Fachassistenz (m/w/d) Eingangszone/Kundenbüro/Empfang

Landkreis Nu; Ulm; Hybrid; EUR 35,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Gleitzeitregelung

Parkplätze

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Corporate Benefits

Job summary

Landkreis Nu sucht eine Fachassistenz (m/w/d) Eingangszone/Kundenbüro/Empfang in Ulm. Die Stelle ist teilzeit (50 %) unbefristet mit einer Eingruppierung in TVöD-V EG 5. Beginn möglichst sofort.

Zu den Aufgaben gehören Zutrittssteuerung, Neukundenprozesse, Beratung zu Antragsverfahren, Datenerhebung und Postbearbeitung. Gefragt sind eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Deutschkenntnisse (C1), Konfliktfähigkeit, Belastbarkeit und Zuverlässigkeit.

Qualifications

• Ausbildung entsprechend dem kaufmännischen Umfeld oder Rechtsanwaltsbereich.
• Fundierte Verwaltungserfahrung und Organisationstalent sind wünschenswert.
• Erfahrung in der Kundenberatung ist von Vorteil.

Responsibilities

• Zutrittssteuerung, Klärung von Anliegen und Kundensteuerung.
• Neukundenprozess inkl. Identitätsprüfung sowie Beratung zu Antragsverfahren.
• Datenerhebung, Datenprüfung, Datenerfassung und Pflege im Antragsprozess.
• Bearbeitung des täglichen Postein- und Postausgangs.
• Bestellung von Arbeits- und Informationsmaterialien.
• Führen von Arbeitszeit- und Urlaubskonten sowie Zutrittsverwaltung.
• Vertretung und Unterstützung der internen Telefon-Hotline.

Skills

Kommunikationsfähigkeit

Deutschkenntnisse C1

Belastbarkeit

Organisation

Selbstständige Arbeitsweise

Kundenberatungserfahrung

Education

Kaufmann für Büromanagement

Kaufmann für Bürokommunikation

Rechtsanwaltsfachangestellter

Job description

Für das Jobcenter suchen wir eine

Fachassistenz (m/w/d) Eingangszone/Kundenbüro/Empfang

Umfang

TZ 50 %

Befristung

unbefristet

Vergütung

EG 5 TVöD-V

Beginn

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihre Aufgaben:

• Zutrittssteuerung, Klärung von Anliegen und Kundensteuerung
• Abwicklung des Neukundenprozesses inkl. Identitätsprüfung, sowie persönliche oder telefonische Beratung zu Antragsverfahren
• Datenerhebung, Datenprüfung, Datenerfassung u. Datenpflege im Rahmen der Antragsstellung nach standardisierten Vorgaben
• Bearbeitung des täglichen Postein- und Postausgangs
• Bestellung von Arbeits- und Informationsmaterialien
• Führen der Arbeitszeit-, Urlaubskonten und Zutrittsverwaltung entsprechend der individuell übertragenen Berechtigung
• Vertretung und Unterstützung der internen Telefon-Hotline

Anforderungen:

• Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) bzw. Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine andere kaufmännische Berufsausbildung oder Ausbildung zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d)
• Fachkenntnisse in der Verwaltung, im Umgang mit Gesetzestexten, in der Büroorganisation und in der Telefonie sind wünschenswert
• einschlägige Berufserfahrung in der Kundenberatung ist von Vorteil
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C1)
• Kommunikations- und Kontaktfähigkeit in Verbindung mit sicherem Auftreten, Konfliktfähigkeit und Kritikfähigkeit
• Belastbarkeit
• zuverlässige, selbstständige, organisierte und zielorientierte Arbeitsweise

Wir bieten:

• eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgabenstellung in der öffentlichen Verwaltung
• Eingruppierung in Entgeltgruppe 5 TVöD-V bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen (von 3.124,08 € bis 3.783,33 €, je nach einschlägiger Berufserfahrung)
• flexible Arbeitszeitregelung durch Gleitzeit im Rahmen der Öffnungszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• attraktive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits (z. B. EGYM-Wellpass, Zuschuss zu Jobticket, Dienstradleasing)
• kostenfreie Parkplätze
• teilbare Stelle
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen