Executive Assistant to CEO

Kathrin Wood Office Solutions GmbH; München; Hybrid; EUR 81.000 - 99.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Kathrin Wood Office Solutions GmbH sucht eine koordinationsstarke Executive Assistant für das CEO Office im Großraum München. Die Position bietet eine unbefristete Festanstellung in einem international tätigen Industriekonzern, 40-Stunden-Woche und Open-Space im modernen Standort.

Sie arbeiten eng mit der obersten Führungsebene zusammen, planen internationale Meetings, bereiten Unterlagen vor und koordinieren Termine unter Berücksichtigung globaler Prozesse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbares Studium.
• Mehrjährige Assistenz-Erfahrung auf Top-Management-Ebene, idealerweise international.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und Verlässlichkeit.

Aufgaben

• Unterstützung des CEO Office in operativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.
• Planung, Vorbereitung und Organisation internationaler Meetings und Reisen.
• Zentrale Schnittstelle zu internen/externen Stakeholdern und globalen Einheiten.
• Erstellung von Präsentationen, Vorlagen und Entscheidungsvorlagen.
• Nutzung moderner Tools (Microsoft 365, Concur) zur Steigerung der Effizienz.

Kenntnisse

Executive-Assistenz

Top-Management-Unterstützung

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikation

Ausbildung

kaufmännische Berufsausbildung

betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Concur

SAP/SuccessFactors

MS Office

Outlook

PowerPoint

Excel

Jobbeschreibung

Koordinationsstarke Executive Assistant mit internationaler Schnittstellenverantwortung im Top-Management eines global agierenden Industriekonzerns im Mobilitätsumfeld

Großraum München / Vollzeit / vor Ort (Remote-Anteil möglich)

Für einen international tätigen Industriekonzern im Mobilitätsumfeld mit mehreren tausend Mitarbeitenden weltweit und einem größeren Standort im Großraum München besetzen wir eine Executive-Assistenzfunktion im CEO Office. In dieser Rolle arbeitest du im direkten Umfeld der obersten Führungsebene und unterstützt ausgewählte Mitglieder des Top-Managements in ihrem anspruchsvollen Tagesgeschäft. Du bist Teil eines erfahrenen Assistenzteams, das eng zusammenarbeitet und als zentrale Schnittstelle zu internen Bereichen, internationalen Einheiten und externen Partnern fungiert. Die Position bietet dir die Möglichkeit, Abläufe im CEO Office aktiv mitzugestalten, Verantwortung zu übernehmen und dich in einem dynamischen, international geprägten Umfeld weiterzuentwickeln – bei gleichzeitigem Rückhalt durch ein starkes, kollegiales Team.

Rund 800 Mitarbeitende vor Ort am Standort

Gehaltsrahmen ca. 90.000€ p. a. abhängig von Berufserfahrung und Qualifikation

Großraum München

• Verantwortungsvolle Executive-Assistenzfunktion im CEO Office mit direkter Nähe zur obersten Führungsebene
• Unbefristete Festanstellung in einem international tätigen Automobilzulieferer mit globaler Präsenz
• 40-Stunden-Vertrauensarbeitszeit mit 13,74 Gehältern inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einem variablen Anteil
• Moderner Standort im Großraum München mit Open-Space-Strukturen und engem Austausch mit weiteren Assistenzen (u. a. für unterschiedliche Vorstandsbereiche)
• Eingespielter Assistenzverbund mit klar geregelter Urlaubs- und Krankheitsvertretung sowie gegenseitiger Unterstützung „wenn es brennt“
• Gestaltungsspielraum, um Prozesse und Abläufe im CEO Office weiterzuentwickeln und digitale Tools (Microsoft 365, KI-Anwendungen, Concur, SAP SuccessFactors) gezielt einzusetzen
• Eigenverantwortliche, proaktive Unterstützung des CEO in allen operativen, organisatorischen und kommunikativen Assistenzaufgaben im direkten Top-Management-Umfeld
• Enge Zusammenarbeit mit dem CEO Office und dem bestehenden Assistenzteam zur abgestimmten Steuerung von Themen, Terminen und Kommunikationsströmen
• Zentrale Schnittstellenfunktion zu internationalen Executive Offices sowie zu weiteren internen und externen Stakeholdern
• Selbstständige Planung, Vorbereitung und Organisation von (internationalen) Meetings, Workshops und Gremiensitzungen inklusive Agenda-Setting, Einholung und Koordination von Unterlagen sowie konsequenter Nachverfolgung von Maßnahmen
• Organisation und Steuerung komplexer Terminkalender für den CEO und das Top-Management inklusive Priorisierung zeitkritischer Themen und laufender Anpassung an veränderte Prioritäten
• Planung, Buchung und Abwicklung weltweiter Geschäftsreisen sowie Erstellung und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen in Concur
• Erstellung, Überarbeitung und Qualitätsprüfung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Reports für die Unternehmensleitung
• Strukturierte Bündelung, Aufbereitung und Weiterleitung von Informationen aus verschiedenen Bereichen, sodass der CEO und die oberste Führungsebene schnell fundierte Entscheidungen treffen können
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen der Unternehmensleitung, internen Gremien und ggf. Aufsichtsratssitzungen in Abstimmung mit dem CEO Office
• Nutzung moderner Büro- und Collaboration-Tools sowie von KI-Anwendungen zur Effizienzsteigerung im Assistenzalltag
• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den weiteren Assistenzen der obersten Führungsebene inkl. wechselseitiger Vertretung
• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz (idealerweise 8 Jahre +) auf gehobenem Management- oder Top-Management-Level, idealerweise in einem größeren, international tätigen Unternehmen
• Unternehmerisches Verständnis und Freude daran, ein CEO Office organisatorisch, kommunikativ und strukturell wirkungsvoll zu unterstützen
• Sehr strukturierte, präzise und vorausschauende Arbeitsweise mit der Fähigkeit, auch bei hoher Taktung und wechselnden Prioritäten den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Resilienz und innere Ruhe: Du lässt dich auch in dynamischen Situationen nicht leicht aus der Fassung bringen
• Hohes Organisationstalent, Eigenverantwortung und verlässliche Umsetzungsstärke in deinem Verantwortungsbereich
• Hohe Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen sowie professionelles, sicheres Auftreten gegenüber internen und externen AnsprechpartnerInnen
• Sehr sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation und MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word); Erfahrung mit Concur sowie SAP/SuccessFactors ist von Vorteil
• Stark ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Teamfähigkeit in einem internationalen Umfeld; du kommunizierst klar, strukturiert und auf den Punkt
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil
• Bereitschaft, in Ausnahmefällen auch außerhalb klassischer Bürozeiten erreichbar zu sein, insbesondere bei internationalen Dienstreisen und aufgrund von Zeitverschiebungen

Dich erwartet ein kollegiales, erfahrenes Umfeld im CEO Office mit mehreren AssistenzkollegInnen, die sich fachlich eng abstimmen und sich gegenseitig unterstützen. Die Einarbeitung ist so angelegt, dass du zunächst die Besonderheiten der Zusammenarbeit mit der obersten Führungsebene, die internen Abläufe sowie die relevanten Tools und Systeme kennenlernst und anschließend schrittweise mehr Verantwortung übernimmst. Die Arbeit ist geprägt von hoher Dynamik, direktem Kontakt zu EntscheidungsträgerInnen und regelmäßig wechselnden Prioritäten, wichtig ist, dass du Struktur hereinbringst, klare Kommunikation lebst und dabei Ruhe bewahrst. Du arbeitest in einem international geprägten Konzernumfeld mit langfristiger Perspektive.