommunikationsfähigkeit,
• freundliches und professionelles Auftreten,
• Teamgeist,
• gute bzw. verhandlungssichere Englischkenntnisse sowie gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift,
• gute Kenntnisse von MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint),
• Kenntnisse von CMS-Tools (Typo3) sind von Vorteil,
• Idealerweise Grundkenntnisse von SAP (Finanzbuchhaltung),
• Erfahrung im Grant-Management (z. B. EU, DFG) ist von Vorteil,
• Kenntnisse der Verwaltungsabläufe im öffentlichen Dienst (z. B. TV-L, Bayerisches Reisekostengesetz) sind von Vorteil