Executive Assistant (m/w/d)

Remotely; Berlin; Vor Ort; EUR 48.000 - 68.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeiten

Weiterbildungen

Mental-Wellbeing-Programm

Internationale Großprojekte

Zusammenfassung

Remotely in Berlin sucht eine erfahrene Executive Assistant (m/w/d) zur Entlastung der Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudetechnik. Die Rolle bietet hybrides Arbeiten, internationale Kundentermine und anspruchsvolle Prioritäten.

Sie koordinieren Kalender, Reisen und Meetings, bereiten Inhalte für Präsentationen vor und arbeiten eng mit dem Office Management Team sowie internationalen Standorten zusammen.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position.
• Professionelles Auftreten, Serviceorientierung und Diskretion.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint, MS Teams, SharePoint und idealerweise Deltek.
• Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Prioritäten setzen.
• Stressresistenz und souveräner Umgang mit parallel laufenden Themen.

Aufgaben

• Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines.
• Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie Reisekostenabrechnung
• Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen
• Unterstützung bei parallelen Initiativen
• Bearbeitung, Priorisierung und Strukturierung von E-Mails und Anfragen

Kenntnisse

Executive Assistant Erfahrung

Deutsch fließend

Englisch fließend

Organisationstalent

Prioritäten setzen

Stressresistenz

Selbstständigkeit

Tools

PowerPoint

MS Teams

SharePoint

Deltek

Jobbeschreibung

Aufgaben

Als Executive Assistant (m/w/d) entlastest du unsere Führungskräfte im Bereich Technische Gebäudeausrüstung in einem anspruchsvollen, international ausgerichteten Arbeitsumfeld. Die Rolle ist geprägt von hoher Dynamik, vielen Kundenterminen und komplexen Prioritäten - genau hier bringst du Struktur, Überblick und Verlässlichkeit hinein.

Du bist zentrale Anlaufstelle für Kommunikation, Termin- und Reiseplanung sowie die inhaltliche Vorbereitung geschäftsrelevanter Themen. Mit deinem Organisationstalent, deiner vorausschauenden Arbeitsweise und deinem klaren Blick fürs Wesentliche stellst du sicher, dass die täglichen Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.

Executive & Administrative Support

• Eigenständiges Management von Kalendern, Meetings, Prioritäten und Deadlines
• Organisation nationaler und internationaler Reisen sowie kurzfristiges Umdisponieren (inklusive Reisekostenabrechnung)
• Enge Zusammenarbeit mit dem Office Management Team bei Reise- und Terminabstimmungen

Vorausschauendes Handeln und frühzeitiges Erkennen von Engpässen

• Unterstützung in parallel laufenden Initiativen

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Selbstständiges Bearbeiten, Priorisieren und Strukturieren von E-Mails und Anfragen
• Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Kund*innen und externe Partner
• Sicherstellen eines verlässlichen Informationsflusses über mehrere Standorte hinweg

Inhaltliche & organisatorische Unterstützung

• Erstellung, Überarbeitung und inhaltliche Vorbereitung von Präsentationen und Briefings
• Recherche, Aufbereitung und Zusammenstellung relevanter Informationen für Meetings
• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben (z. B. Datenpflege in Deltek, SharePoint Strukturen, Vertragsmanagement)

Effizienz & Struktur

• Einführung und Optimierung effizienter Arbeitsabläufe
• Aktives Mitdenken und eigenständiges Setzen von Prioritäten
• Entlastung der Führungskräfte, indem du Entscheidungen vorbereitest und Prozesse

Dein Profil

Must-haves

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Partner Assistant oder in vergleichbarer Position
• Professionelles Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und absolute Diskretion
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint, MS Teams, SharePoint und idealerweise Deltek
• Hohe Eigenständigkeit, strukturierte Arbeitsweise und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Stressresistenz und ein souveräner Umgang mit gleichzeitig laufenden Themen

Soft Skills, die entscheidend sind

• Proaktivität
• Multitasking & Stressresistenz
• Struktur & Selbstständigkeit
• Kommunikationsstärke

Nice to have

• Erfahrung im technischen Umfeld (Ingenieurwesen, Architektur, Bauwesen)
• Routine in der Zusammenarbeit mit internationalen

Wir bieten

Das erwartet Dich bei uns

• eine einzigartige, interdisziplinäre Umgebung mit internationalen Großprojekten
• Zusammenarbeit mit unseren Niederlassungen rund um die Welt
• ein modernes Büro im Herzen Berlins mit professionellen, technisch hochwertig ausgestatteten Arbeitsplätzen
• hybrides Arbeiten vom Büro und aus dem Home-Office sowie Flexibilität unserer Positionen für Teilzeit und Vollzeit
• 30 Urlaubstage
• ein Jahresgehalt von 48.000€ bis 68.000€ - je nach Berufserfahrung und Qualifikation
• für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Das 's obendrauf als Benefits:

• regelmäßige Teamevents, Sportangebote, Sommerfest, Weihnachtsfest sowie musikalische und kulturelle Events (Konzerte, Filmabende, Karaoke etc.)
• ein Mental-Wellbeing-Programm sowie ein individuelles Benefit-Programm mit den Schwerpunkten Sport, Mobilität und Altersvorsorge
• Angebot von Weiterbildungen und ein strukturierter Karrierepfad
• jährliche Entwicklungsgespräche, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege mit der Möglichkeit, neue Ideen einzubringen
• Mitgestaltung von Beginn der

Kontakt

• an (YEF- Young Employee Forum)
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