Executive & Personal Assistant to CEO (m/w/d)

PRIMUS Immobilien AG; Berlin; Vor Ort; EUR 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Arbeitgeberzuschuss zum Urban Sports?

Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket

Zusammenfassung

PRIMUS Immobilien AG in Berlin sucht eine erfahrene Executive & Personal Assistant to CEO zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie arbeiten eng mit dem CEO, dem Management und externen Partnern zusammen, koordinieren Projekte und bereiten Entscheidungen professionell vor.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisations- und Reiseplanung, Präsentationen, Berichte sowie die Pflege sensibler Unterlagen. Eine diskrete, strukturierte Arbeitsweise und Erfahrung in einem dynamischen Immobilienumfeld sind

Qualifikationen

• Über 8 Jahre direkte Unterstützung der Geschäftsführung auf Executive-Level.
• Umfassende Expertise im Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie bei Meetings.
• Erfahrung in bereichsübergreifender Koordination von Projekten und Sonderthemen.
• Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte, Protokolle und Entscheidungsvorlagen.
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und Priorisierung in dynamischem Umfeld.

Aufgaben

• Executive Assistant (Immobilien/Projektentwicklung) – Management Support und Organisation.
• Proaktive Unterstützung des CEOs im operativen Tagesgeschäft.
• Koordination von Notaren, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Finanzierungspartnern.
• Termin- und Reisemanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings.
• Verwaltung von Unterlagen, Verträgen und Governance-Dokumenten.
• Privater Bereich des CEOs: Organisation privater Unterlagen und Steuerunterlagen.
• Privat- und Geschäftsreisen inkl. VIP-Logistik und Begleitunterlagen.

Kenntnisse

Executive support

Termin- & Kalendermanagement

Projektkoordination

Präsentationen & Berichte

Diskretion & Organisation

Jobbeschreibung

Abteilung

CEO

Funktion

Executive & Personal Assistant to CEO

Aufgaben

Der / Die Executive & Personal Assistant to CEO hat folgende Aufgaben:

• Executive Assistant (Immobilien / Projektentwicklung)
  • Management Support und Organisation
  • Proaktive Unterstützung des CEOs im operativen Tagesgeschäft
  • Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Themen, Projekten und Fristen
  • Erstellung von Präsentationen und ggf. Reports
  • Zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Management, Projektteams und externen Partnern
• Projektbegleitung
  • Organisation und Begleitung von Due-Diligence-Prozessen
  • Koordination von Notaren, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Finanzierungspartnern
  • Strukturierung und Verwaltung von projektbezogenen Unterlagen, Verträgen und Genehmigungen
• Kommunikation
  • Eigenständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Aufsichtsratssitzungen und internen Abstimmungen
  • Komplexes Termin- und Reisemanagement
• Corporate Governance sowie interne Prozesse der Privatgesellschaften des CEOs
  • Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen (z. B. Handelsregister, Gesellschafterbeschlüsse)
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Beurkundungen, Vollmachten und Board-Unterlagen
  • Mitwirkung bei internen Prozessen wie Budgetübersichten, Rechnungsfreigaben und Reporting
• Personal Assistant (Privater Bereich des CEOs)
  • Private Administration und Organisation
  • Strukturierung und Pflege privater Unterlagen und Dokumentationssysteme
  • Vorbereitung und Koordination von Steuerunterlagen in Abstimmung mit dem Steuerberater
  • Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und privaten Verpflichtungen
• Immobilien- und Vermögensverwaltung
  • Betreuung und Verwaltung privater Immobilien
  • Koordination von Hausverwaltungen, Maklern, Handwerkern und sonstigen Dienstleistern
  • Überwachung von Fristen, Zahlungen und Wartungsmaßnahmen
• Reise- und Terminmanagement
  • Planung, Buchung und Organisation privater Reisen inklusive Logistik, Unterkunft und Ablaufplanung
  • Abstimmung von privaten und geschäftlichen Terminen zur optimalen Zeitnutzung
  • Buchung von VIP-Services (am Flughafen, Abholung etc.)
  • Erstellung von Reiseplänen und Begleitunterlagen
• Persönliche Unterstützung des CEOs und seiner Familie (Inland und Ausland)
  • Unterstützung bei persönlichen organisatorischen Themen und Alltagsthemen
  • Diskrete und vertrauensvolle Bearbeitung sensibler Angelegenheiten
  • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen
• Sonstiges
  • In Abstimmung mit der Leitung zusätzliche Unterstützung bei Sonderprojekten
  • Repräsentation des Unternehmens nach außen sowie aktiven Netzwerken zu relevanten Geschäftspartner:innen- und Kontakten
  • Aktives Mitwirken beim internen Teambuilding
  • Einbringung und Förderung von Sonderthemen wie neue IT-Lösungen, neue Technologien, Optimierung von Strukturen und Prozessen etc.

Ihr Profil

• Über 8 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung der Geschäftsführung auf Executive-Level
• Umfassende Expertise im Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie in der Organisation von Meetings und Veranstaltungen
• Nachweisliche Erfahrung in der Koordination bereichsübergreifender Projekte und strategischer Sonderthemen
• Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte, Protokolle und Entscheidungsvorlagen für das Management
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und Priorisierungsfähigkeit in einem dynamischen Unternehmensumfeld

Wir bieten

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem innovativen Unternehmen
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und flexiblen Arbeitsumfeld mit spannender Projekt-Pipeline
• Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
• Unser Team lebt von Vielfalt und Innovation
• Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket
• Arbeitgeberzuschuss zum Urban Sports Club
• Betriebliche Altersvorsorge