Fachassistenz (m/w/d) Eingangszone/Kundenbüro/Empfang

Landratsamt Neu-Ulm; Neu-Ulm; On-site; EUR 35,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeit

Corporate Benefits

Parkplätze kostenlos

Fort- und Weiterbildung

Jobticket-Zuschuss

Dienstradleasing

Job summary

Landratsamt Neu-Ulm sucht für das Jobcenter eine Fachassistenz (m/w/d) im Eingangszone/Kundenbüro/Empfang in Teilzeit (50 %). Beginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet. Zu den Aufgaben gehören Zutrittssteuerung, Neukundenprozess inkl.

Identitätsprüfung, Beratung zu Antragsverfahren, Datenverwaltung, Postbearbeitung, Materialbestellung, Zutrittsverwaltung und Unterstützung der Telefon-Hotline. Es erwartet Sie eine Eingruppierung in EG 5 TVöD-V, flexible Arbeitszeit durch Gleitzeit,

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Gute Büroorganisation und Telefonkompetenz.
• Kenntnisse im Verwaltungsrecht bzw. Gesetzestexte wünschenswert.

Responsibilities

• Zutrittssteuerung und Klärung von Anliegen der Kunden.
• Bearbeitung des Neukundenprozesses inkl. Identitätsprüfung.
• Beratung zu Antragsverfahren, persönlich oder telefonisch.
• Datenerhebung, -prüfung, -erfassung und -pflege im Antragsverfahren.
• Bearbeitung des täglichen Postein- und Postausgangs.
• Bestellung von Arbeits- und Informationsmaterialien.
• Führen von Arbeitszeit-, Urlaubsplänen sowie Zutrittsverwaltung.
• Vertretung und Unterstützung der internen Telefon-Hotline.

Skills

Deutschkenntnisse C1

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmann Büromanagement

Kaufmann Bürokommunikation

Rechtsanwaltsfachangestellte

Job description

Für das Jobcenter suchen wir eine

Fachassistenz (m/w/d) Eingangszone/Kundenbüro/Empfang

Umfang: TZ 50 %

Befristung: unbefristet

Vergütung: EG 5 TVöD-V

Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Ihre Aufgaben:

• Zutrittssteuerung, Klärung von Anliegen und Kundensteuerung
• Abwicklung des Neukundenprozesses inkl. Identitätsprüfung, sowie persönliche oder telefonische Beratung zu Antragsverfahren
• Datenerhebung, Datenprüfung, Datenerfassung u. Datenpflege im Rahmen der Antragsstellung nach standardisierten Vorgaben
• Bearbeitung des täglichen Postein- und Postausgangs
• Bestellung von Arbeits- und Informationsmaterialien
• Führen der Arbeitszeit-, Urlaubskonten und Zutrittsverwaltung entsprechend der individuell übertragenen Berechtigung
• Vertretung und Unterstützung der internen Telefon-Hotline

Anforderungen:

• Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) bzw. Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine andere kaufmännische Berufsausbildung oder Ausbildung zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d)
• Fachkenntnisse in der Verwaltung, im Umgang mit Gesetzestexten, in der Büroorganisation und in der Telefonie sind wünschenswert
• einschlägige Berufserfahrung in der Kundenberatung ist von Vorteil
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Niveau C1)
• Kommunikations- und Kontaktfähigkeit in Verbindung mit sicherem Auftreten, Konfliktfähigkeit und Kritikfähigkeit
• Belastbarkeit
• zuverlässige, selbstständige, organisierte und zielorientierte Arbeitsweise

Wir bieten:

• eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgabenstellung in der öffentlichen Verwaltung
• Eingruppierung in Entgeltgruppe 5 TVöD-V bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen (von 3.124,08 EUR bis 3.783,33 EUR, je nach einschlägiger Berufserfahrung)
• flexible Arbeitszeitregelung durch Gleitzeit im Rahmen der Öffnungszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• attraktive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits (z. B. EGYM-Wellpass, Zuschuss zu Jobticket, Dienstradleasing)
• kostenfreie Parkplätze
• teilbare Stelle
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie eine systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen

Bei fachlichen Fragen können Sie sich gerne an Frau Kadlec-Herteux (Tel.: [phone]) vom Jobcenter wenden. Personalrechtliche Fragen beantwortet Ihnen Herr Bucher (Tel.: [phone]) vom Fachbereich Personal.